Trumpai: ribotos atsakomybės įmonė turi saugoti įmonės dokumentus (pavyzdžiui, narių registrą, nutarimus ir protokolus) ir apskaitos dokumentus (gautus ir išleistus pinigus, turtą, skolas, atsargas ir pagrindžiančius dokumentus). Apskaitos dokumentus saugokite bent 6 metus nuo finansinių metų, kuriems jie priskiriami, pabaigos. HMRC už netinkamą apskaitą gali skirti įmonei iki 3 000 £ baudą, o direktoriams gali būti atimta teisė eiti pareigas.
Tvarkinga apskaita yra teisinis reikalavimas, bet ji ir palengvina gyvenimą: finansines ataskaitas parengti greičiau, galite atsakyti į HMRC klausimus ir žinote, kaip iš tikrųjų sekasi verslui. Kaip direktorius atsakote už tai, kad dokumentai būtų saugomi, net jei darbą atlieka buhalteris.
Įmonės dokumentai
Ribotos atsakomybės įmonė turi saugoti įrašus apie:
- savo narius (akcininkus) – narių registre;
- akcininkų priimtus nutarimus ir balsavimų rezultatus;
- visuotinių susirinkimų ir direktorių posėdžių protokolus;
- skolos įsipareigojimus (debentures) – pažadus grąžinti paskolas ateityje – ir kam jie mokėtini;
- žalos atlyginimo įsipareigojimus (indemnities) – pažadus atlyginti, jei kas nors nutiktų dėl įmonės kaltės, pavyzdžiui, direktoriams;
- akcijų pirkimo sandorius, pavyzdžiui, akcijų išpirkimą;
- įmonės turtu užtikrintas paskolas ar hipotekas.
Jei šiuos dokumentus laikote ne registruotoje buveinėje, turite pranešti Companies House, kur jie laikomi.
Kas pasikeitė 2025 m. lapkritį
Nuo 2025 m. lapkričio 18 d. įmonėms nebereikia pačioms tvarkyti direktorių, direktorių gyvenamosios vietos adresų, sekretorių ar asmenų, turinčių reikšmingą kontrolę (PSC), registrų. Ši informacija saugoma Companies House, ir ją turite ten atnaujinti. Narių registras vis dar privalomas.
Apskaitos dokumentai
Jūsų apskaitos dokumentai turi rodyti:
- visus gautus ir išleistus pinigus, įskaitant dotacijas ir paramos išmokas;
- įmonės turtą;
- skolas, kurias įmonei skolingi kiti ir kurias ji skolinga;
- finansinių metų pabaigoje turimas atsargas ir inventorizacijas, pagal kurias jos apskaičiuotos;
- nupirktas ir parduotas prekes bei iš ko jas pirkote ir kam pardavėte (nebent vykdote mažmeninę prekybą).
Saugokite ir pagrindžiančius dokumentus: pardavimo ir pirkimo sąskaitas, kvitus, banko išrašus, sutartis ir susijusį susirašinėjimą.
Darbo užmokesčio ir PVM dokumentai
Jei įmonė moka darbo užmokestį, saugokite įrašus apie atlyginimus, išskaitas ir mokėjimus HMRC. Jei ji yra PVM mokėtoja, saugokite PVM dokumentus ir teikite deklaracijas skaitmeniniu būdu pagal Making Tax Digital. Detales paprastai tvarko buhalteris arba darbo užmokesčio programa.
Kiek laiko saugoti dokumentus
Apskaitos dokumentus saugokite 6 metus nuo paskutinių įmonės finansinių metų, kuriems jie priskiriami, pabaigos. Saugokite ilgiau, jei:
- sandoris apima daugiau nei vieną ataskaitinį laikotarpį;
- įmonė įsigijo turto, kuris turėtų tarnauti ilgiau nei 6 metus, pavyzdžiui, įrangos;
- įmonės mokesčių deklaracija buvo pateikta pavėluotai;
- HMRC pradėjo atitikties patikrinimą.
Nutarimų ir susirinkimų įrašai turi būti saugomi bent 10 metų.
Kur ir kaip juos laikyti
Dokumentai gali būti popieriniai ar skaitmeniniai, jei jie išsamūs, tikslūs ir prireikus gali būti pateikti. Praktiniai patarimai:
- Naudokite apskaitos programą ir prijunkite verslo banko sąskaitą.
- Kvitus nufotografuokite ar nuskenuokite vos juos gavę.
- Įmonės dokumentus laikykite kartu, geriausia – registruotoje buveinėje.
- Saugiai kurkite skaitmeninių dokumentų atsargines kopijas.
- Asmenines ir verslo išlaidas laikykite atskirai.
Jei įmonę valdote iš Lietuvos
UK LTD dokumentai gali būti saugomi skaitmeniniu būdu, todėl juos galite tvarkyti ir iš Lietuvos. Tačiau jie turi būti tvarkomi pagal JK reikalavimus ir prireikus greitai pateikti HMRC ar Companies House. Jei įmonė Lietuvoje turi mokestinių pareigų, Lietuvoje gali būti taikomi ir papildomi dokumentų saugojimo reikalavimai – pasitarkite su vietos buhalteriu.
Baudos už netinkamą apskaitą
Jei įmonė netvarko tinkamos apskaitos, HMRC gali skirti iki 3 000 £ baudą, o direktoriams gali būti atimta teisė eiti pareigas. Prasta apskaita taip pat apsunkina išlaidų įrodymą, todėl galite sumokėti daugiau mokesčių nei reikia.
Dokumentai uždarius įmonę
Jei uždarote įmonę, jos dokumentus saugokite reikalaujamą laikotarpį po išregistravimo. Susitarkite su kitais direktoriais, kas ir kur juos saugos.
Kaip gali padėti Form My Company
Pradėkite nuo teisingai sutvarkytų dokumentų. Kiekviena mūsų įsteigta įmonė gauna skaitmeninius registrus, akcijų sertifikatus ir steigimo sutartį bei įstatus. Mūsų buhalterinės apskaitos, PVM ir darbo užmokesčio paslauga palaiko jūsų apskaitą aktualią, metinių finansinių ataskaitų paslauga parengia ir pateikia ataskaitas, o registruotos buveinės adresas suteikia adresą, kuriame galima laikyti privalomuosius dokumentus.
Dažniausi klausimai
Kiek laiko ribotos atsakomybės įmonė turi saugoti dokumentus?
Apskaitos dokumentus – 6 metus nuo finansinių metų, kuriems jie priskiriami, pabaigos, kartais ilgiau. Nutarimų ir susirinkimų įrašus – bent 10 metų.
Ar įmonės dokumentus galima saugoti skaitmeniniu būdu?
Taip. Tinka ir popieriniai, ir skaitmeniniai dokumentai, jei jie išsamūs, tikslūs ir prireikus gali būti pateikti.
Kokia bauda už netinkamą apskaitą?
HMRC gali skirti įmonei iki 3 000 £ baudą, o direktoriams gali būti atimta teisė eiti pareigas.
Ar vis dar reikia direktorių registro?
Ne. Nuo 2025 m. lapkričio 18 d. ši informacija saugoma tik Companies House, tačiau ją turite ten atnaujinti. Narių registras vis dar privalomas.