In breve: una limited company deve conservare i documenti societari (come il register of members, le delibere e i verbali) e le scritture contabili (entrate e uscite, beni, debiti, magazzino e documenti giustificativi). Le scritture contabili vanno conservate per almeno 6 anni dalla fine dell'esercizio a cui si riferiscono. HMRC può multare una società fino a £3.000 per una tenuta scorretta, e i director possono essere interdetti.
Una buona documentazione è un obbligo di legge, ma semplifica anche la vita: il bilancio si prepara più in fretta, puoi rispondere alle domande di HMRC e sai come sta andando davvero l'attività. Come director sei responsabile della corretta tenuta dei documenti, anche se il lavoro lo fa un commercialista.
Documenti societari
Una limited company deve conservare i documenti relativi a:
- i soci (shareholders), nel register of members (libro soci)
- le delibere approvate dai soci e l'esito delle votazioni
- i verbali delle assemblee generali e delle riunioni dei director
- le obbligazioni (debentures), cioè impegni a rimborsare prestiti a una data futura, e a chi sono dovute
- le manleve (indemnities) – impegni a pagare se qualcosa va storto per colpa della società, ad esempio a favore dei director
- le operazioni di acquisto di quote, come il riacquisto di quote proprie
- i finanziamenti o le ipoteche garantiti sui beni della società
Se conservi questi documenti in un luogo diverso dalla sede legale, devi comunicare a Companies House dove si trovano.
Cosa è cambiato a novembre 2025
Dal 18 novembre 2025 le società non devono più tenere propri registri dei director, degli indirizzi di residenza dei director, dei secretary o delle persone con controllo significativo (PSC). Queste informazioni sono tenute da Companies House, e devi mantenerle aggiornate lì. Il register of members resta obbligatorio.
Scritture contabili
Le scritture contabili devono riportare:
- tutto il denaro incassato e speso, compresi contributi e sussidi
- i beni della società
- i debiti verso la società e della società
- il magazzino a fine esercizio, e gli inventari usati per calcolarlo
- i beni acquistati e venduti, e da chi sono stati acquistati e a chi venduti (salvo che si tratti di commercio al dettaglio)
Conserva anche i documenti giustificativi: fatture di vendita e di acquisto, ricevute, estratti conto, contratti e corrispondenza rilevante.
Documenti di buste paga e IVA
Se la società gestisce buste paga, conserva i dati su retribuzioni, trattenute e versamenti a HMRC. Se è registrata ai fini IVA, conserva le registrazioni IVA e presenta le dichiarazioni in formato digitale con Making Tax Digital. Di solito se ne occupano il commercialista o il software paghe.
Per quanto tempo conservarli
Conserva le scritture contabili per 6 anni dalla fine dell'ultimo esercizio a cui si riferiscono. Conservale più a lungo se:
- un'operazione riguarda più di un periodo contabile
- la società ha acquistato un bene destinato a durare più di 6 anni, come un macchinario
- la Company Tax Return è stata presentata in ritardo
- HMRC ha avviato un controllo
I documenti relativi a delibere e riunioni vanno conservati per almeno 10 anni.
In Italia le scritture contabili si conservano in genere per 10 anni secondo il codice civile. Se la società ha anche obblighi in Italia, ad esempio perché vi è considerata fiscalmente residente o vi ha una stabile organizzazione, chiedi al tuo commercialista italiano quali termini rispettare.
Dove e come conservarli
I documenti possono essere cartacei o digitali, purché completi, accurati e consultabili quando servono. Consigli pratici:
- Usa un software di contabilità e collega il conto bancario aziendale.
- Fotografa o scansiona le ricevute appena le ricevi.
- Tieni insieme i documenti societari, idealmente presso la sede legale.
- Fai copie di sicurezza dei documenti digitali.
- Tieni separate le spese personali da quelle aziendali.
Sanzioni per una tenuta scorretta
HMRC può applicare una sanzione fino a £3.000 se una società non tiene correttamente le proprie scritture, e i director possono essere interdetti. Una documentazione carente rende anche difficile dimostrare le spese, e può portarti a pagare più imposte del necessario.
I documenti quando la società chiude
Se chiudi una società, conserva i documenti per il periodo richiesto anche dopo lo scioglimento. Concorda con gli altri director chi li conserverà e dove.
Come può aiutarti Form My Company
Parti con documenti impostati correttamente. Ogni società che costituiamo comprende libri sociali digitali, share certificate, atto costitutivo e statuto. Il nostro servizio di contabilità, IVA e buste paga tiene aggiornate le scritture contabili, il servizio Bilancio annuale prepara e deposita il bilancio e il nostro indirizzo di sede legale ti offre un indirizzo presso cui conservare i libri sociali obbligatori.
Domande frequenti
Per quanto tempo una limited company deve conservare i documenti?
Le scritture contabili per 6 anni dalla fine dell'esercizio a cui si riferiscono, a volte di più. I documenti relativi a delibere e riunioni per almeno 10 anni.
Posso conservare i documenti societari in formato digitale?
Sì. Vanno bene sia carta sia digitale, purché i documenti siano completi, accurati e consultabili quando servono.
Qual è la sanzione per una tenuta scorretta delle scritture?
HMRC può multare la società fino a £3.000, e i director possono essere interdetti.
Mi serve ancora un registro dei director?
No. Dal 18 novembre 2025 queste informazioni sono tenute solo da Companies House, ma devi mantenerle aggiornate lì. Il register of members resta obbligatorio.