W skrócie: Spółka LTD musi prowadzić dokumentację korporacyjną (np. rejestr udziałowców, uchwały i protokoły) oraz księgową (wpływy i wydatki, majątek, długi, zapasy i dokumenty źródłowe). Dokumentację księgową przechowuj co najmniej 6 lat od końca roku obrotowego, którego dotyczy. HMRC może nałożyć na spółkę karę do 3000 £ za złą dokumentację, a dyrektorzy mogą otrzymać zakaz pełnienia funkcji.
Dobra dokumentacja to wymóg prawny, ale też ułatwienie: sprawozdania przygotowuje się szybciej, możesz odpowiedzieć na pytania HMRC i wiesz, jak naprawdę radzi sobie firma. Jako dyrektor odpowiadasz za prowadzenie dokumentacji, nawet jeśli pracę wykonuje księgowy.
Dokumentacja korporacyjna
Spółka LTD musi prowadzić dokumentację dotyczącą:
- swoich członków (udziałowców) – w rejestrze udziałowców (register of members)
- uchwał podjętych przez udziałowców i wyników głosowań
- protokołów zgromadzeń wspólników i posiedzeń zarządu
- obligacji (debentures) – zobowiązań do spłaty pożyczek w przyszłym terminie – i tego, na czyją rzecz są wymagalne
- zobowiązań do naprawienia szkody (indemnities) – obietnic zapłaty, gdy coś pójdzie nie tak z winy spółki, np. na rzecz dyrektorów
- transakcji nabycia udziałów, np. odkupu udziałów
- kredytów lub hipotek zabezpieczonych na majątku spółki
Jeśli przechowujesz tę dokumentację w innym miejscu niż siedziba spółki, musisz poinformować Companies House, gdzie się znajduje.
Co zmieniło się w listopadzie 2025 r.
Od 18 listopada 2025 r. spółki nie muszą już prowadzić własnych rejestrów dyrektorów, adresów zamieszkania dyrektorów, sekretarzy ani osób sprawujących znaczącą kontrolę (PSC). Te informacje przechowuje Companies House i to tam musisz je aktualizować. Rejestr udziałowców nadal jest wymagany.
Dokumentacja księgowa
Dokumentacja księgowa musi pokazywać:
- wszystkie otrzymane i wydane pieniądze, w tym dotacje i świadczenia pomocowe
- majątek spółki
- długi spółki i należności od innych
- zapasy na koniec roku obrotowego oraz inwentaryzacje, na podstawie których je ustalono
- kupione i sprzedane towary oraz od kogo je kupiono i komu sprzedano (chyba że prowadzisz handel detaliczny)
Przechowuj też dokumenty źródłowe: faktury sprzedaży i zakupu, paragony, wyciągi bankowe, umowy i istotną korespondencję.
Dokumentacja płacowa i VAT
Jeśli spółka prowadzi listę płac, przechowuj dokumentację wynagrodzeń, potrąceń i wpłat do HMRC. Jeśli jest zarejestrowana do VAT, prowadź ewidencję VAT i składaj deklaracje cyfrowo w ramach Making Tax Digital. Szczegółami zwykle zajmuje się księgowy lub program płacowy.
Jak długo przechowywać dokumentację
Dokumentację księgową przechowuj przez 6 lat od końca ostatniego roku obrotowego, którego dotyczy. Przechowuj ją dłużej, jeśli:
- transakcja obejmuje więcej niż jeden okres rozliczeniowy
- spółka kupiła składnik majątku, który ma służyć dłużej niż 6 lat, np. sprzęt
- zeznanie Company Tax Return zostało złożone z opóźnieniem
- HMRC wszczął kontrolę (compliance check)
Dokumentację uchwał i zgromadzeń trzeba przechowywać co najmniej 10 lat.
Jeśli spółka jest zarządzana z Polski, pamiętaj, że polskie przepisy mogą przewidywać własne okresy przechowywania dokumentów – zapytaj polskiego doradcę podatkowego.
Gdzie i jak przechowywać dokumentację
Dokumentacja może być papierowa lub cyfrowa, o ile jest kompletna, dokładna i można ją okazać na żądanie. Praktyczne wskazówki:
- Korzystaj z programu księgowego i połącz go z firmowym kontem bankowym.
- Fotografuj lub skanuj paragony od razu po ich otrzymaniu.
- Przechowuj dokumentację korporacyjną razem, najlepiej w siedzibie spółki.
- Bezpiecznie twórz kopie zapasowe dokumentów cyfrowych.
- Oddzielaj wydatki prywatne od firmowych.
Kary za złą dokumentację
HMRC może nałożyć karę do 3000 £, jeśli spółka nie prowadzi prawidłowej dokumentacji, a dyrektorzy mogą otrzymać zakaz pełnienia funkcji. Zła dokumentacja utrudnia też udokumentowanie wydatków, co może oznaczać zapłatę wyższego podatku niż to konieczne.
Dokumentacja po zamknięciu spółki
Jeśli zamykasz spółkę, przechowuj jej dokumentację przez wymagany okres po rozwiązaniu. Uzgodnij z pozostałymi dyrektorami, kto i gdzie będzie ją przechowywać.
Jak może pomóc Form My Company
Zacznij od prawidłowo przygotowanej dokumentacji. Każda założona przez nas spółka otrzymuje cyfrowe rejestry, certyfikaty udziałowe oraz memorandum i umowę spółki. Usługa księgowości, VAT i płac dba o aktualność dokumentacji księgowej, usługa sprawozdań rocznych obejmuje przygotowanie i złożenie sprawozdań, a adres siedziby zapewnia miejsce, w którym można przechowywać dokumentację ustawową.
Najczęstsze pytania
Jak długo spółka LTD musi przechowywać dokumentację?
Dokumentację księgową przez 6 lat od końca roku obrotowego, którego dotyczy, czasem dłużej. Dokumentację uchwał i zgromadzeń – co najmniej 10 lat.
Czy mogę prowadzić dokumentację spółki w formie cyfrowej?
Tak. Forma papierowa lub cyfrowa jest dopuszczalna, o ile dokumentacja jest kompletna, dokładna i można ją okazać na żądanie.
Jaka jest kara za nieprowadzenie prawidłowej dokumentacji?
HMRC może nałożyć na spółkę karę do 3000 £, a dyrektorzy mogą otrzymać zakaz pełnienia funkcji.
Czy nadal potrzebuję rejestru dyrektorów?
Nie. Od 18 listopada 2025 r. te informacje przechowuje wyłącznie Companies House, ale musisz je tam aktualizować. Rejestr udziałowców nadal jest wymagany.