In breve: una fattura nel Regno Unito deve riportare un numero univoco, la denominazione e i contatti della tua società, nome e indirizzo del cliente, la descrizione di quanto fornito, la data della fornitura, la data della fattura, gli importi, l'eventuale IVA e il totale dovuto. Concorda per iscritto i termini di pagamento. Se un cliente aziendale paga in ritardo, di solito puoi chiedere interessi legali pari all'8% sopra il tasso base della Bank of England, più un indennizzo forfettario.
Perché la fatturazione richiede un processo
Fatture tardive o poco chiare sono una delle cause più comuni di problemi di liquidità per le nuove imprese. Un processo di fatturazione semplice e costante ti fa incassare prima, ti dà un'immagine professionale e ti permette di conservare la documentazione che HMRC si aspetta.
Cosa deve contenere una fattura nel Regno Unito
Ogni fattura dovrebbe riportare:
- un numero di fattura univoco (i numeri devono seguire una sequenza)
- denominazione, indirizzo e contatti della tua società
- nome e indirizzo del cliente
- una descrizione chiara di ciò che stai addebitando
- la data di fornitura di beni o servizi
- la data della fattura
- l'importo addebitato per ogni voce
- l'importo dell'IVA (VAT), se sei registrato ai fini IVA
- il totale dovuto
Per una limited company, usa la denominazione completa esattamente come compare nel certificato di costituzione. Se scegli di indicare in fattura i nomi dei director, devi indicarli tutti. È buona prassi riportare anche il company number, l'indirizzo della sede legale e la parte del Regno Unito in cui la società è registrata.
Se sei registrato ai fini IVA, le fatture devono rispettare anche le regole di HMRC sulle fatture IVA, compresa l'indicazione del numero di partita IVA (VAT number). Chiedi al commercialista se hai dubbi.
A differenza dell'Italia, nel Regno Unito non esiste un obbligo generale di fattura elettronica tramite un sistema come lo SdI: puoi inviare fatture in PDF. Se fatturi a clienti italiani, però, chiedi a un consulente se ci sono adempimenti da rispettare dal lato italiano.
Fissa i termini di pagamento prima di iniziare il lavoro
Concorda per iscritto con il cliente i termini di pagamento, idealmente nel preventivo o nel contratto. Decidi:
- Quando va pagato – ad esempio entro 14 o 30 giorni dalla data della fattura
- Come può pagare – bonifico, carta o link di pagamento
- Se serve un acconto – comune per lavori grandi o su misura
- Cosa succede se paga in ritardo – cita gli interessi legali
Se non concordi una data di pagamento con un cliente aziendale, il pagamento è in genere dovuto 30 giorni dopo la data più recente tra quella della fattura e quella di ricevimento dei beni o servizi.
Un semplice flusso di fatturazione
- Fai un preventivo chiaro. Indica prezzo, cosa è incluso e termini di pagamento.
- Conferma l'ordine. Ottieni un'accettazione scritta, anche una breve email.
- Fattura subito. Invia la fattura appena il lavoro è concluso o alla data concordata, non settimane dopo.
- Rendi facile pagare. Inserisci in ogni fattura le coordinate bancarie e una causale.
- Tieni traccia delle scadenze. Usa un software di contabilità o un semplice foglio di calcolo.
- Invia un promemoria cortese qualche giorno prima e il giorno della scadenza.
- Sollecita con fermezza se la fattura è scaduta.
- Registra il pagamento e riconcilialo con il conto bancario.
Usa un software di contabilità
Un software di contabilità crea fatture numerate, invia promemoria automatici, accetta pagamenti con carta e abbina i pagamenti ai movimenti bancari. Aiuta anche con Making Tax Digital, che obbliga le imprese registrate ai fini IVA a tenere registrazioni digitali e a presentare le dichiarazioni IVA con un software compatibile.
Se un cliente paga in ritardo
Per le vendite tra imprese, il Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 ti permette di chiedere:
- Interessi legali pari all'8% sopra il tasso base della Bank of England, salvo che il contratto preveda un tasso diverso
- Un indennizzo forfettario per fattura: £40 per crediti inferiori a £1.000, £70 per crediti da £1.000 a £9.999,99 e £100 per crediti di £10.000 o più
- in alcuni casi, ragionevoli spese di recupero del credito
Questi diritti non valgono per le vendite ai consumatori. Prima di agire formalmente, invia un ultimo sollecito chiaro con l'importo dovuto e i passi successivi. Se non basta, puoi rivolgerti a un'agenzia di recupero crediti o alla procedura per le controversie di modesta entità (small claims). In Scozia si tratta della simple procedure davanti alla sheriff court.
Conserva la documentazione
Conserva copia di tutte le fatture, ricevute e registrazioni dei pagamenti. Le limited company devono conservare le scritture contabili, in genere per almeno sei anni dalla fine dell'esercizio a cui si riferiscono. Una buona documentazione rende anche il bilancio annuale più rapido ed economico.
Errori frequenti
- Inviare le fatture in ritardo o dimenticarsi di inviarle.
- Dati mancanti, come l'indirizzo del cliente o la data della fornitura.
- Addebitare l'IVA senza essere registrati.
- Mescolare conto aziendale e conto personale.
Come può aiutarti Form My Company
Impostiamo correttamente le nuove società fin dal primo giorno. Il nostro servizio di contabilità, IVA e buste paga può occuparsi per te di fatturazione, riconciliazioni e dichiarazioni IVA (prezzo su richiesta), e il nostro Fully Inclusive Package include la registrazione IVA e PAYE al momento della costituzione.
Domande frequenti
Devo indicare il company number in fattura?
È fortemente consigliato. La fattura deve riportare la denominazione completa della società, ed è buona prassi includere company number, sede legale e luogo di registrazione.
Qual è il termine di pagamento predefinito nel Regno Unito?
Se con un cliente aziendale non è concordata una data, il pagamento è in genere dovuto 30 giorni dopo la data più recente tra fattura e consegna di beni o servizi.
Posso addebitare interessi sui pagamenti in ritardo?
Sì, ai clienti aziendali. Di solito puoi chiedere interessi legali pari all'8% sopra il tasso base della Bank of England, più un indennizzo forfettario di £40, £70 o £100 per fattura.
Posso addebitare l'IVA se non sono registrato?
No. Puoi addebitare l'IVA solo se la tua impresa è registrata ai fini IVA presso HMRC.
Nel Regno Unito serve la fattura elettronica come in Italia?
Non esiste un obbligo generale di fatturazione elettronica tramite un sistema centrale come lo SdI: una fattura in PDF va bene. Se fatturi a clienti italiani, chiedi a un consulente gli eventuali adempimenti italiani.