Certificat d'incumbency pour société britannique

Ces informations sont traduites pour votre confort. Les documents ayant valeur juridique sont rédigés en anglais.

Ce qui est inclus

• Examen de votre dossier Companies House et de vos registres légauxLes registres légaux que toute société doit tenir : membres (actionnaires), dirigeants, personnes exerçant un contrôle significatif, etc. Nous les mettons en place pour vous.
• Certificat indiquant la dénomination, le numéro, la date d'immatriculation et le siège socialL'adresse officielle de votre société au registre public, où Companies House et le HMRC envoient leurs courriers. La nôtre protège votre adresse personnelle ; nous scannons et vous envoyons par e-mail votre courrier officiel.
• Dirigeants en poste et secrétaire de société, avec leurs dates de nomination
• Actionnaires et nombre d'actions détenues
• Personnes exerçant un contrôle significatif, sur demande
• Signature par nos soins en qualité de secrétaire de société ou de prestataire
• Copie PDF par e-mail et original signé par la poste
• Option : certification notariale et apostille
• Assistance par e-mail et par téléphone

Qu'est-ce qu'un certificat d'incumbency ?

Le certificat d'incumbency est une attestation officielle des personnes qui occupent les fonctions clés d'une société à une date donnée. Il indique en général :

• la dénomination, le numéro, la date d'immatriculation et le siège social de la société ;
• les dirigeants (directors) en poste et le secrétaire de société ;
• les actionnaires, avec le nombre et la catégorie de leurs actions ;
• parfois, les personnes exerçant un contrôle significatif (PSC).

Ce document est courant dans de nombreux pays, notamment dans les juridictions offshore et de droit civil : les banques et avocats étrangers le demandent donc souvent aux sociétés britanniques.

Qui le délivre au Royaume-Uni ?

Companies House ne délivre pas de certificat d'incumbency. Au Royaume-Uni, il est établi à partir des registres de la société et signé par le secrétaire de société, un dirigeant ou un prestataire de services aux sociétés comme Form My Company.

Si l'organisme destinataire a seulement besoin d'une confirmation officielle que la société existe et qu'elle est à jour, un Certificate of Good Standing de Companies House peut suffire. Beaucoup de banques demandent les deux.

Comment ça marche

1. Indiquez-nous les informations de votre société et le pays où le certificat sera utilisé.
2. Nous vérifions votre dossier Companies House et vos registres légaux.
3. Si quelque chose ne correspond pas, par exemple une cession d'actions jamais enregistrée, nous vous le signalons avant de signer.
4. Nous préparons et signons le certificat, puis vous envoyons un PDF à vérifier.
5. Nous vous envoyons l'original signé, ou le transmettons pour certification notariale et apostille.

Ce que vous devez nous fournir

• Le nom et le numéro de la société
• Votre registre des associés (register of members) à jour, ou la confirmation que le dossier Companies House est exact
• Le pays et l'organisme destinataires du certificat, et toute formulation qu'ils exigent

Si nous ne sommes pas déjà votre secrétaire de société, nous effectuons aussi des contrôles d'identité sur les dirigeants.

Utilisation à l'étranger

Comme le certificat est signé par la société ou son prestataire, la plupart des organismes étrangers exigent qu'il soit notarié puis apostillé. Le notaire contrôle le certificat au regard des registres de la société, puis le FCDO confirme la signature du notaire. Nous pouvons organiser les deux.

Erreurs fréquentes

• Des registres qui ne correspondent pas à Companies House. Corrigez-les d'abord, sinon le certificat sera inexact.
• Commander un certificat d'incumbency alors que la banque demandait un certificate of good standing. Vérifiez la demande.
• Oublier qu'il reflète la situation à une seule date. Si les dirigeants ou les actionnaires changent, il vous en faudra un nouveau.

Questions fréquentes

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