Tenir les registres de votre limited company : le guide

Les registres sociaux formaient autrefois une longue liste de livres que toute limited company devait tenir. L'Economic Crime and Corporate Transparency Act a simplifié les choses. Certains registres ont été supprimés, d'autres demeurent, et les informations doivent toujours être exactes chez Companies House.

Ce qui a changé le 18 novembre 2025

Depuis le 18 novembre 2025, les sociétés ne sont plus tenues de conserver leurs propres :

• registre des directeurs
• registre des adresses personnelles des directeurs
• registre des secretaries
• registre des personnes exerçant un contrôle significatif (PSC)

Vous devez toujours déclarer ces personnes à Companies House et tenir les informations à jour. Le registre public de Companies House est désormais la référence officielle.

Un second changement est intervenu. Les private companies pouvaient auparavant « opter » pour la conservation de certains registres chez Companies House au lieu de les tenir elles-mêmes. Cette option a pris fin le 18 novembre 2025 pour les informations sur les officers et le 26 janvier 2026 pour celles sur les membres. Si votre société utilisait cette option pour ses membres, elle doit désormais établir un registre des membres complet et le tenir elle-même.

Le registre des membres

Toute company limited by shares doit tenir un registre des membres. Il doit indiquer pour chaque actionnaire :

• son nom et son adresse
• la date à laquelle il est devenu membre (et celle à laquelle il a cessé de l'être, le cas échéant)
• le nombre et la catégorie d'actions qu'il détient
• le montant payé, ou réputé payé, sur ces actions

Les companies limited by guarantee tiennent aussi un registre des membres, avec les informations de chaque membre et ses dates d'entrée et de sortie.

Le registre doit être conservé au siège social ou dans un SAIL (single alternative inspection location), et être disponible pour consultation. Toute personne peut demander à le consulter ou à en obtenir une copie.

Les autres documents à conserver

Les registres ne sont qu'une partie du tableau. Une limited company doit aussi conserver :

• les décisions des actionnaires et le résultat des votes
• les procès-verbaux des assemblées générales et des réunions des directeurs
• les obligations (debentures) et leurs bénéficiaires
• les garanties d'indemnisation accordées aux directeurs
• les opérations de rachat d'actions
• les prêts ou hypothèques garantis par des actifs de la société

Si vous conservez ces documents ailleurs qu'au siège social, vous devez indiquer à Companies House où ils se trouvent. Les documents relatifs aux décisions et réunions doivent être conservés au moins 10 ans.

Comment tenir à jour votre registre des membres

1. Mettez-le à jour immédiatement lors de chaque émission, cession ou annulation d'actions. N'attendez pas la fin de l'exercice.
2. Rangez ensemble les pièces justificatives – stock transfer forms, procès-verbaux approuvant les cessions et copies des certificats d'actions.
3. Comparez-le avec les dépôts auprès de Companies House. Votre confirmation statement contient des informations sur les actionnaires : les deux doivent concorder.
4. Déclarez les émissions d'actions à temps. Une nouvelle allocation nécessite le formulaire SH01 et un statement of capital dans un délai d'un mois.
5. Révisez-le une fois par an, idéalement lors de la préparation de votre confirmation statement.

Un simple tableur ou un registre relié suffit pour une petite société, à condition qu'il soit complet et puisse être présenté sur demande.

Tenir Companies House à jour

Les registres des directeurs et des PSC étant désormais chez Companies House, les dépôts dans les délais sont plus importants que jamais. Déclarez les changements comme un nouveau directeur, une démission, un changement de nom ou d'adresse, ou une nouvelle PSC. Les nouveaux directeurs et PSC doivent aussi vérifier leur identité auprès de Companies House. Les directeurs et PSC existants vérifient la leur lors du dépôt de leur prochain confirmation statement pendant la période de transition, qui court jusque vers le 18 novembre 2026.

Erreurs fréquentes

• Jeter les anciens registres. Conservez les registres et documents historiques, même si vous n'avez plus à les mettre à jour.
• Oublier d'enregistrer les cessions d'actions entre membres d'une famille ou entre cofondateurs.
• Conserver le registre à une adresse personnelle sans signaler à Companies House qu'il s'agit du lieu de consultation.
• Supposer que votre expert-comptable tient le registre. Les directeurs en sont responsables, même si quelqu'un d'autre s'en charge.

Si vous dirigez votre société depuis la France, gardez à l'esprit que le registre doit pouvoir être consulté au Royaume-Uni, au siège social ou au SAIL déclaré : le conserver uniquement à votre domicile français ne suffit pas.

Comment Form My Company peut vous aider

Chaque société que nous créons est livrée avec des registres numériques et des certificats d'actions correctement établis dès le premier jour. Notre service d'adresse de siège social vous offre une adresse professionnelle où conserver vos documents, et notre service d'émission ou de cession d'actions met à jour le registre des membres et dépose les formulaires pour vous. En tant qu'ACSP agréé par Companies House, nous pouvons aussi vérifier à distance l'identité des nouveaux directeurs et PSC. Vous doutez que vos documents soient complets ? Notre contrôle de conformité et due diligence les passe en revue.

Questions fréquentes