Enregistrement ICO et redevance de protection des données

Ces informations sont traduites pour votre confort. Les documents ayant valeur juridique sont rédigés en anglais.

Ce qui est inclus

• La redevance de protection des données de niveau 1 de 52 £
• Revue avec vous des questions d'exemption de l'ICO
• Confirmation de votre niveau de redevance
• Préparation et dépôt de l'enregistrement
• Numéro et certificat d'enregistrement envoyés
• Coordonnées du contact protection des données correctement renseignées
• Rappel avant votre renouvellement annuel
• Explication claire de ce que l'enregistrement couvre et ne couvre pas

Qui doit payer la redevance de protection des données ?

En vertu des Data Protection (Charges and Information) Regulations, les organisations et les entrepreneurs individuels qui décident de l'usage des données personnelles, appelés « responsables du traitement » (controllers), doivent payer chaque année une redevance à l'ICO, sauf exemption. Les données personnelles comprennent les noms et e-mails des clients, les dossiers du personnel ou les images de vidéosurveillance de personnes.

Beaucoup de petites entreprises doivent payer, par exemple si elles conservent des coordonnées de clients sur un ordinateur ou un téléphone, utilisent la vidéosurveillance ou traitent des données personnelles au-delà de la gestion administrative la plus basique. Une nouvelle limited company qui détiendra les coordonnées de clients ou de fournisseurs a intérêt à vérifier sans attendre.

Les questions d'exemption

Certaines organisations n'ont pas à payer. L'ICO propose une auto-évaluation sous forme de quelques questions sur l'usage que vous faites des données personnelles. Une exemption peut s'appliquer, par exemple, lorsque les données personnelles servent uniquement à :

• la gestion de votre propre personnel
• la publicité, le marketing et les relations publiques de votre propre entreprise
• votre propre comptabilité et vos propres registres

Certaines organisations à but non lucratif sont aussi exemptées. Les réponses dépendent de vos activités : nous passons donc les questions en revue avec vous avant tout paiement. Si vous êtes exempté, nous vous le disons et vous n'avez pas besoin de ce service.

Les niveaux de redevance

• Niveau 1 (micro) : chiffre d'affaires jusqu'à 632 000 £ ou 10 salariés au plus : 52 £ par an
• Niveau 2 (petites et moyennes) : chiffre d'affaires jusqu'à 36 millions de livres ou jusqu'à 250 salariés : 78 £ par an
• Niveau 3 (grandes) : toutes les autres : 3 763 £ par an

Les organismes caritatifs et les petits régimes de retraite professionnels paient le niveau 1. L'ICO applique le niveau 3 par défaut si vous ne lui indiquez pas le contraire : il est donc important de donner les bons chiffres.

Nos 149 £ incluent la redevance de niveau 1 de 52 £. Si vous relevez du niveau 2, nous facturons la différence de 26 £ avant le dépôt. Si vous relevez du niveau 3, nous confirmons le coût avec vous avant de payer quoi que ce soit.

Comment ça marche

1. Commandez en ligne et présentez-nous votre activité.
2. Nous passons en revue les questions d'exemption et confirmons votre niveau.
3. Nous préparons l'enregistrement avec les informations de votre société et un contact pour la protection des données.
4. Nous le déposons et payons la redevance.
5. Nous vous envoyons le numéro et le certificat d'enregistrement.

Ce que vous devez fournir

• la dénomination, le numéro et le siège social de la société
• le chiffre d'affaires et le nombre de salariés, pour confirmer le niveau
• une personne de contact et une adresse e-mail pour les questions de protection des données
• une courte description des données personnelles que vous traitez

Renouvellement chaque année

La redevance est annuelle. Votre enregistrement doit être renouvelé chaque année pour rester au registre public de l'ICO. Nous vous le rappelons avant l'échéance.

Sanctions en cas de non-paiement

L'ICO peut infliger une amende forfaitaire à un responsable du traitement qui aurait dû payer et ne l'a pas fait : 400 £ pour le niveau 1, 600 £ pour le niveau 2 et 4 000 £ pour le niveau 3. En cas de circonstances aggravantes, l'amende peut être portée jusqu'à 4 350 £ au maximum.

Ce que l'enregistrement ne fait pas

Payer la redevance ne rend pas à lui seul votre entreprise conforme au UK GDPR (la version britannique du RGPD). Il vous faut encore, par exemple, une politique de confidentialité et une sécurité des données adaptée. Nous ne donnons pas de conseil juridique en matière de protection des données ; pour des traitements complexes, adressez-vous à un spécialiste. L'ICO doit par ailleurs être renommé Information Commission ; les montants de la redevance restent inchangés.

L'enregistrement ICO fait souvent partie des premières démarches après la création d'une société, avec une adresse e-mail professionnelle et un site web d'une page. Voyez le pack tout compris pour les autres enregistrements dont nous pouvons nous charger lors de la création de votre société.

Questions fréquentes

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