Kurz gesagt: Jede britische Gesellschaft braucht einen eingetragenen Geschäftssitz (Registered Office), der eine „Appropriate Address“ ist – ein Ort, an dem Schriftstücke eine für die Gesellschaft handelnde Person erreichen und gegen Unterschrift entgegengenommen werden können. Es darf kein Postfach sein und muss im selben Landesteil des Vereinigten Königreichs liegen wie die Gesellschaft.
Der eingetragene Geschäftssitz ist die offizielle Adresse Ihrer Gesellschaft im öffentlichen Register. Companies House hat die Regeln im März 2024 verschärft, daher lohnt es sich zu prüfen, ob Ihre Adresse sie noch erfüllt.
Wozu der Geschäftssitz dient
An den eingetragenen Geschäftssitz werden offizielle Schriftstücke für die Gesellschaft geschickt. Dazu gehören Briefe von Companies House und HMRC sowie rechtliche Dokumente wie Klagen. Er steht im öffentlichen Register und muss auf Ihrer Website, Ihren Geschäftsbriefen und Rechnungen erscheinen.
Die Regel der „Appropriate Address“
Seit dem 4. März 2024 muss jeder Geschäftssitz eine geeignete Adresse (Appropriate Address) sein. Vereinfacht heißt das:
- dorthin gesendete Schriftstücke sollen einer Person zur Kenntnis gelangen, die für die Gesellschaft handelt
- die Zustellung dort kann durch eine Empfangsbestätigung nachgewiesen werden (jemand kann unterschreiben)
Die Adresse eines Dritten, etwa eines Steuerberaters oder eines Gründungsdienstleisters, ist zulässig, solange sie diese Bedingungen erfüllt.
Was nicht erlaubt ist
- Postfächer. Ein Postfach (PO Box) kann kein Geschäftssitz sein.
- Adressen ohne Postempfang. Eine leere Einheit oder eine reine Weiterleitungsadresse erfüllt die Anforderungen eventuell nicht.
- Adressen im falschen Landesteil. Eine in Schottland eingetragene Gesellschaft braucht ihren Geschäftssitz in Schottland. Gesellschaften aus England und Wales brauchen eine Adresse in England oder Wales, nordirische Gesellschaften eine in Nordirland.
- Adressen im Ausland. Eine Wohn- oder Büroadresse in Deutschland, Österreich oder der Schweiz kann nicht als Geschäftssitz einer UK Limited eingetragen werden.
Sie können die Registrierung einer Gesellschaft nicht durch eine Adressänderung in einen anderen Landesteil verlegen. Eine schottische Gesellschaft bleibt eine schottische Gesellschaft.
Registrierte E-Mail-Adresse
Seit demselben Datum muss jede Gesellschaft Companies House außerdem eine registrierte E-Mail-Adresse nennen. Companies House nutzt sie, um die Gesellschaft zu kontaktieren. Sie erscheint nicht im öffentlichen Register. Neue Gesellschaften geben sie bei der Gründung an. Sie können sie jederzeit online ändern.
Was passiert, wenn Ihre Adresse die Regeln nicht erfüllt?
Stellt Companies House fest, dass ein Geschäftssitz nicht geeignet ist, kann es ihn durch eine Standardadresse von Companies House ersetzen. Die Gesellschaft hat dann 28 Tage Zeit, eine geeignete Adresse und einen Nachweis ihrer Verbindung zu dieser Adresse vorzulegen. Geschieht das nicht, kann Companies House das Verfahren zur Löschung der Gesellschaft aus dem Register einleiten.
Post an die Standardadresse wird nicht wie üblich weitergeleitet, sodass Ihnen wichtige Schreiben entgehen könnten.
Weitere rechtliche Punkte
- Ihre Gesellschaftsregister müssen am Geschäftssitz oder an einem einzigen alternativen Einsichtsort (SAIL) aufbewahrt werden, bzw. der Aufbewahrungsort muss gemeldet sein.
- Bestimmte Personen dürfen dort einige Register einsehen.
- Wenn Sie die Adresse einer anderen Person ohne Erlaubnis nutzen, kann Companies House auf Beschwerde des Eigentümers tätig werden.
So ändern Sie den Geschäftssitz
- Stellen Sie sicher, dass die neue Adresse die obigen Regeln erfüllt.
- Melden Sie sich mit Ihrem Company Authentication Code online bei Companies House an.
- Reichen Sie die Änderung des Geschäftssitzes ein (auf Papier Formular AD01).
- Die Änderung wird wirksam, wenn Companies House sie einträgt. Für kurze Zeit können Schriftstücke noch an der alten Adresse zugestellt werden.
- Aktualisieren Sie Website, Rechnungen, Bank und HMRC.
Für diese Änderung erhebt Companies House keine Gebühr.
Sollten Sie Ihre Privatadresse nutzen?
Sie können Ihre Wohnung nutzen, wenn sie im richtigen Landesteil liegt. Sie steht dann aber im öffentlichen Register und bleibt auch nach einem Umzug in der Einreichungshistorie der Gesellschaft sichtbar. Viele Inhaber bevorzugen eine professionelle Adresse, um ihre Privatsphäre zu schützen und Geschäftspost zu trennen.
So hilft Ihnen Form My Company
Unser Service eingetragener Geschäftssitz gibt Ihnen eine Adresse in London oder Edinburgh, die die Regeln von Companies House erfüllt, für 250 £ pro Jahr inklusive Mehrwertsteuer. Wir nehmen Ihre offizielle Post entgegen und scannen sie – ideal, wenn Sie in Deutschland, Österreich oder der Schweiz leben. Sollen auch Ihre persönlichen Angaben aus dem Register verschwinden? Ergänzen Sie eine Zustellanschrift für Directors oder wählen Sie bei der Gründung das Privacy-Paket.
Häufige Fragen
Kann ich ein virtuelles Büro als Geschäftssitz nutzen?
Ja, wenn der Anbieter Post annimmt, Schriftstücke gegen Unterschrift entgegennehmen kann und die Adresse im selben Landesteil wie Ihre Gesellschaft liegt.
Kann ich den Geschäftssitz meiner schottischen Gesellschaft nach England verlegen?
Nein. Eine in Schottland eingetragene Gesellschaft muss ihren Geschäftssitz in Schottland behalten. Für einen anderen Landesteil braucht es eine neue Gesellschaft.
Ist die registrierte E-Mail-Adresse öffentlich?
Nein. Companies House nutzt sie für die Kontaktaufnahme, sie erscheint aber nicht im öffentlichen Register.
Kostet die Änderung des Geschäftssitzes eine Gebühr?
Nein. Die Änderung des eingetragenen Geschäftssitzes bei Companies House ist kostenlos.
Was passiert, wenn mein Geschäftssitz abgelehnt wird?
Companies House kann ihn auf eine Standardadresse umstellen. Sie haben dann 28 Tage Zeit, eine korrekte Adresse anzugeben, sonst kann die Gesellschaft gelöscht werden.
Kann ich meine deutsche Adresse als Geschäftssitz angeben?
Nein. Der Geschäftssitz muss im Vereinigten Königreich liegen, und zwar im selben Landesteil wie die Gesellschaft. Ihre deutsche Adresse kann aber als Wohnanschrift eines Directors erfasst werden.