Welche Unterlagen muss eine Limited aufbewahren?

Ordentliche Unterlagen sind gesetzlich vorgeschrieben, machen das Leben aber auch leichter: Der Jahresabschluss ist schneller erstellt, Sie können Fragen von HMRC beantworten und wissen, wie es dem Unternehmen wirklich geht. Als Director sind Sie dafür verantwortlich, dass Unterlagen geführt werden – auch wenn ein Buchhalter die Arbeit macht.

Firmenunterlagen

Eine Limited muss Unterlagen führen über:

• ihre Mitglieder (Gesellschafter), im Register of Members
• Beschlüsse der Gesellschafter und Abstimmungsergebnisse
• Protokolle von Gesellschafterversammlungen und Board-Sitzungen
• Schuldverschreibungen (Debentures) – Zusagen, Kredite zu einem künftigen Zeitpunkt zurückzuzahlen – und an wen sie zu zahlen sind
• Freistellungen (Indemnities) – Zusagen, für Schäden aufzukommen, die durch Verschulden der Firma entstehen, etwa zugunsten von Directors
• Anteilskäufe, etwa den Rückkauf eigener Anteile
• Kredite oder Hypotheken, die mit Firmenvermögen besichert sind

Bewahren Sie diese Unterlagen nicht am Geschäftssitz auf, müssen Sie Companies House mitteilen, wo sie sich befinden.

Was sich im November 2025 geändert hat

Seit dem 18. November 2025 müssen Firmen keine eigenen Register mehr über Directors, deren Wohnanschriften, Secretaries oder Personen mit maßgeblichem Einfluss (PSCs) führen. Diese Angaben werden bei Companies House geführt und müssen dort aktuell gehalten werden. Das Register of Members ist weiterhin vorgeschrieben.

Buchhaltungsunterlagen

Ihre Buchhaltungsunterlagen müssen zeigen:

• alle Einnahmen und Ausgaben, einschließlich Zuschüssen und Fördergeldern
• das Vermögen der Firma
• Forderungen und Verbindlichkeiten der Firma
• den Lagerbestand am Ende des Geschäftsjahres und die zugrunde liegenden Inventuren
• eingekaufte und verkaufte Waren und von wem Sie gekauft bzw. an wen Sie verkauft haben (außer im Einzelhandel)

Bewahren Sie auch die Belege auf: Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge und relevante Korrespondenz.

Lohn- und VAT-Unterlagen

Führt die Firma eine Lohnabrechnung, bewahren Sie Unterlagen über Löhne, Abzüge und Zahlungen an HMRC auf. Ist sie für die VAT registriert, führen Sie VAT-Aufzeichnungen und reichen die Erklärungen digital über Making Tax Digital ein. Die Details übernimmt meist Ihr Buchhalter oder Ihre Lohnsoftware.

Wie lange Sie Unterlagen aufbewahren

Bewahren Sie Buchhaltungsunterlagen 6 Jahre ab Ende des letzten Geschäftsjahres auf, auf das sie sich beziehen. Bewahren Sie sie länger auf, wenn:

• ein Geschäftsvorfall mehr als einen Abrechnungszeitraum betrifft
• die Firma einen Vermögenswert mit über 6 Jahren Nutzungsdauer gekauft hat, etwa Maschinen
• die Company Tax Return verspätet eingereicht wurde
• HMRC eine Prüfung (Compliance Check) begonnen hat

Unterlagen über Beschlüsse und Versammlungen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

Wohnen Sie in Deutschland, Österreich oder der Schweiz und ist die Firma dort ebenfalls steuerpflichtig, können dort zusätzlich eigene, teils längere Aufbewahrungsfristen gelten. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater vor Ort.

Wo und wie Sie sie aufbewahren

Unterlagen können auf Papier oder digital geführt werden, solange sie vollständig und korrekt sind und bei Bedarf vorgelegt werden können. Praktische Tipps:

1. Nutzen Sie Buchhaltungssoftware und verbinden Sie Ihr Geschäftskonto.
2. Fotografieren oder scannen Sie Belege sofort.
3. Bewahren Sie Firmenunterlagen gesammelt auf, idealerweise am Geschäftssitz.
4. Sichern Sie digitale Unterlagen zuverlässig.
5. Trennen Sie private und geschäftliche Ausgaben.

Strafen bei mangelhaften Unterlagen

HMRC kann eine Strafe von bis zu 3.000 £ verhängen, wenn eine Firma keine ordnungsgemäßen Unterlagen führt, und Directors können disqualifiziert werden. Schlechte Unterlagen erschweren außerdem den Nachweis von Ausgaben – das kann bedeuten, dass Sie mehr Steuern zahlen als nötig.

Unterlagen nach der Schließung

Schließen Sie eine Firma, bewahren Sie ihre Unterlagen nach der Auflösung für die vorgeschriebene Dauer weiter auf. Vereinbaren Sie mit den anderen Directors, wer sie wo aufbewahrt.

So hilft Ihnen Form My Company

Starten Sie mit richtig angelegten Unterlagen. Jede von uns gegründete Firma erhält digitale Register, Anteilszertifikate sowie Memorandum und Satzung. Unser Service Buchhaltung, VAT und Lohnabrechnung hält Ihre Buchhaltung aktuell, unser Service Jahresabschluss erstellt und reicht Ihren Jahresabschluss ein, und unsere Registered Office Address gibt Ihnen eine Adresse, an der die gesetzlichen Unterlagen aufbewahrt werden können.

Häufige Fragen