Какие документы и учёт должна вести limited company?

Хороший учёт — требование закона, но он ещё и упрощает жизнь: отчётность готовится быстрее, на вопросы HMRC есть ответы, и вы понимаете, как на самом деле идут дела. Как директор вы отвечаете за то, чтобы учёт велся, даже если саму работу делает бухгалтер.

Корпоративные документы

Limited company обязана хранить сведения о:

• своих участниках (акционерах) — в реестре участников (register of members);
• решениях акционеров и результатах голосований;
• протоколах общих собраний и заседаний директоров;
• долговых обязательствах (debentures) — обещаниях вернуть заём в будущем — и о том, кому они причитаются;
• гарантиях возмещения (indemnities) — обещаниях заплатить, если что-то пойдёт не так по вине компании, например в пользу директоров;
• сделках с акциями компании, например выкупе акций;
• кредитах или ипотеках, обеспеченных активами компании.

Если вы храните эти документы не по юридическому адресу, нужно сообщить Companies House, где они находятся.

Что изменилось в ноябре 2025 года

С 18 ноября 2025 года компаниям больше не нужно вести собственные реестры директоров, адресов проживания директоров, секретарей и лиц со значительным контролем (PSC). Эти сведения хранятся в Companies House, и поддерживать их в актуальном состоянии нужно там. Реестр участников по-прежнему обязателен.

Бухгалтерский учёт

Бухгалтерские документы должны отражать:

• все полученные и потраченные деньги, включая гранты и выплаты поддержки;
• активы компании;
• долги компании и перед компанией;
• запасы на конец финансового года и результаты инвентаризаций, по которым они определены;
• купленные и проданные товары, а также у кого вы их купили и кому продали (если только у вас не розничный бизнес).

Храните и подтверждающие документы: счета на продажу и покупку, чеки, банковские выписки, договоры и соответствующую переписку.

Документы по зарплате и НДС

Если у компании есть payroll, храните сведения о зарплате, удержаниях и платежах в HMRC. Если компания — плательщик НДС, храните документы по НДС и подавайте декларации в цифровом виде по Making Tax Digital. Подробностями обычно занимается бухгалтер или программа для payroll.

Сколько хранить документы

Бухгалтерские документы хранятся 6 лет с конца последнего финансового года компании, к которому они относятся. Храните дольше, если:

• сделка охватывает несколько отчётных периодов;
• компания купила актив со сроком службы более 6 лет, например оборудование;
• налоговая декларация компании была подана с опозданием;
• HMRC начал проверку (compliance check).

Документы о решениях и собраниях хранятся не менее 10 лет.

Где и как хранить

Документы могут быть бумажными или электронными — главное, чтобы они были полными, точными и их можно было предъявить при необходимости. Практические советы:

1. Пользуйтесь бухгалтерской программой и подключите к ней бизнес-счёт.
2. Фотографируйте или сканируйте чеки сразу при получении.
3. Храните корпоративные документы вместе, лучше всего по юридическому адресу.
4. Надёжно делайте резервные копии электронных документов.
5. Разделяйте личные и деловые расходы.

Если вы ведёте компанию из-за рубежа

Директора, живущие за пределами Великобритании, часто хранят документы в электронном виде — это удобно и допустимо. Позаботьтесь, чтобы документы на других языках, например счета от зарубежных поставщиков, были понятны вашему британскому бухгалтеру и при необходимости HMRC: может понадобиться перевод. Учтите, что в вашей стране проживания могут действовать свои требования к хранению документов.

Штрафы за плохой учёт

Если компания не ведёт надлежащий учёт, HMRC может назначить штраф до £3,000, а директоров могут дисквалифицировать. Плохой учёт также затрудняет подтверждение расходов, из-за чего можно заплатить больше налогов, чем нужно.

Документы при закрытии компании

Если вы закрываете компанию, храните её документы в течение установленного срока и после ликвидации. Договоритесь с другими директорами, кто и где будет их хранить.

Чем поможет Form My Company

Начните с правильно настроенного учёта. Каждая компания, которую мы регистрируем, получает электронные реестры, сертификаты акций, меморандум и устав. Услуга Bookkeeping, VAT and Payroll поддерживает ваш бухгалтерский учёт в актуальном состоянии, Annual Accounts — подготовка и подача отчётности, а Registered Office Address даёт адрес, по которому можно хранить обязательные документы.

Частые вопросы