Die Register Ihrer Limited richtig führen: ein Leitfaden

Früher musste jede Limited eine lange Liste von Registern führen. Der Economic Crime and Corporate Transparency Act hat das vereinfacht. Einige Register wurden abgeschafft, andere bleiben, und die Angaben bei Companies House müssen weiterhin stimmen.

Was sich am 18. November 2025 geändert hat

Seit dem 18. November 2025 müssen Gesellschaften folgende Register nicht mehr selbst führen:

• Register der Directors
• Register der Wohnanschriften der Directors
• Register der Secretaries
• Register der Personen mit maßgeblichem Einfluss (PSCs)

Sie müssen Companies House aber weiterhin über diese Personen informieren und die Angaben aktuell halten. Das öffentliche Register bei Companies House ist jetzt die offizielle Quelle.

Es gab noch eine zweite Änderung. Private Gesellschaften konnten früher wählen („elect“), bestimmte Register bei Companies House statt selbst zu führen. Für Angaben zu Organen ist das seit dem 18. November 2025 nicht mehr möglich, für Angaben zu Gesellschaftern seit dem 26. Januar 2026. Hat Ihre Gesellschaft diese Option für ihre Gesellschafter genutzt, muss sie jetzt ein vollständiges Gesellschafterregister anlegen und selbst führen.

Das Gesellschafterregister

Jede Company Limited by Shares muss ein Gesellschafterregister (Register of Members) führen. Für jeden Gesellschafter sollte es enthalten:

• Name und Anschrift
• das Datum, an dem er Gesellschafter wurde (und gegebenenfalls ausschied)
• Anzahl und Klasse seiner Anteile
• den auf diese Anteile gezahlten oder als gezahlt geltenden Betrag

Auch Companies Limited by Guarantee führen ein Mitgliederregister mit den Angaben jedes Mitglieds sowie Ein- und Austrittsdatum.

Das Register muss am eingetragenen Geschäftssitz oder an einem SAIL (Single Alternative Inspection Location) aufbewahrt werden und zur Einsicht bereitstehen. Interessierte können Einsicht verlangen oder eine Kopie anfordern.

Weitere Unterlagen, die Sie führen müssen

Register sind nur ein Teil. Eine Limited muss außerdem Unterlagen führen über:

• Gesellschafterbeschlüsse und Abstimmungsergebnisse
• Protokolle von Gesellschafterversammlungen und Board-Sitzungen
• Schuldverschreibungen (Debentures) und an wen sie zahlbar sind
• Freistellungen (Indemnities) zugunsten von Directors
• Rückkäufe eigener Anteile
• Kredite oder Hypotheken, die mit Vermögen der Gesellschaft besichert sind

Bewahren Sie diese an einem anderen Ort als dem eingetragenen Geschäftssitz auf, müssen Sie Companies House mitteilen, wo sie sich befinden. Beschlüsse und Protokolle müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

So halten Sie das Gesellschafterregister aktuell

1. Aktualisieren Sie es sofort, wenn Anteile ausgegeben, übertragen oder eingezogen werden. Warten Sie nicht bis zum Jahresende.
2. Bewahren Sie die Nachweise zusammen auf – Stock Transfer Forms, Board-Protokolle zur Genehmigung von Übertragungen und Kopien der Anteilszertifikate.
3. Gleichen Sie es mit den Meldungen bei Companies House ab. Ihr Confirmation Statement enthält Angaben zu den Gesellschaftern, beides sollte übereinstimmen.
4. Melden Sie neue Anteile fristgerecht. Eine neue Zuteilung erfordert innerhalb eines Monats das Formular SH01 und ein Statement of Capital.
5. Überprüfen Sie es einmal im Jahr, am besten wenn Sie Ihr Confirmation Statement vorbereiten.

Für eine kleine Gesellschaft genügen eine einfache Tabelle oder ein gebundenes Registerbuch, solange es vollständig ist und auf Anfrage vorgelegt werden kann.

Companies House aktuell halten

Da die Register der Directors und PSCs zu Companies House gewandert sind, sind pünktliche Meldungen wichtiger denn je. Melden Sie Änderungen wie einen neuen Director, einen Rücktritt, eine Namens- oder Adressänderung oder eine neue PSC. Neue Directors und PSCs müssen außerdem ihre Identität bei Companies House bestätigen. Bestehende Directors und PSCs verifizieren sich mit dem nächsten Confirmation Statement während der Übergangszeit, die etwa bis zum 18. November 2026 läuft.

Hinweis für Gesellschafter in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Die Pflicht, das Gesellschafterregister zu führen, ergibt sich aus britischem Recht und gilt unabhängig davon, wo Gesellschafter oder Directors wohnen. Wird die Limited von Ihrem Wohnsitzland aus geführt, können dort zusätzliche Melde- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, etwa für Buchhaltungsunterlagen oder in Transparenzregistern. Fragen Sie dazu einen Steuerberater oder Anwalt vor Ort.

Häufige Fehler

• Alte Register wegwerfen. Bewahren Sie historische Register und Unterlagen auf, auch wenn Sie sie nicht mehr aktualisieren müssen.
• Anteilsübertragungen zwischen Familienmitgliedern oder Mitgründern nicht eintragen.
• Das Register an einer Privatadresse aufbewahren, ohne Companies House diesen Einsichtsort mitzuteilen.
• Annehmen, dass der Steuerberater das Register führt. Verantwortlich sind die Directors, auch wenn jemand anderes die Arbeit erledigt.

So hilft Ihnen Form My Company

Jede Gesellschaft, die wir gründen, erhält vom ersten Tag an korrekt angelegte digitale Register und Anteilszertifikate. Unser Service eingetragener Geschäftssitz gibt Ihnen eine professionelle Adresse, an der Unterlagen aufbewahrt werden können, und unser Service Anteilsausgabe oder -übertragung aktualisiert das Gesellschafterregister und reicht die Formulare für Sie ein. Als ACSP von Companies House verifizieren wir neue Directors und PSCs aus der Ferne. Unsicher, ob Ihre Unterlagen vollständig sind? Unser Compliance- und Due-Diligence-Check prüft sie für Sie.

Häufige Fragen