Qu'est-ce qu'une apostille britannique et quand la demander ?

Si vous devez utiliser un document de votre société britannique à l'étranger, par exemple pour ouvrir un compte bancaire, immatriculer une succursale ou signer un contrat, l'autorité étrangère peut vous demander qu'il soit « apostillé » ou « légalisé ».

Ce qu'est une apostille

Une apostille est un certificat joint à un document britannique, ou lié électroniquement à celui-ci. Elle confirme que la signature, le sceau ou le cachet figurant sur le document émane bien d'un fonctionnaire britannique, d'un solicitor ou d'un notaire. Les pays signataires de la Convention de La Haye sur l'apostille acceptent cette formalité à la place de contrôles supplémentaires par leur propre ambassade.

Au Royaume-Uni, les apostilles sont délivrées par le FCDO Legalisation Office.

Ce que l'apostille ne fait pas

L'apostille ne confirme pas que le contenu du document est vrai ou exact. Elle authentifie uniquement la signature, le sceau ou le cachet. C'est l'organisme destinataire qui décide s'il accepte le document lui-même.

Quand en avez-vous besoin ?

Exemples courants pour une société :

• le certificat de constitution (certificate of incorporation) ;
• un Certificate of Good Standing ;
• un Certificate of Incumbency, qui liste les directeurs et les actionnaires ;
• les statuts (articles of association) et les décisions du conseil ;
• les procurations ;
• les documents demandés par une banque étrangère ou pour ouvrir une succursale à l'étranger.

Les particuliers ont aussi besoin d'apostilles pour des actes de naissance, de mariage ou des diplômes.

Quels documents peuvent être apostillés

Le FCDO ne peut apostiller qu'un document portant une signature, un sceau ou un cachet qu'il est en mesure de vérifier, par exemple celui d'un fonctionnaire britannique, d'un tribunal, d'un solicitor ou d'un notaire britannique. Beaucoup de documents de société, comme les copies certifiées délivrées par Companies House, peuvent être apostillés. D'autres doivent d'abord être certifiés par un solicitor ou un notaire britannique. Voir notre service Documents notariés.

Apostille papier ou électronique

Le FCDO propose deux voies principales :

• L'apostille papier : vous envoyez l'original ou le document certifié, et vous le recevez en retour avec une apostille papier jointe. C'est plus long et des frais de coursier s'ajoutent.
• L'e-Apostille : un document PDF signé électroniquement par un notaire ou un solicitor britannique est téléversé puis renvoyé sous forme numérique. C'est généralement beaucoup plus rapide.

Le FCDO indique un délai d'environ 15 jours ouvrés pour le service papier standard à compter de la réception des documents, hors acheminement, et d'environ 2 jours ouvrés pour l'e-Apostille. Ces délais peuvent évoluer : vérifiez-les avant de vous fixer une échéance.

Avant de choisir, assurez-vous que le pays et l'organisme destinataires acceptent l'e-Apostille. Ce n'est pas toujours le cas.

Utiliser un document apostillé en France

La France est partie à la Convention de La Haye : un document britannique apostillé n'a donc pas besoin d'être légalisé en plus par le consulat de France. En pratique :

• La traduction. Les administrations, les greffes et de nombreuses banques en France demandent une traduction en français réalisée par un traducteur assermenté (traducteur-expert inscrit auprès d'une cour d'appel). Renseignez-vous sur ce point avant de commander.
• Ordre des opérations. Faites d'abord apostiller le document original, puis faites traduire l'ensemble, apostille comprise.
• Ancienneté du document. Certains organismes français n'acceptent que des documents récents, souvent de moins de trois mois. Demandez-le par écrit.
• E-Apostille. Vérifiez auprès de votre interlocuteur en France qu'il accepte un document électronique ; certains exigent encore une version papier.

Les pays hors Convention de l'apostille

Certains pays ne sont pas parties à la Convention. Pour eux, les documents doivent en général être apostillés par le FCDO puis légalisés par l'ambassade ou le consulat du pays concerné au Royaume-Uni. Vérifiez les exigences du pays destinataire avant de commencer.

Étape par étape

1. Demandez à l'organisme destinataire quel document il lui faut exactement, et sous quelle forme.
2. Obtenez la bonne version, par exemple une copie certifiée de Companies House.
3. Faites-la certifier par un solicitor ou un notaire si nécessaire.
4. Demandez l'apostille papier ou électronique au FCDO Legalisation Office.
5. Organisez l'éventuelle légalisation consulaire et la traduction.

Conseils pour éviter les retards

• Demandez par écrit les exigences de l'organisme destinataire.
• Vérifiez s'il vous faut un original, une copie certifiée ou un document récent. Certains pays n'acceptent que des documents émis depuis quelques mois.
• Vérifiez que les noms sont orthographiés de la même manière sur tous les documents.
• Prévoyez la traduction si le pays destinataire l'exige.

Comment Form My Company peut vous aider

Notre service Documents apostillés coûte 190 £. Nous obtenons les bons documents, organisons la certification notariale si nécessaire, demandons l'apostille et vous envoyons le résultat. Nous pouvons expédier les documents par coursier au Royaume-Uni (30 £) ou à l'international, y compris en France (70 £).

Questions fréquentes