En bref : toute société britannique doit avoir un siège social (registered office) qui soit une « adresse appropriée » : un lieu où les documents parviennent à une personne agissant pour la société et où leur réception peut être signée. Ce ne peut pas être une boîte postale, et l'adresse doit se trouver dans la même nation britannique que la société.
Votre siège social est le domicile officiel de la société au registre public. Companies House a durci les règles en mars 2024 : il vaut donc la peine de vérifier que votre adresse y répond toujours.
À quoi sert le siège social
Le siège social est l'adresse à laquelle sont envoyés les documents officiels de la société : courriers de Companies House et du HMRC, et actes juridiques comme les assignations. Il figure au registre public et doit apparaître sur votre site internet, vos courriers commerciaux et vos factures.
La règle de l'« adresse appropriée »
Depuis le 4 mars 2024, tout siège social doit être une adresse appropriée (appropriate address). Concrètement :
- les documents qui y sont envoyés doivent parvenir à l'attention d'une personne agissant pour le compte de la société
- leur remise doit pouvoir être constatée par un accusé de réception (quelqu'un peut signer)
L'adresse d'un tiers, comme le cabinet d'un expert-comptable ou celle d'un agent de création de sociétés, convient dès lors qu'elle remplit ces conditions. C'est l'équivalent britannique de la domiciliation d'entreprise.
Ce qui n'est pas autorisé
- Les boîtes postales. Une PO box ne peut pas être un siège social.
- Une adresse sans personne pour recevoir le courrier. Un local vide ou une adresse de simple réexpédition peuvent ne pas convenir.
- Une adresse dans la mauvaise nation britannique. Une société immatriculée en Écosse doit avoir son siège social en Écosse. Les sociétés d'Angleterre et du pays de Galles ont besoin d'une adresse en Angleterre ou au pays de Galles, celles d'Irlande du Nord d'une adresse en Irlande du Nord.
On ne peut pas transférer l'immatriculation d'une société d'une nation à une autre en changeant d'adresse : une société écossaise reste une société écossaise. Et une adresse en France, en Belgique ou en Suisse ne peut jamais servir de siège social à une société britannique.
L'adresse e-mail enregistrée
Depuis la même date, toute société doit aussi communiquer à Companies House une adresse e-mail enregistrée (registered email address). Companies House l'utilise pour contacter la société ; elle n'apparaît pas au registre public. Les nouvelles sociétés la fournissent à la constitution, et elle peut être modifiée en ligne à tout moment.
Que se passe-t-il si votre adresse ne respecte pas les règles ?
Si Companies House estime qu'un siège social n'est pas approprié, il peut le remplacer par une adresse par défaut de Companies House. La société dispose alors de 28 jours pour fournir une adresse appropriée et justifier de son lien avec elle. À défaut, Companies House peut engager la procédure de radiation de la société.
Le courrier envoyé à l'adresse par défaut n'est pas réexpédié normalement : vous risquez de manquer des courriers importants.
Autres points juridiques
- Vous devez conserver vos registres sociaux (ou indiquer où ils sont conservés) au siège social ou dans un lieu unique de consultation.
- Certaines personnes peuvent y consulter certains registres.
- Si vous utilisez l'adresse d'une autre personne sans autorisation, Companies House peut agir sur plainte du propriétaire.
Comment changer de siège social
- Assurez-vous que la nouvelle adresse respecte les règles ci-dessus.
- Connectez-vous aux services en ligne de Companies House avec le code d'authentification de votre société.
- Déposez le changement d'adresse du siège social (formulaire AD01 en version papier).
- Le changement prend effet lorsque Companies House l'enregistre. Pendant une courte période, des documents peuvent encore être signifiés à l'ancienne adresse.
- Mettez à jour votre site, vos factures, votre banque et le HMRC.
Companies House ne facture pas ce changement.
Faut-il utiliser votre domicile ?
Vous pouvez utiliser votre domicile s'il se trouve dans la bonne nation britannique. Mais il figurera au registre public et restera dans l'historique des dépôts de la société après votre déménagement. Beaucoup de dirigeants préfèrent une adresse professionnelle pour préserver leur vie privée et séparer le courrier professionnel.
Comment Form My Company peut vous aider
Notre service d'adresse de siège social vous fournit une adresse à Londres ou à Édimbourg conforme aux règles de Companies House, pour 250 £ par an TVA comprise. Nous recevons et numérisons votre courrier officiel. Vous voulez aussi retirer vos informations personnelles du registre ? Ajoutez une adresse de correspondance pour directeur, ou choisissez le Privacy Package lors de la création de votre société.
Questions fréquentes
Puis-je utiliser un bureau virtuel comme siège social ?
Oui, si le prestataire reçoit le courrier, peut signer pour les documents, et que l'adresse se trouve dans la même nation britannique que votre société.
Puis-je transférer le siège social de ma société écossaise en Angleterre ?
Non. Une société immatriculée en Écosse doit garder son siège social en Écosse. Changer de nation implique de créer une nouvelle société.
L'adresse e-mail enregistrée est-elle publique ?
Non. Companies House l'utilise pour vous contacter, mais elle n'apparaît pas au registre public.
Le changement de siège social est-il payant ?
Non. Le changement d'adresse du siège social auprès de Companies House est gratuit.
Que se passe-t-il si mon siège social est refusé ?
Companies House peut le transférer vers une adresse par défaut. Vous avez alors 28 jours pour fournir une adresse conforme, faute de quoi la société peut être radiée.
Puis-je indiquer mon adresse en France comme siège social ?
Non. Le siège social d'une société britannique doit être au Royaume-Uni, dans la nation où elle est immatriculée. Votre adresse française peut en revanche être votre adresse personnelle de directeur.