Ces informations sont traduites pour votre confort. Les documents ayant valeur juridique sont rédigés en anglais.
Cette traduction est fournie pour votre commodité. En cas de divergence entre la version française et la version anglaise, la version anglaise prévaut.
Qui sommes-nous
La présente politique de confidentialité explique comment Form My Company collecte, utilise et protège les données personnelles lorsque vous utilisez notre site, votre espace client et nos services.
Le responsable du traitement est IBA Limited, exerçant sous le nom commercial Form My Company (société immatriculée en Écosse sous le numéro SC660379), 9a Tinto Place, Edinburgh EH6 5GD, Écosse. E-mail : info@formmycompany.co.uk. Téléphone : +44 131 322 1309.
Nous respectons le Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (UK GDPR) et le Data Protection Act 2018.
Les données que nous collectons
Nous ne collectons que ce qui est nécessaire pour fournir nos services et respecter nos obligations légales. Il peut s’agir :
- Des coordonnées : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse postale
- Des informations sur la société : nom envisagé, activité, structure du capital et siège social
- Des informations sur les dirigeants, associés, membres et personnes exerçant un contrôle significatif : nom complet, date de naissance, nationalité, pays de résidence, profession, adresses personnelle et de correspondance
- Des informations d’identité et de lutte contre le blanchiment (AML) : copies de passeports, cartes d’identité, justificatifs de domicile, codes personnels Companies House et résultats des vérifications d’identité
- Des informations de commande et de paiement : ce que vous avez acheté, les factures et l’état du paiement. Les données de carte et bancaires sont traitées par notre prestataire de paiement, Mollie ; nous ne voyons ni ne conservons vos données de carte complètes
- Des messages : e-mails, notes d’appels et messages envoyés depuis votre espace client
- Des données techniques : adresse IP, type de navigateur, pages consultées et, si vous l’acceptez, données de mesure d’audience
Si vous nous communiquez des informations sur d’autres personnes, comme des codirigeants ou des associés, vous devez vous assurer qu’elles savent que vous les partagez et qu’elles ont pris connaissance de la présente politique.
Comment nous utilisons vos données et sur quelle base légale
- Pour fournir nos services : création de sociétés, dépôts auprès de Companies House et du HMRC, fourniture d’adresses et traitement du courrier. Base légale : exécution d’un contrat.
- Pour vérifier l’identité et prévenir la criminalité financière : contrôles AML, filtrage au regard des sanctions et conservation des dossiers en application des Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds (Information on the Payer) Regulations 2017. Base légale : obligation légale.
- Pour déposer les informations que la loi impose de rendre publiques : certaines informations sur les dirigeants, associés et PSC figurent au registre public de Companies House. Base légale : obligation légale et exécution d’un contrat.
- Pour gérer votre espace client : liens de connexion, état des commandes, documents et messages. Base légale : exécution d’un contrat.
- Pour encaisser les paiements et tenir notre comptabilité. Base légale : exécution d’un contrat et obligation légale.
- Pour envoyer des rappels de service : par exemple les échéances du confirmation statement ou les renouvellements d’adresse. Base légale : intérêt légitime à aider nos clients à rester en règle.
- Pour améliorer notre site : mesure d’audience uniquement avec votre consentement. Base légale : consentement.
- Pour envoyer des e-mails commerciaux : uniquement si vous l’avez accepté. Vous pouvez vous désabonner à tout moment. Base légale : consentement.
Avec qui nous partageons vos données
Nous ne partageons des données personnelles qu’en cas de nécessité :
- Companies House et le HMRC : pour déposer les demandes, déclarations et immatriculations
- Les prestataires de vérification d’identité et de contrôle AML : pour contrôler les pièces d’identité et vérifier les listes de sanctions
- Mollie B.V. : notre prestataire de paiement, qui traite les paiements en tant que responsable de traitement indépendant, selon sa propre politique de confidentialité
- Nos sous-traitants : hébergement, envoi d’e-mails, stockage en ligne et support informatique, dans le cadre de contrats qui les obligent à protéger vos données
- Nos partenaires professionnels : comme des comptables, notaires ou transporteurs, uniquement lorsque vous commandez un service qui les fait intervenir
- Les autorités de contrôle et les forces de l’ordre : lorsque la loi nous y oblige, notamment pour les déclarations prévues par la réglementation anti-blanchiment
Nous ne vendons pas vos données personnelles.
Transferts internationaux
Certains de nos prestataires peuvent traiter des données hors du Royaume-Uni. Dans ce cas, nous veillons à ce que le transfert soit protégé, par exemple par une décision d’adéquation du Royaume-Uni ou par l’UK International Data Transfer Agreement ou son Addendum.
Durée de conservation
- Dossiers AML et d’identité : 5 ans à compter de la fin de notre relation d’affaires, ou de la date d’une opération ponctuelle, comme l’exigent les Money Laundering Regulations 2017. Nous pouvons les conserver plus longtemps si la loi ou une autorité l’exige.
- Pièces comptables et factures : 6 ans à compter de la fin de l’exercice concerné.
- Dossiers de création et de dépôts : tant que nous agissons pour votre société, puis 6 ans.
- Messages de l’espace client : tant que votre espace est ouvert, puis 6 ans.
- Préférences marketing : jusqu’à votre désabonnement ou au retrait de votre consentement.
- Mesure d’audience : jusqu’à 14 mois.
À l’issue de ces durées, nous supprimons ou anonymisons les données de façon sécurisée.
Comment nous protégeons vos données
Les pièces d’identité et les dossiers des sociétés sont stockés dans des systèmes chiffrés à accès restreint. Votre espace client utilise des liens de connexion sécurisés et à durée limitée, envoyés à votre adresse e-mail. N’envoyez pas de pièces d’identité par simple e-mail ; téléchargez-les plutôt depuis votre espace client.
Cookies
Nous utilisons des cookies essentiels au fonctionnement du site et de l’espace client, par exemple pour maintenir votre connexion, mémoriser votre panier et protéger les formulaires contre les abus. Ils ne nécessitent pas votre consentement. L'un d'eux mémorise la langue que vous avez choisie (ou celle affichée lors de votre première visite), pour que le site s'ouvre dans cette langue la prochaine fois.
Nous n’utilisons des cookies de mesure d’audience que si vous les acceptez via notre bandeau cookies. Ils nous aident à comprendre l’utilisation du site. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment grâce au lien des paramètres cookies en bas de chaque page.
Vos droits
La législation britannique sur la protection des données vous donne le droit :
- De demander une copie de vos données personnelles
- De nous demander de corriger des données inexactes
- De nous demander de supprimer vos données, lorsque nous n’avons pas de raison légale de les conserver
- De nous demander de limiter certains usages ou de vous y opposer
- De recevoir vos données dans un format portable
- De retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci
Certains droits sont limités. Par exemple, nous ne pouvons pas supprimer les dossiers AML avant la fin de la durée légale de conservation, ni retirer des informations du registre public de Companies House : seul Companies House peut le faire, dans des cas limités.
Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à info@formmycompany.co.uk. Nous vous répondrons dans un délai d’un mois.
Réclamations
Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données, contactez-nous d’abord. Vous avez aussi le droit de saisir l’Information Commissioner’s Office (ICO), l’autorité britannique de protection des données, sur ico.org.uk ou au +44 303 123 1113.
Modifications de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. La date indiquée en haut de la page correspond à la dernière modification.