W skrócie: Każda brytyjska spółka musi mieć adres siedziby (registered office), który jest „odpowiednim adresem” (appropriate address) – miejscem, gdzie dokumenty trafiają do osoby działającej w imieniu spółki i gdzie można pokwitować ich odbiór. Nie może to być skrytka pocztowa (PO box), a adres musi leżeć w tej samej części UK, w której zarejestrowano spółkę.
Adres siedziby to oficjalny adres spółki w publicznym rejestrze. W marcu 2024 roku Companies House zaostrzył zasady, więc warto sprawdzić, czy Twój adres nadal je spełnia.
Do czego służy adres siedziby
Na adres siedziby wysyła się oficjalne dokumenty spółki, w tym listy z Companies House i HMRC oraz pisma prawne, np. pozwy. Adres ten jest widoczny w publicznym rejestrze i musi znajdować się na stronie internetowej, w korespondencji firmowej i na fakturach.
Zasada „odpowiedniego adresu”
Od 4 marca 2024 roku każdy adres siedziby musi być odpowiednim adresem (appropriate address). Mówiąc prościej:
- dokumenty wysłane na ten adres powinny trafiać do osoby działającej w imieniu spółki
- doręczenie dokumentów można potwierdzić pokwitowaniem odbioru (ktoś może je odebrać i podpisać)
Adres osoby trzeciej, np. biura księgowego lub agenta rejestrującego spółki, jest w porządku, o ile spełnia te warunki.
Czego nie wolno
- Skrytki pocztowe (PO box). Skrytka pocztowa nie może być adresem siedziby.
- Adres, pod którym nikt nie odbiera poczty. Pusty lokal albo adres służący wyłącznie do przekierowania poczty może nie spełniać wymogów.
- Adres w niewłaściwej części UK. Spółka zarejestrowana w Szkocji musi mieć adres siedziby w Szkocji. Spółki z Anglii i Walii potrzebują adresu w Anglii lub Walii. Spółki z Irlandii Północnej – w Irlandii Północnej.
Nie można przenieść rejestracji spółki z jednej części UK do drugiej przez zmianę adresu. Spółka szkocka pozostaje spółką szkocką.
Adres w Polsce lub w innym kraju poza UK nie może być adresem siedziby brytyjskiej spółki. Jeśli mieszkasz za granicą, potrzebujesz adresu w Wielkiej Brytanii – najczęściej profesjonalnego adresu od dostawcy usług.
Zarejestrowany adres e-mail
Od tej samej daty każda spółka musi też podać Companies House zarejestrowany adres e-mail (registered email address). Companies House używa go do kontaktu ze spółką. Nie jest on widoczny w publicznym rejestrze. Nowe spółki podają go przy rejestracji. Możesz go zmienić online w dowolnym momencie.
Co jeśli adres nie spełnia zasad?
Jeśli Companies House uzna, że adres siedziby nie jest odpowiedni, może go zastąpić domyślnym adresem Companies House. Spółka ma wtedy 28 dni na podanie odpowiedniego adresu i dowodu związku z nim. Jeśli tego nie zrobi, Companies House może rozpocząć procedurę wykreślenia spółki z rejestru.
Poczta wysyłana na adres domyślny nie jest przekazywana w zwykły sposób, więc możesz przegapić ważne pisma.
Inne kwestie prawne
- Rejestry spółki musisz przechowywać (lub wskazać miejsce ich przechowywania) w adresie siedziby albo w jednym alternatywnym miejscu udostępniania (SAIL).
- Niektóre osoby mogą tam przeglądać określone rejestry.
- Jeśli używasz cudzego adresu bez zgody, Companies House może podjąć działania na skargę właściciela.
Jak zmienić adres siedziby
- Upewnij się, że nowy adres spełnia powyższe zasady.
- Zaloguj się do Companies House online, używając kodu uwierzytelniającego spółki (company authentication code).
- Złóż zmianę adresu siedziby (w wersji papierowej formularz AD01).
- Zmiana zaczyna obowiązywać, gdy Companies House ją zarejestruje. Przez krótki czas dokumenty nadal można doręczać na stary adres.
- Zaktualizuj dane na stronie internetowej, fakturach, w banku i w HMRC.
Companies House nie pobiera opłaty za tę zmianę.
Czy używać adresu domowego?
Możesz użyć adresu domowego, jeśli leży we właściwej części UK. Będzie on jednak widoczny w publicznym rejestrze i pozostanie w historii dokumentów spółki także po przeprowadzce. Wielu właścicieli wybiera profesjonalny adres ze względu na prywatność i oddzielenie poczty firmowej.
Jak Form My Company może pomóc
Nasza usługa adresu siedziby daje Ci adres w Londynie lub Edynburgu zgodny z zasadami Companies House za 250 £ rocznie z VAT. Odbieramy i skanujemy Twoją oficjalną korespondencję. Chcesz też usunąć z rejestru swoje dane osobowe? Dodaj adres do doręczeń dla dyrektora albo wybierz Privacy Package przy zakładaniu spółki.
Najczęstsze pytania
Czy mogę używać wirtualnego biura jako adresu siedziby?
Tak, jeśli dostawca odbiera pocztę i może kwitować odbiór dokumentów, a adres leży w tej samej części UK co Twoja spółka.
Czy mogę przenieść adres siedziby szkockiej spółki do Anglii?
Nie. Spółka zarejestrowana w Szkocji musi mieć adres siedziby w Szkocji. Zmiana części UK wymaga założenia nowej spółki.
Czy zarejestrowany adres e-mail jest publiczny?
Nie. Companies House używa go do kontaktu z Tobą, ale nie jest on widoczny w publicznym rejestrze.
Czy zmiana adresu siedziby jest płatna?
Nie. Zmiana adresu siedziby w Companies House jest bezpłatna.
Co się stanie, jeśli mój adres siedziby zostanie odrzucony?
Companies House może przenieść go na adres domyślny. Masz wtedy 28 dni na podanie właściwego adresu, w przeciwnym razie spółka może zostać wykreślona.
Czy mogę podać polski adres jako adres siedziby spółki LTD?
Nie. Adres siedziby musi znajdować się w UK, w tej samej części kraju, w której zarejestrowano spółkę. Twój adres domowy w Polsce możesz natomiast podać jako adres zamieszkania dyrektora – nie jest on publikowany.