Kurz gesagt: Eine britische Rechnung muss eine eindeutige Nummer, Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdaten, Name und Adresse des Kunden, eine Beschreibung der Leistung, Leistungs- und Rechnungsdatum, Beträge, ggf. VAT und den Gesamtbetrag enthalten. Vereinbaren Sie Zahlungsbedingungen schriftlich. Zahlt ein Geschäftskunde zu spät, können Sie in der Regel Verzugszinsen von 8 % über dem Leitzins der Bank of England plus eine Pauschale verlangen.
Warum die Abrechnung einen festen Ablauf braucht
Verspätete oder unklare Rechnungen gehören zu den häufigsten Ursachen für Liquiditätsprobleme junger Unternehmen. Ein einfacher, einheitlicher Ablauf sorgt dafür, dass Sie schneller bezahlt werden, professionell wirken und die Unterlagen haben, die HMRC erwartet.
Was eine britische Rechnung enthalten muss
Jede Rechnung sollte zeigen:
- eine eindeutige Rechnungsnummer (fortlaufend)
- Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Kontaktdaten
- Name und Adresse des Kunden
- eine klare Beschreibung dessen, was Sie berechnen
- das Datum der Lieferung oder Leistung
- das Rechnungsdatum
- den Betrag für jede Position
- den VAT-Betrag, wenn Sie für die VAT registriert sind
- den geschuldeten Gesamtbetrag
Bei einer Limited verwenden Sie den vollständigen Firmennamen genau so, wie er auf der Gründungsurkunde (Certificate of Incorporation) steht. Wenn Sie Namen von Directors auf der Rechnung nennen, müssen Sie alle nennen. Es ist gute Praxis, auch Registernummer (Company Number), Geschäftssitz (Registered Office) und den Landesteil der Registrierung anzugeben.
Sind Sie für die VAT registriert, müssen Ihre Rechnungen außerdem die VAT-Rechnungsregeln von HMRC erfüllen, einschließlich Ihrer VAT-Nummer. Fragen Sie im Zweifel Ihren Buchhalter.
Legen Sie Zahlungsbedingungen vor Arbeitsbeginn fest
Vereinbaren Sie die Zahlungsbedingungen schriftlich mit dem Kunden, am besten im Angebot oder Vertrag. Legen Sie fest:
- Wann die Zahlung fällig ist – zum Beispiel 14 oder 30 Tage ab Rechnungsdatum
- Wie gezahlt werden kann – Überweisung, Karte oder Zahlungslink
- Ob Sie eine Anzahlung brauchen – üblich bei großen Aufträgen oder Sonderanfertigungen
- Was bei verspäteter Zahlung passiert – weisen Sie auf die gesetzlichen Verzugszinsen hin
Ist mit einem Geschäftskunden kein Zahlungstermin vereinbart, ist die Zahlung in der Regel 30 Tage nach dem späteren der beiden Daten fällig: Rechnungsdatum oder Erhalt der Ware bzw. Leistung.
Ein einfacher Abrechnungsablauf
- Klar anbieten. Nennen Sie Preis, Leistungsumfang und Zahlungsbedingungen.
- Auftrag bestätigen lassen. Holen Sie eine schriftliche Annahme ein, und sei es eine kurze E-Mail.
- Zeitnah abrechnen. Senden Sie die Rechnung, sobald die Arbeit erledigt ist oder am vereinbarten Termin – nicht Wochen später.
- Bezahlen leicht machen. Geben Sie auf jeder Rechnung Bankverbindung und Verwendungszweck an. Bei Kunden in der Eurozone helfen IBAN und BIC.
- Fälligkeiten im Blick behalten. Nutzen Sie Buchhaltungssoftware oder eine einfache Tabelle.
- Freundlich erinnern – einige Tage vor und am Fälligkeitstag.
- Bestimmt nachfassen, wenn die Rechnung überfällig wird.
- Zahlung erfassen und mit dem Bankkonto abgleichen.
Nutzen Sie Buchhaltungssoftware
Buchhaltungssoftware erstellt nummerierte Rechnungen, verschickt automatisch Erinnerungen, nimmt Kartenzahlungen an und ordnet Zahlungen Ihren Kontobewegungen zu. Sie hilft auch bei Making Tax Digital: Für die VAT registrierte Unternehmen müssen digitale Aufzeichnungen führen und VAT-Erklärungen mit kompatibler Software einreichen.
Wenn ein Kunde zu spät zahlt
Bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) erlaubt Ihnen der Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998:
- Gesetzliche Verzugszinsen von 8 % über dem Leitzins der Bank of England, sofern Ihr Vertrag keinen anderen Satz festlegt
- Eine feste Entschädigung pro Rechnung: 40 £ bei Forderungen unter 1.000 £, 70 £ bei 1.000 £ bis 9.999,99 £ und 100 £ ab 10.000 £
- in manchen Fällen angemessene Inkassokosten
Diese Rechte gelten nicht bei Verkäufen an Verbraucher. Senden Sie vor rechtlichen Schritten eine klare letzte Mahnung mit dem offenen Betrag und Ihrem nächsten Schritt. Hilft das nicht, können Sie ein Inkassobüro einschalten oder das Verfahren für geringfügige Forderungen (Small Claims) nutzen. In Schottland heißt es Simple Procedure vor dem Sheriff Court.
Ist Ihr Kunde in Deutschland, Österreich oder der Schweiz ansässig, können für die Durchsetzung andere Regeln und Gerichte gelten. Legen Sie bei Auslandskunden anwendbares Recht und Zahlungsbedingungen im Vertrag fest und holen Sie bei größeren Forderungen rechtlichen Rat ein.
Bewahren Sie Ihre Unterlagen auf
Bewahren Sie Kopien aller Rechnungen, Belege und Zahlungsnachweise auf. Limited Companies müssen ihre Buchhaltungsunterlagen in der Regel mindestens sechs Jahre ab Ende des betreffenden Geschäftsjahres aufbewahren. Gute Unterlagen machen außerdem Ihren Jahresabschluss schneller und günstiger.
Häufige Fehler
- Rechnungen zu spät oder gar nicht verschicken.
- Fehlende Angaben, etwa Kundenadresse oder Leistungsdatum.
- VAT berechnen, obwohl man nicht registriert ist.
- Geschäfts- und Privatkonto vermischen.
So hilft Ihnen Form My Company
Wir richten neue Firmen vom ersten Tag an richtig ein. Unser Service Buchhaltung, VAT und Lohnabrechnung kann Ihnen Rechnungsstellung, Kontenabgleich und VAT-Erklärungen abnehmen (Preis auf Anfrage), und unser Fully Inclusive Package enthält bei der Gründung die Registrierung für VAT und PAYE.
Häufige Fragen
Muss ich meine Registernummer auf der Rechnung angeben?
Das ist sehr zu empfehlen. Die Rechnung muss Ihren vollständigen Firmennamen zeigen, und gute Praxis ist, Registernummer, Geschäftssitz und Ort der Registrierung anzugeben.
Welches Zahlungsziel gilt in Großbritannien standardmäßig?
Ist mit einem Geschäftskunden nichts vereinbart, ist die Zahlung in der Regel 30 Tage nach dem späteren Datum von Rechnung oder Lieferung fällig.
Darf ich Zinsen für verspätete Zahlungen verlangen?
Ja, bei Geschäftskunden. In der Regel können Sie gesetzliche Zinsen von 8 % über dem Leitzins der Bank of England plus eine Pauschale von 40 £, 70 £ oder 100 £ pro Rechnung verlangen.
Darf ich VAT berechnen, wenn ich nicht registriert bin?
Nein. VAT dürfen Sie nur berechnen, wenn Ihr Unternehmen bei HMRC für die VAT registriert ist.