In breve: dal 18 novembre 2025 le società private non devono più tenere propri registri dei director, degli indirizzi di residenza dei director, dei secretary o delle persone con controllo significativo (PSC): queste informazioni ora si trovano solo presso Companies House. Devi però continuare a tenere il libro dei soci (register of members) e altri documenti societari, presso la sede legale o in un unico luogo alternativo di consultazione (SAIL).
I registri societari (simili ai libri sociali di una società italiana) erano un lungo elenco di libri che ogni limited company doveva tenere. L'Economic Crime and Corporate Transparency Act ha semplificato le cose. Alcuni registri sono stati aboliti, altri restano, e le informazioni devono comunque essere esatte presso Companies House.
Cosa è cambiato il 18 novembre 2025
Dal 18 novembre 2025 le società non sono più obbligate a tenere propri:
- registro dei director
- registro degli indirizzi di residenza dei director
- registro dei secretary
- registro delle persone con controllo significativo (PSC)
Devi comunque comunicare queste persone a Companies House e mantenere le informazioni aggiornate. Il registro pubblico di Companies House è ora il documento ufficiale.
C'è stata anche una seconda modifica. Le società private potevano «scegliere» di tenere alcuni registri presso Companies House invece di tenerli in proprio. Per i dati degli officer questa opzione non è più disponibile dal 18 novembre 2025, e per i dati dei soci dal 26 gennaio 2026. Se la tua società usava questa opzione per i soci, ora deve creare un libro dei soci completo e tenerlo in proprio.
Il libro dei soci (register of members)
Ogni company limited by shares deve tenere un libro dei soci. Per ogni socio deve indicare:
- nome e indirizzo
- la data in cui è diventato socio (e quella in cui ha cessato di esserlo, se è il caso)
- numero e categoria delle azioni detenute
- l'importo versato, o considerato versato, su quelle azioni
Anche le company limited by guarantee tengono un libro dei membri, con i dati di ciascuno e le date di ingresso e uscita.
Il registro va tenuto presso la sede legale (registered office) o presso un SAIL e deve essere disponibile per la consultazione. Chiunque può chiedere di consultarlo o di riceverne una copia.
Altri documenti da conservare
I registri sono solo una parte. Una limited company deve conservare anche:
- le delibere dei soci e l'esito delle votazioni
- i verbali delle assemblee e delle riunioni dei director
- le obbligazioni (debentures) e a chi sono dovute
- le manleve concesse ai director
- le operazioni di riacquisto di azioni
- i prestiti o le ipoteche garantiti da beni della società
Se li conservi in un luogo diverso dalla sede legale, devi comunicare a Companies House dove si trovano. Le delibere e i verbali vanno conservati per almeno 10 anni.
Come tenere aggiornato il libro dei soci
- Aggiornalo subito quando le azioni vengono emesse, cedute o annullate. Non aspettare la fine dell'anno.
- Tieni insieme la documentazione di supporto – stock transfer form, verbali del consiglio che approvano le cessioni e copie dei certificati azionari.
- Confrontalo con i depositi presso Companies House. Il confirmation statement contiene i dati dei soci, quindi i due devono coincidere.
- Deposita in tempo le emissioni di azioni. Una nuova assegnazione richiede il modulo SH01 e un prospetto del capitale entro un mese.
- Rivedilo una volta l'anno, idealmente quando prepari il tuo confirmation statement.
Per una piccola società vanno bene un semplice foglio di calcolo o un libro rilegato, purché sia completo e si possa esibire su richiesta. Non è prevista la vidimazione dei libri come avviene in Italia.
Tenere aggiornata Companies House
Poiché i registri dei director e delle PSC sono passati a Companies House, depositare in tempo è più importante che mai. Comunica modifiche come un nuovo director, una dimissione, un cambio di nome o di indirizzo o una nuova PSC. I nuovi director e le nuove PSC devono anche verificare la propria identità presso Companies House. Director e PSC già in carica si verificano quando depositano il confirmation statement successivo durante il periodo transitorio, che dura fino al 18 novembre 2026 circa.
Errori comuni
- Buttare i vecchi registri. Conserva registri e documenti storici anche se non devi più aggiornarli.
- Dimenticare di registrare le cessioni di azioni tra familiari o soci fondatori.
- Tenere il registro presso un indirizzo di casa senza comunicare a Companies House che è il luogo di consultazione.
- Dare per scontato che sia il commercialista a tenere il registro. La responsabilità è dei director, anche se il lavoro lo fa qualcun altro.
Come può aiutarti Form My Company
Ogni società che costituiamo riceve registri digitali e certificati azionari impostati correttamente fin dal primo giorno. Il nostro servizio di sede legale ti offre un indirizzo professionale dove conservare i documenti, e il servizio di emissione e cessione di azioni aggiorna il libro dei soci e deposita i moduli per te. Come ACSP di Companies House possiamo anche verificare a distanza nuovi director e PSC. Non sei sicuro che i tuoi documenti siano completi? Il nostro controllo di compliance e due diligence li esamina.
Domande frequenti
Mi serve ancora un registro dei director?
No. Dal 18 novembre 2025 le società non devono tenere propri registri di director, secretary o PSC. Devi invece mantenere aggiornate queste informazioni presso Companies House.
Mi serve ancora un libro dei soci?
Sì. Ogni società deve tenere un libro dei soci presso la sede legale o presso un unico luogo alternativo di consultazione (SAIL).
Chi può consultare il libro dei soci?
Soci e altre persone possono chiedere di consultarlo o di riceverne una copia. Le regole su costi e rifiuti sono nel Companies Act: chiedi un parere se ricevi una richiesta insolita.
Per quanto tempo devo conservare vecchi registri e verbali?
Conserva con cura i registri storici. Delibere e verbali vanno conservati per almeno 10 anni.