Kaip išrašyti sąskaitą klientui: sąskaitos naujiems JK verslams

Kodėl sąskaitų išrašymui reikia tvarkos

Vėluojančios ar neaiškios sąskaitos – viena dažniausių naujų verslų pinigų srautų problemų priežasčių. Paprasta, nuosekli sąskaitų išrašymo tvarka padeda greičiau gauti apmokėjimą, atrodyti profesionaliai ir turėti apskaitą, kurios tikisi HMRC.

Ką turi nurodyti JK sąskaita faktūra

Kiekvienoje sąskaitoje turėtų būti:

• unikalus sąskaitos numeris (numeriai turi eiti iš eilės);
• jūsų įmonės pavadinimas, adresas ir kontaktai;
• kliento vardas ar pavadinimas ir adresas;
• aiškus aprašymas, už ką imate mokestį;
• prekių ar paslaugų tiekimo data;
• sąskaitos data;
• kiekvienos pozicijos kaina;
• PVM suma, jei esate PVM mokėtojas;
• bendra mokėtina suma.

Ribotos atsakomybės įmonė turi naudoti visą įmonės pavadinimą tiksliai taip, kaip jis nurodytas įsteigimo pažymėjime (certificate of incorporation). Jei sąskaitoje nusprendžiate nurodyti direktorių vardus, turite nurodyti juos visus. Gera praktika – taip pat nurodyti įmonės numerį, registruotos buveinės adresą ir JK dalį, kurioje įmonė įregistruota.

Jei esate įregistruotas PVM mokėtoju, jūsų sąskaitos taip pat turi atitikti HMRC PVM sąskaitų faktūrų taisykles, įskaitant PVM mokėtojo kodo nurodymą. Jei abejojate, paklauskite buhalterio.

Nustatykite mokėjimo sąlygas prieš pradėdami darbą

Mokėjimo sąlygas su klientu suderinkite raštu, geriausia – pasiūlyme ar sutartyje. Nuspręskite:

• kada turi būti sumokėta – pavyzdžiui, per 14 ar 30 dienų nuo sąskaitos datos;
• kaip galima sumokėti – banko pavedimu, kortele ar mokėjimo nuoroda;
• ar reikia avanso – įprasta dideliems darbams ar individualiems užsakymams;
• kas bus, jei mokama pavėluotai – paminėkite įstatymines palūkanas.

Jei su verslo klientu mokėjimo data nesuderinta, paprastai mokėti reikia per 30 dienų nuo vėlesnės iš datų: sąskaitos datos arba prekių ar paslaugų gavimo datos.

Paprasta sąskaitų išrašymo eiga

1. Aiškiai pateikite pasiūlymą. Nurodykite kainą, kas įskaičiuota, ir mokėjimo sąlygas.
2. Patvirtinkite užsakymą. Gaukite rašytinį sutikimą, net ir trumpą el. laišką.
3. Sąskaitą išrašykite nedelsdami. Siųskite ją vos atlikę darbą arba sutartą dieną – ne po kelių savaičių.
4. Palengvinkite mokėjimą. Kiekvienoje sąskaitoje nurodykite banko rekvizitus ir mokėjimo paskirtį.
5. Sekite terminus. Naudokite apskaitos programą arba paprastą skaičiuoklę.
6. Mandagiai priminkite kelias dienas prieš terminą ir termino dieną.
7. Ryžtingai paraginkite, jei sąskaita tampa pradelsta.
8. Užregistruokite mokėjimą ir sutikrinkite jį su banko sąskaita.

Naudokite apskaitos programą

Apskaitos programa gali kurti sunumeruotas sąskaitas, automatiškai siųsti priminimus, priimti mokėjimus kortelėmis ir susieti mokėjimus su banko išrašu. Ji taip pat padeda su Making Tax Digital, pagal kurią PVM mokėtojai turi vesti skaitmeninę apskaitą ir PVM deklaracijas teikti per suderinamą programinę įrangą.

Jei klientas vėluoja mokėti

Parduodant kitam verslui, Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 leidžia reikalauti:

• įstatyminių palūkanų – 8 % virš Anglijos banko bazinės palūkanų normos, nebent sutartyje nustatyta kita norma;
• fiksuotos kompensacijos už kiekvieną sąskaitą: 40 £ už skolas iki 1 000 £, 70 £ už skolas nuo 1 000 £ iki 9 999,99 £ ir 100 £ už skolas nuo 10 000 £;
• kai kuriais atvejais – pagrįstų skolos išieškojimo išlaidų.

Šios teisės netaikomos pardavimams vartotojams. Prieš imdamiesi formalių veiksmų, išsiųskite aiškų galutinį priminimą su skolos suma ir tuo, ką darysite toliau. Jei tai nepadeda, galite kreiptis į skolų išieškojimo agentūrą arba pasinaudoti smulkių ieškinių procedūra (small claims). Škotijoje tai supaprastinta procedūra (simple procedure) šerifo teisme.

Jei klientai Lietuvoje ar ES

Jei UK LTD teikia paslaugas verslo klientams Lietuvoje ar kitoje ES šalyje, PVM taisyklės gali skirtis nuo pardavimų JK – dažnai taikomas atvirkštinis apmokestinimas (reverse charge), o sąskaitoje gali reikėti nurodyti kliento PVM kodą. Pasitarkite su buhalteriu, kaip teisingai išrašyti tokias sąskaitas.

Saugokite apskaitos dokumentus

Saugokite visų sąskaitų, kvitų ir mokėjimų įrašų kopijas. Ribotos atsakomybės įmonės privalo saugoti apskaitos dokumentus, paprastai bent šešerius metus nuo finansinių metų, kuriems jie priskiriami, pabaigos. Tvarkinga apskaita taip pat leidžia greičiau ir pigiau parengti metines finansines ataskaitas.

Dažnos klaidos

• Sąskaitos siunčiamos pavėluotai arba visai pamirštamos.
• Trūksta informacijos, pavyzdžiui, kliento adreso ar tiekimo datos.
• PVM skaičiuojamas, nors neesate PVM mokėtojas.
• Verslo ir asmeninės banko sąskaitos maišomos.

Kaip gali padėti Form My Company

Naujas įmones tvarkingai paruošiame darbui nuo pirmos dienos. Mūsų buhalterinės apskaitos, PVM ir darbo užmokesčio paslauga gali perimti sąskaitų išrašymą, sutikrinimą ir PVM deklaracijas (kaina pagal užklausą), o mūsų visa apimantis paketas steigiant įmonę apima PVM ir PAYE registraciją.

Dažniausi klausimai