En bref : une facture britannique doit comporter un numéro unique, le nom et les coordonnées de votre société, le nom et l'adresse du client, la description de la prestation, la date de livraison, la date de facture, les montants, la TVA éventuelle et le total dû. Convenez des délais de paiement par écrit. Si un client professionnel paie en retard, vous pouvez en général réclamer des intérêts légaux de 8 % au-dessus du taux de base de la Banque d'Angleterre et une indemnité forfaitaire.
Pourquoi la facturation a besoin d'une méthode
Des factures tardives ou imprécises sont l'une des causes les plus fréquentes de problèmes de trésorerie pour les jeunes entreprises. Un processus de facturation simple et régulier vous fait payer plus vite, renforce votre image professionnelle et vous permet de tenir les registres attendus par le HMRC.
Les mentions obligatoires d'une facture au Royaume-Uni
Chaque facture doit indiquer :
- un numéro de facture unique (les numéros doivent se suivre) ;
- la dénomination, l'adresse et les coordonnées de votre société ;
- le nom et l'adresse du client ;
- une description claire de ce que vous facturez ;
- la date de livraison des biens ou d'exécution des services ;
- la date de la facture ;
- le montant de chaque article ;
- le montant de la TVA, si vous êtes immatriculé à la TVA ;
- le total dû.
Pour une limited company, utilisez la dénomination complète, exactement comme sur le certificat de constitution. Si vous choisissez d'indiquer le nom des directeurs sur la facture, vous devez tous les mentionner. Il est recommandé d'ajouter aussi le numéro de société, l'adresse du siège social et la partie du Royaume-Uni où la société est immatriculée.
Si vous êtes immatriculé à la TVA, vos factures doivent aussi respecter les règles du HMRC sur les factures de TVA, notamment l'indication de votre numéro de TVA. En cas de doute, interrogez votre expert-comptable.
Fixez les délais de paiement avant de commencer
Convenez des conditions de paiement par écrit avec le client, idéalement dans votre devis ou votre contrat. Décidez :
- de l'échéance : par exemple 14 ou 30 jours à compter de la date de facture ;
- des moyens de paiement : virement, carte ou lien de paiement ;
- d'un éventuel acompte : courant pour les gros chantiers ou le sur-mesure ;
- des conséquences d'un retard : mentionnez les intérêts légaux.
Faute de date convenue avec un client professionnel, le paiement est en général dû 30 jours après la plus tardive de ces deux dates : la date de facture ou la date de réception des biens ou services.
Un processus de facturation simple
- Faites un devis clair. Indiquez le prix, ce qui est inclus et vos conditions de paiement.
- Confirmez la commande. Obtenez une acceptation écrite, même un court e-mail.
- Facturez rapidement. Envoyez la facture dès la fin du travail ou à la date convenue, pas des semaines plus tard.
- Facilitez le paiement. Indiquez vos coordonnées bancaires et une référence de paiement sur chaque facture.
- Suivez les échéances. Utilisez un logiciel de comptabilité ou un simple tableur.
- Envoyez un rappel courtois quelques jours avant l'échéance et le jour même.
- Relancez fermement si la facture n'est pas réglée.
- Enregistrez le paiement et rapprochez-le de votre relevé bancaire.
Utilisez un logiciel de comptabilité
Un logiciel de comptabilité peut créer des factures numérotées, envoyer des relances automatiques, accepter les paiements par carte et rapprocher les paiements de votre flux bancaire. Il aide aussi pour Making Tax Digital, qui impose aux entreprises immatriculées à la TVA de tenir des registres numériques et de déposer leurs déclarations via un logiciel compatible.
Si un client paie en retard
Pour les ventes entre professionnels, le Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 vous permet de réclamer :
- des intérêts légaux de 8 % au-dessus du taux de base de la Banque d'Angleterre, sauf taux différent prévu au contrat ;
- une indemnité forfaitaire par facture : 40 £ pour une dette de moins de 1 000 £, 70 £ de 1 000 £ à 9 999,99 £, et 100 £ pour 10 000 £ ou plus ;
- dans certains cas, des frais de recouvrement raisonnables.
Ces droits ne s'appliquent pas aux ventes aux particuliers. Avant toute action formelle, envoyez une dernière relance claire indiquant le montant dû et la suite que vous donnerez. Si cela échoue, vous pouvez faire appel à une société de recouvrement ou à la procédure des petits litiges (small claims). En Écosse, il s'agit de la « simple procedure » devant la sheriff court.
Vous facturez des clients en France ?
Si votre société britannique vend à des clients en France, les règles de TVA dépendent du type de prestation et du statut du client (professionnel ou particulier). Les clients professionnels français s'attendront aussi souvent à des mentions familières, comme leur numéro de TVA intracommunautaire. Faites valider vos modèles de facture par un expert-comptable.
Conservez vos documents
Gardez une copie de toutes les factures, reçus et justificatifs de paiement. Les limited companies doivent conserver leurs documents comptables, en général pendant au moins six ans à compter de la fin de l'exercice concerné. De bons registres rendent aussi vos comptes annuels plus rapides et moins chers.
Erreurs fréquentes
- Envoyer les factures en retard, ou oublier de les envoyer.
- Omettre des mentions, comme l'adresse du client ou la date de livraison.
- Facturer la TVA sans être immatriculé.
- Mélanger comptes bancaires professionnel et personnel.
Comment Form My Company peut vous aider
Nous mettons les nouvelles sociétés sur de bons rails dès le premier jour. Notre service de comptabilité, TVA et paie peut prendre en charge la facturation, les rapprochements et les déclarations de TVA (prix sur demande), et notre Pack Fully Inclusive inclut l'immatriculation à la TVA et au PAYE lors de la création de votre société.
Questions fréquentes
Dois-je indiquer mon numéro de société sur une facture ?
C'est vivement recommandé. La facture doit afficher la dénomination complète de la société, et il est d'usage d'ajouter le numéro de société, le siège social et le lieu d'immatriculation.
Quel est le délai de paiement par défaut au Royaume-Uni ?
Sans date convenue avec un client professionnel, le paiement est en général dû 30 jours après la date de facture ou la livraison, la plus tardive des deux.
Puis-je facturer des intérêts de retard ?
Oui, aux clients professionnels. Vous pouvez en général réclamer des intérêts légaux de 8 % au-dessus du taux de base de la Banque d'Angleterre, plus une indemnité de 40 £, 70 £ ou 100 £ par facture.
Puis-je facturer la TVA sans être immatriculé ?
Non. Vous ne pouvez facturer la TVA que si votre entreprise est immatriculée à la TVA auprès du HMRC.