Jak prowadzić rejestry spółki LTD – poradnik

Rejestry spółki były kiedyś długą listą ksiąg, które musiała prowadzić każda spółka limited. Economic Crime and Corporate Transparency Act uprościł te zasady. Część rejestrów zniesiono, inne pozostały, a dane w Companies House nadal muszą być prawidłowe.

Co zmieniło się 18 listopada 2025 roku

Od 18 listopada 2025 roku spółki nie muszą już prowadzić własnego:

• rejestru dyrektorów
• rejestru adresów zamieszkania dyrektorów
• rejestru sekretarzy
• rejestru osób sprawujących znaczącą kontrolę (PSC)

Nadal musisz zgłaszać te osoby do Companies House i dbać o aktualność danych. Oficjalnym źródłem informacji jest teraz publiczny rejestr Companies House.

Była też druga zmiana. Spółki prywatne mogły wcześniej „wybrać” przechowywanie niektórych rejestrów w Companies House zamiast prowadzenia własnych. Od 18 listopada 2025 roku nie można już tak przechowywać danych o officers, a od 26 stycznia 2026 roku – danych o udziałowcach. Jeśli Twoja spółka korzystała z tej opcji dla udziałowców, musi teraz utworzyć pełny rejestr udziałowców i prowadzić go samodzielnie.

Rejestr udziałowców

Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przez udziały musi prowadzić rejestr udziałowców (register of members). Dla każdego udziałowca powinien on zawierać:

• imię i nazwisko (lub nazwę) i adres
• datę, w której stał się udziałowcem (i datę, w której przestał nim być, jeśli dotyczy)
• liczbę i klasę posiadanych udziałów
• kwotę zapłaconą lub uznaną za zapłaconą za te udziały

Spółki limited by guarantee również prowadzą rejestr członków z ich danymi oraz datami przystąpienia i wystąpienia.

Rejestr musi być przechowywany w adresie siedziby (registered office) lub w SAIL i musi być dostępny do wglądu. Każdy może poprosić o jego przejrzenie lub o kopię.

Inne dokumenty, które musisz przechowywać

Rejestry to tylko część obowiązków. Spółka limited musi również przechowywać dokumentację dotyczącą:

• uchwał udziałowców i wyników głosowań
• protokołów zgromadzeń wspólników i posiedzeń zarządu
• obligacji (debentures) i tego, komu przysługują
• zwolnień z odpowiedzialności (indemnities) udzielonych dyrektorom
• transakcji nabycia udziałów własnych
• kredytów i zabezpieczeń ustanowionych na majątku spółki

Jeśli przechowujesz je w innym miejscu niż adres siedziby, musisz poinformować Companies House, gdzie się znajdują. Dokumentację uchwał i posiedzeń trzeba przechowywać co najmniej 10 lat.

Jak dbać o aktualność rejestru udziałowców

1. Aktualizuj go od razu po emisji, przeniesieniu lub umorzeniu udziałów. Nie czekaj do końca roku.
2. Trzymaj dokumenty źródłowe razem – stock transfer forms, protokoły zarządu zatwierdzające przeniesienia i kopie certyfikatów udziałowych.
3. Porównuj go z dokumentami w Companies House. Confirmation statement zawiera informacje o udziałowcach, więc dane powinny się zgadzać.
4. Zgłaszaj emisje udziałów w terminie. Nowy przydział wymaga formularza SH01 i statement of capital w ciągu miesiąca.
5. Przeglądaj go raz w roku, najlepiej przy przygotowaniu confirmation statement.

W małej spółce wystarczy prosty arkusz kalkulacyjny lub oprawiona księga rejestrowa, pod warunkiem, że rejestr jest kompletny i można go okazać na żądanie.

Aktualne dane w Companies House

Ponieważ rejestry dyrektorów i PSC przeniesiono do Companies House, terminowe zgłoszenia są ważniejsze niż kiedykolwiek. Zgłaszaj zmiany, takie jak nowy dyrektor, rezygnacja, zmiana nazwiska lub adresu albo nowa osoba PSC. Nowi dyrektorzy i osoby PSC muszą też zweryfikować tożsamość w Companies House. Dotychczasowi dyrektorzy i osoby PSC przechodzą weryfikację przy najbliższym confirmation statement w okresie przejściowym, który trwa do około 18 listopada 2026 roku.

Jeśli prowadzisz spółkę z Polski, pamiętaj, że rejestr udziałowców musi znajdować się w UK – w adresie siedziby lub zgłoszonym SAIL. Profesjonalny adres siedziby rozwiązuje ten problem.

Częste błędy

• Wyrzucanie starych rejestrów. Przechowuj historyczne rejestry i dokumenty, nawet jeśli nie musisz już ich aktualizować.
• Pomijanie przeniesień udziałów między członkami rodziny lub współzałożycielami.
• Przechowywanie rejestru w domu bez zgłoszenia Companies House, że to miejsce udostępniania.
• Założenie, że rejestr prowadzi księgowy. Odpowiadają za to dyrektorzy, nawet jeśli pracę wykonuje ktoś inny.

Jak Form My Company może pomóc

Każda założona przez nas spółka otrzymuje prawidłowo przygotowane cyfrowe rejestry i certyfikaty udziałowe od pierwszego dnia. Usługa adresu siedziby daje Ci profesjonalny adres, pod którym można przechowywać dokumenty, a w ramach usługi emisji lub przeniesienia udziałów zaktualizujemy rejestr udziałowców i złożymy formularze za Ciebie. Jako Companies House ACSP możemy też zdalnie weryfikować nowych dyrektorów i osoby PSC. Nie masz pewności, czy Twoja dokumentacja jest kompletna? Sprawdzimy ją w ramach usługi Compliance and Due Diligence.

Najczęstsze pytania