Quels documents une limited company doit-elle conserver ?

Tenir de bons registres est une obligation légale, mais cela simplifie aussi la vie : vos comptes sont plus vite établis, vous pouvez répondre aux questions du HMRC et vous savez où en est réellement l'entreprise. En tant que directeur, vous êtes responsable de leur bonne tenue, même si un expert-comptable fait le travail.

Les registres sociaux

Une limited company doit conserver :

• la liste de ses membres (actionnaires), dans un registre des associés (register of members) ;
• les résolutions adoptées par les actionnaires et le résultat des votes ;
• les procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du conseil ;
• les obligations (debentures), c'est-à-dire les engagements de rembourser un prêt à une date future, et leurs bénéficiaires ;
• les garanties d'indemnisation (indemnities), c'est-à-dire les engagements de payer en cas de dommage imputable à la société, par exemple au profit des directeurs ;
• les opérations de rachat d'actions ;
• les prêts ou hypothèques garantis par des actifs de la société.

Si vous conservez ces registres ailleurs qu'au siège social, vous devez indiquer à Companies House où ils se trouvent.

Ce qui a changé en novembre 2025

Depuis le 18 novembre 2025, les sociétés n'ont plus à tenir leurs propres registres des directeurs, des adresses de résidence des directeurs, des secrétaires ou des personnes exerçant un contrôle significatif (PSC). Ces informations sont détenues par Companies House, et vous devez les y tenir à jour. Le registre des associés reste obligatoire.

Les documents comptables

Vos documents comptables doivent faire apparaître :

• tout l'argent reçu et dépensé, y compris les subventions et aides ;
• les actifs de la société ;
• les dettes envers la société et de la société ;
• le stock détenu à la clôture de l'exercice, ainsi que les inventaires utilisés pour le calculer ;
• les biens achetés et vendus, avec l'identité des fournisseurs et des clients (sauf pour un commerce de détail).

Conservez aussi les pièces justificatives : factures de vente et d'achat, reçus, relevés bancaires, contrats et correspondance utile.

Paie et TVA

Si la société gère une paie, conservez les éléments relatifs aux salaires, aux retenues et aux versements au HMRC. Si elle est immatriculée à la TVA, conservez les registres de TVA et déposez les déclarations par voie numérique dans le cadre de Making Tax Digital. Votre expert-comptable ou votre logiciel de paie gère en général le détail.

Combien de temps conserver les documents ?

Conservez les documents comptables 6 ans à compter de la fin du dernier exercice auquel ils se rapportent. Conservez-les plus longtemps si :

• une opération couvre plusieurs exercices ;
• la société a acheté un bien destiné à durer plus de 6 ans, comme du matériel ;
• la Company Tax Return a été déposée en retard ;
• le HMRC a ouvert un contrôle (compliance check).

Les résolutions et procès-verbaux doivent être conservés au moins 10 ans.

Si votre société est aussi soumise à des obligations en France, par exemple parce qu'elle y a un établissement, les durées de conservation françaises peuvent être plus longues pour certains documents. Vérifiez avec votre expert-comptable.

Où et comment les conserver

Les registres peuvent être sur papier ou numériques, à condition d'être complets, exacts et de pouvoir être produits sur demande. Conseils pratiques :

1. Utilisez un logiciel de comptabilité connecté à votre compte bancaire professionnel.
2. Photographiez ou numérisez les reçus dès réception.
3. Gardez les registres sociaux ensemble, idéalement au siège social.
4. Sauvegardez vos documents numériques de manière sécurisée.
5. Séparez dépenses personnelles et professionnelles.

Sanctions en cas de registres insuffisants

Le HMRC peut infliger une pénalité allant jusqu'à 3 000 £ si une société ne tient pas correctement ses documents, et les directeurs peuvent être frappés d'interdiction. Des registres incomplets compliquent aussi la justification des dépenses, ce qui peut vous faire payer plus d'impôt que nécessaire.

Les documents après la fermeture de la société

Si vous fermez une société, conservez ses documents pendant la durée requise après sa dissolution. Convenez avec les autres directeurs de qui les garde, et où.

Comment Form My Company peut vous aider

Partez avec des registres bien tenus. Chaque société que nous créons est livrée avec des registres numériques, des certificats d'actions et ses statuts (memorandum et articles). Notre service de comptabilité, TVA et paie tient vos documents comptables à jour, notre service de comptes annuels prépare et dépose vos comptes, et notre adresse de siège social vous offre une adresse où conserver vos registres légaux.

Questions fréquentes