W skrócie: Brytyjska faktura musi zawierać unikalny numer, nazwę i dane kontaktowe Twojej spółki, nazwę i adres klienta, opis dostarczonych towarów lub usług, datę dostawy, datę wystawienia, kwoty, ewentualny VAT i łączną kwotę do zapłaty. Terminy płatności uzgadniaj na piśmie. Jeśli klient biznesowy płaci z opóźnieniem, zwykle możesz żądać ustawowych odsetek w wysokości 8% powyżej stopy bazowej Bank of England oraz stałej rekompensaty.
Dlaczego fakturowanie wymaga procedury
Spóźnione lub niejasne faktury to jedna z najczęstszych przyczyn problemów z płynnością w nowych firmach. Prosty, powtarzalny proces fakturowania sprawia, że szybciej dostajesz pieniądze, wyglądasz profesjonalnie i masz dokumentację, jakiej oczekuje HMRC.
Co musi zawierać faktura w UK
Każda faktura powinna zawierać:
- unikalny numer faktury (numery powinny iść po kolei)
- nazwę, adres i dane kontaktowe Twojej spółki
- nazwę i adres klienta
- jasny opis tego, za co wystawiasz fakturę
- datę dostawy towarów lub wykonania usług
- datę wystawienia faktury
- kwotę za każdą pozycję
- kwotę VAT, jeśli jesteś zarejestrowany do VAT
- łączną kwotę do zapłaty
W przypadku spółki LTD używaj pełnej nazwy spółki dokładnie w brzmieniu z certyfikatu rejestracji (certificate of incorporation). Jeśli zdecydujesz się podać na fakturze nazwiska dyrektorów, musisz wymienić wszystkich. Dobrą praktyką jest też podanie numeru spółki, adresu siedziby i części UK, w której spółka jest zarejestrowana.
Jeśli jesteś zarejestrowany do VAT, faktury muszą też spełniać wymogi HMRC dla faktur VAT, w tym zawierać Twój numer VAT. W razie wątpliwości zapytaj księgowego.
Ustal warunki płatności przed rozpoczęciem pracy
Uzgodnij z klientem warunki płatności na piśmie, najlepiej w ofercie lub umowie. Zdecyduj:
- Kiedy płatność jest wymagalna – np. 14 lub 30 dni od daty faktury
- Jak klient może zapłacić – przelewem bankowym, kartą lub przez link do płatności
- Czy potrzebujesz zaliczki – częste przy dużych zleceniach lub pracach na zamówienie
- Co się stanie w razie spóźnienia – wspomnij o ustawowych odsetkach
Jeśli nie uzgodnisz terminu płatności z klientem biznesowym, płatność jest co do zasady wymagalna 30 dni od późniejszej z dat: wystawienia faktury lub otrzymania towarów albo usług.
Prosty proces fakturowania
- Przygotuj jasną ofertę. Podaj cenę, zakres i warunki płatności.
- Potwierdź zamówienie. Uzyskaj pisemną akceptację, nawet w krótkim e-mailu.
- Wystawiaj faktury od razu. Wyślij fakturę zaraz po wykonaniu pracy lub w uzgodnionym terminie – nie po kilku tygodniach.
- Ułatw zapłatę. Na każdej fakturze podawaj dane bankowe i tytuł płatności.
- Pilnuj terminów. Korzystaj z programu księgowego lub prostego arkusza.
- Wyślij uprzejme przypomnienie kilka dni przed terminem i w dniu terminu.
- Stanowczo upominaj się o zaległą fakturę.
- Zaksięguj płatność i uzgodnij ją z wyciągiem bankowym.
Korzystaj z programu księgowego
Oprogramowanie księgowe tworzy numerowane faktury, automatycznie wysyła przypomnienia, przyjmuje płatności kartą i dopasowuje wpłaty do wyciągu bankowego. Pomaga też w Making Tax Digital, które wymaga od firm zarejestrowanych do VAT prowadzenia cyfrowej ewidencji i składania deklaracji VAT przez zgodne oprogramowanie.
Gdy klient płaci z opóźnieniem
Przy sprzedaży między firmami ustawa Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 pozwala żądać:
- Ustawowych odsetek w wysokości 8% powyżej stopy bazowej Bank of England, chyba że umowa przewiduje inną stawkę
- Stałej rekompensaty od każdej faktury: 40 £ przy długach poniżej 1000 £, 70 £ przy długach od 1000 £ do 9999,99 £ i 100 £ przy długach od 10 000 £
- w niektórych przypadkach uzasadnionych kosztów windykacji
Te uprawnienia nie dotyczą sprzedaży konsumentom. Przed podjęciem formalnych kroków wyślij wyraźne ostateczne wezwanie z kwotą zadłużenia i informacją, co zrobisz dalej. Jeśli to nie pomoże, możesz skorzystać z firmy windykacyjnej lub postępowania w sprawach drobnych roszczeń (small claims). W Szkocji jest to simple procedure przed sądem sheriff court.
Jeśli Twoi klienci są w Polsce lub w innym kraju UE, ustal w umowie walutę, sposób płatności i prawo właściwe – dochodzenie należności za granicą wygląda inaczej, a w razie potrzeby warto skonsultować się z prawnikiem.
Przechowuj dokumentację
Zachowuj kopie wszystkich faktur, paragonów i potwierdzeń płatności. Spółki LTD muszą przechowywać dokumentację księgową co do zasady przez co najmniej sześć lat od końca roku obrotowego, którego dotyczy. Dobra dokumentacja sprawia też, że sprawozdania roczne są szybsze i tańsze.
Częste błędy
- Wysyłanie faktur z opóźnieniem lub zapominanie o nich.
- Brakujące dane, np. adres klienta lub data dostawy.
- Doliczanie VAT bez rejestracji do VAT.
- Mieszanie firmowego i prywatnego konta bankowego.
Jak może pomóc Form My Company
Od pierwszego dnia dbamy o prawidłową organizację nowych spółek. Nasza usługa księgowości, VAT i płac może przejąć fakturowanie, uzgadnianie płatności i deklaracje VAT (cena na zapytanie), a nasz Pakiet Fully Inclusive obejmuje rejestrację do VAT i PAYE przy zakładaniu spółki.
Najczęstsze pytania
Czy muszę podawać numer spółki na fakturze?
Jest to zdecydowanie zalecane. Faktura musi zawierać pełną nazwę spółki, a dobrą praktyką jest podanie numeru spółki, adresu siedziby i miejsca rejestracji.
Jaki jest domyślny termin płatności w UK?
Jeśli z klientem biznesowym nie uzgodniono terminu, płatność jest co do zasady wymagalna 30 dni od późniejszej z dat: wystawienia faktury lub dostawy towarów albo usług.
Czy mogę naliczać odsetki za opóźnienie?
Tak, wobec klientów biznesowych. Zwykle możesz żądać ustawowych odsetek w wysokości 8% powyżej stopy bazowej Bank of England oraz stałej rekompensaty 40 £, 70 £ lub 100 £ od faktury.
Czy mogę doliczać VAT, jeśli nie jestem zarejestrowany do VAT?
Nie. VAT można doliczać tylko wtedy, gdy firma jest zarejestrowana do VAT w HMRC.