In breve: ogni società britannica deve avere una sede legale (registered office) che sia un «appropriate address», cioè un indirizzo dove i documenti arrivano a una persona che agisce per la società e possono essere firmati per ricevuta. Non può essere una casella postale e deve trovarsi nella stessa nazione del Regno Unito in cui è registrata la società.
La sede legale è la «casa» ufficiale della società nel registro pubblico. Companies House ha reso le regole più rigide a marzo 2024, quindi conviene verificare che il tuo indirizzo le rispetti ancora.
A cosa serve la sede legale
La sede legale è l'indirizzo a cui vengono inviati i documenti ufficiali della società: lettere di Companies House e di HMRC e atti legali come le citazioni in giudizio. Compare nel registro pubblico e deve essere indicata sul sito web, sulla corrispondenza commerciale e sulle fatture.
La regola dell'«appropriate address»
Dal 4 marzo 2024 ogni sede legale deve essere un indirizzo idoneo (appropriate address). In parole semplici:
- i documenti inviati lì devono arrivare all'attenzione di qualcuno che agisce per conto della società
- la consegna dei documenti deve poter essere registrata con una ricevuta (qualcuno può firmare per riceverli)
Un indirizzo di terzi, come lo studio di un commercialista o l'indirizzo di un'agenzia di costituzione, va bene purché rispetti queste condizioni.
Cosa non è consentito
- Caselle postali. Una casella postale (PO box) non può essere una sede legale.
- Un indirizzo senza nessuno che riceva la posta. Un locale vuoto o un indirizzo di solo inoltro potrebbe non essere idoneo.
- Un indirizzo nella nazione sbagliata. Una società registrata in Scozia deve avere la sede legale in Scozia. Le società di Inghilterra e Galles hanno bisogno di un indirizzo in Inghilterra o in Galles. Quelle dell'Irlanda del Nord di un indirizzo in Irlanda del Nord.
Non puoi spostare la registrazione di una società da una nazione all'altra cambiando l'indirizzo. Una società scozzese resta una società scozzese.
E ovviamente la sede legale deve trovarsi nel Regno Unito: un indirizzo in Italia non può essere la sede legale di una LTD inglese.
Indirizzo email registrato
Dalla stessa data ogni società deve anche fornire a Companies House un indirizzo email registrato. Companies House lo usa per contattare la società. Non compare nel registro pubblico. Le nuove società lo indicano alla costituzione. Puoi modificarlo online in qualsiasi momento.
Cosa succede se l'indirizzo non rispetta le regole?
Se Companies House accerta che una sede legale non è idonea, può sostituirla con un indirizzo predefinito di Companies House. La società ha poi 28 giorni per fornire un indirizzo idoneo e la prova del suo legame con esso. Se non lo fa, Companies House può avviare la procedura di cancellazione della società dal registro.
La posta inviata all'indirizzo predefinito non viene inoltrata normalmente, quindi potresti perdere lettere importanti.
Altri aspetti legali
- Devi tenere i registri della società (o indicare dove si trovano) presso la sede legale o un unico luogo alternativo di consultazione.
- Alcune persone possono consultare lì determinati registri.
- Se usi l'indirizzo di un'altra persona senza permesso, Companies House può intervenire su reclamo del proprietario.
Come cambiare la sede legale
- Assicurati che il nuovo indirizzo rispetti le regole sopra.
- Accedi ai servizi online di Companies House con il codice di autenticazione della società.
- Deposita la modifica della sede legale (modulo AD01 in versione cartacea).
- La modifica ha effetto quando Companies House la registra. Per un breve periodo i documenti possono ancora essere notificati al vecchio indirizzo.
- Aggiorna sito web, fatture, banca e HMRC.
Companies House non applica alcuna tassa per questa modifica.
Conviene usare l'indirizzo di casa?
Puoi usare casa tua se si trova nella nazione giusta del Regno Unito. Ma comparirà nel registro pubblico e resterà nello storico dei depositi della società anche dopo un trasloco. Molti titolari preferiscono un indirizzo professionale per motivi di privacy e per tenere separata la posta aziendale.
Come può aiutarti Form My Company
Il nostro servizio di sede legale ti offre un indirizzo a Londra o a Edimburgo conforme alle regole di Companies House, a £250 l'anno IVA inclusa. Riceviamo e scansioniamo la tua posta ufficiale, così puoi leggerla anche dall'Italia. Vuoi togliere dal registro anche i tuoi dati personali? Aggiungi un service address per il director, oppure scegli il Privacy Package quando costituisci la società.
Domande frequenti
Posso usare un ufficio virtuale come sede legale?
Sì, se il fornitore riceve la posta e può firmare per i documenti, e se l'indirizzo è nella stessa nazione del Regno Unito della tua società.
Posso spostare in Inghilterra la sede legale della mia società scozzese?
No. Una società registrata in Scozia deve mantenere la sede legale in Scozia. Per cambiare nazione serve una nuova società.
L'indirizzo email registrato è pubblico?
No. Companies House lo usa per contattarti, ma non compare nel registro pubblico.
Si paga una tassa per cambiare la sede legale?
No. Cambiare la sede legale presso Companies House è gratuito.
Cosa succede se la mia sede legale viene rifiutata?
Companies House può trasferirla a un indirizzo predefinito. Hai poi 28 giorni per fornire un indirizzo idoneo, altrimenti la società può essere cancellata.