Как выставлять счета клиентам: инвойсы для нового бизнеса в UK

Зачем выставлению счетов нужен порядок

Поздние или непонятные счета — одна из самых частых причин кассовых разрывов у нового бизнеса. Простой и последовательный процесс помогает быстрее получать деньги, выглядеть профессионально и вести учёт так, как ожидает HMRC.

Что должно быть в британском инвойсе

В каждом счёте укажите:

• уникальный номер счёта (номера должны идти по порядку);
• название, адрес и контакты вашей компании;
• имя и адрес клиента;
• понятное описание того, за что вы выставляете счёт;
• дату поставки товаров или оказания услуг;
• дату счёта;
• сумму по каждой позиции;
• сумму НДС, если вы зарегистрированы плательщиком НДС;
• общую сумму к оплате.

Для limited company указывайте полное название компании точно так, как в свидетельстве о регистрации (certificate of incorporation). Если вы решили указывать в счёте имена директоров, нужно перечислить всех. Хорошая практика — также указывать номер компании, юридический адрес и часть Великобритании, где компания зарегистрирована.

Если вы плательщик НДС, счета должны соответствовать и правилам HMRC для НДС-инвойсов, в том числе содержать ваш номер плательщика НДС. Если сомневаетесь, спросите бухгалтера.

Согласуйте условия оплаты до начала работы

Согласуйте условия оплаты с клиентом письменно — лучше всего в коммерческом предложении или договоре. Определите:

• когда наступает срок оплаты — например, через 14 или 30 дней с даты счёта;
• как можно оплатить — банковский перевод, карта или платёжная ссылка;
• нужна ли предоплата — обычное дело для крупных или индивидуальных заказов;
• что будет при просрочке — упомяните установленные законом проценты.

Если дата оплаты с клиентом-компанией не согласована, срок обычно наступает через 30 дней после более поздней из двух дат: даты счёта или даты получения товаров или услуг.

Простой порядок выставления счетов

1. Чётко формулируйте предложение. Укажите цену, что входит и условия оплаты.
2. Подтвердите заказ. Получите письменное согласие — хотя бы короткое письмо.
3. Выставляйте счёт сразу. Отправляйте его, как только работа выполнена, или в согласованную дату — а не через несколько недель.
4. Упростите оплату. Указывайте в каждом счёте банковские реквизиты и назначение платежа.
5. Следите за сроками. Используйте бухгалтерскую программу или простую таблицу.
6. Отправляйте вежливое напоминание за несколько дней до срока и в день оплаты.
7. Настойчиво напоминайте, если счёт просрочен.
8. Фиксируйте оплату и сверяйте её с банковской выпиской.

Пользуйтесь бухгалтерской программой

Бухгалтерская программа умеет создавать нумерованные счета, автоматически отправлять напоминания, принимать оплату картой и сопоставлять платежи с банковскими операциями. Она также помогает с Making Tax Digital: плательщики НДС обязаны вести цифровой учёт и подавать декларации по НДС через совместимую программу.

Если клиент платит с опозданием

При продажах между компаниями закон Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 позволяет потребовать:

• установленные законом проценты — 8% сверх базовой ставки Банка Англии, если договор не устанавливает другую ставку;
• фиксированную компенсацию за каждый счёт: £40 при долге до £1,000, £70 при долге от £1,000 до £9,999.99 и £100 при долге от £10,000;
• в некоторых случаях — разумные расходы на взыскание долга.

Эти права не распространяются на продажи потребителям. Прежде чем действовать официально, отправьте чёткое последнее напоминание с суммой долга и вашими дальнейшими шагами. Если это не помогло, можно обратиться в коллекторское агентство или подать иск в порядке рассмотрения мелких исков (small claims). В Шотландии это упрощённая процедура (simple procedure) в шерифском суде.

Клиенты за пределами Великобритании

Если вы выставляете счета клиентам из других стран, заранее договоритесь о валюте и способе оплаты, учитывайте банковские комиссии и сроки международных переводов. Правила НДС для услуг и товаров зарубежным клиентам отличаются от внутренних — уточните у бухгалтера, нужно ли начислять британский НДС.

Храните документы

Храните копии всех счетов, чеков и подтверждений оплаты. Limited company обязана вести бухгалтерский учёт и, как правило, хранить документы не менее шести лет с конца финансового года, к которому они относятся. Хороший учёт также делает подготовку годовой отчётности быстрее и дешевле.

Частые ошибки

• Отправлять счета поздно или вовсе забывать о них.
• Пропускать обязательные сведения, например адрес клиента или дату поставки.
• Начислять НДС, не будучи зарегистрированным плательщиком.
• Смешивать деловой и личный банковские счета.

Чем поможет Form My Company

Мы с первого дня правильно настраиваем работу новых компаний. Услуга Bookkeeping, VAT and Payroll снимет с вас выставление счетов, сверку и декларации по НДС (цена по запросу), а наш Fully Inclusive Package включает регистрацию для НДС и PAYE при открытии компании.

Частые вопросы