Kurz gesagt: Eine Apostille ist eine Bescheinigung des britischen Außenministeriums (Foreign, Commonwealth and Development Office, FCDO), die bestätigt, dass Unterschrift, Siegel oder Stempel auf einer britischen öffentlichen Urkunde echt sind. Damit wird das Dokument in Staaten des Haager Apostille-Übereinkommens anerkannt – dazu gehören Deutschland, Österreich und die Schweiz. Die Apostille bestätigt nicht, dass der Inhalt des Dokuments richtig ist.
Wenn Sie ein Dokument Ihrer britischen Firma im Ausland verwenden möchten, etwa für ein Bankkonto, die Eintragung einer Zweigniederlassung oder einen Vertrag, verlangt die ausländische Stelle oft eine „Apostille“ oder „Legalisation“.
Was eine Apostille ist
Eine Apostille ist eine Bescheinigung, die an ein britisches Dokument angeheftet oder elektronisch mit ihm verknüpft wird. Sie bestätigt, dass Unterschrift, Siegel oder Stempel auf dem Dokument von einem britischen Amtsträger, Solicitor oder Notar stammen. Staaten, die dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten sind, akzeptieren die Apostille ohne weitere Prüfung durch ihre Botschaft.
Deutschland, Österreich und die Schweiz sind Vertragsstaaten. Für britische Unterlagen, die Sie dort vorlegen, genügt also in der Regel die Apostille.
Im UK stellt das FCDO Legalisation Office die Apostillen aus.
Was eine Apostille nicht leistet
Eine Apostille bestätigt nicht, dass der Inhalt des Dokuments wahr oder richtig ist. Sie bestätigt nur Unterschrift, Siegel oder Stempel. Ob die empfangende Stelle das Dokument selbst akzeptiert, entscheidet sie.
Wann Sie eine brauchen könnten
Typische Beispiele für Firmen:
- die Gründungsurkunde (Certificate of Incorporation);
- ein Certificate of Good Standing;
- ein Certificate of Incumbency mit Directors und Gesellschaftern;
- Satzung (Articles of Association) und Gesellschafterbeschlüsse;
- Vollmachten;
- Unterlagen für ausländische Banken, Handelsregister oder die Eröffnung einer Zweigniederlassung.
Auch Privatpersonen brauchen Apostillen, etwa für Geburts- und Heiratsurkunden oder Zeugnisse.
Welche Dokumente eine Apostille erhalten können
Das FCDO kann nur Dokumente apostillieren, die eine Unterschrift, ein Siegel oder einen Stempel tragen, den es prüfen kann – etwa von einem britischen Amtsträger, einem Gericht oder einem britischen Solicitor oder Notar. Viele Gesellschaftsunterlagen, etwa beglaubigte Kopien von Companies House, können direkt apostilliert werden. Andere müssen zuerst von einem britischen Solicitor oder Notar beglaubigt werden. Siehe unseren Service Notariell beglaubigte Dokumente.
Papier- oder elektronische Apostille
Das FCDO bietet zwei Hauptwege:
- Papier-Apostille: Sie schicken das Original oder die beglaubigte Kopie ein und erhalten es mit angehefteter Apostille zurück. Das dauert länger, und es fallen Kurierkosten an.
- e-Apostille: Ein von einem britischen Notar oder Solicitor elektronisch signiertes PDF wird hochgeladen und digital zurückgegeben. Das geht meist deutlich schneller.
Nach Angaben des FCDO dauert der Standardservice für Papier etwa 15 Werktage ab Eingang der Unterlagen zuzüglich Versand, die e-Apostille etwa 2 Werktage. Die Zeiten können sich ändern; prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie eine Frist setzen.
Klären Sie vorher, ob das Land und die Stelle, die das Dokument erhalten, eine e-Apostille akzeptieren. Nicht alle tun das – manche Banken, Notare und Register im deutschsprachigen Raum bestehen weiterhin auf Papier.
Länder außerhalb des Apostille-Übereinkommens
Einige Länder sind dem Übereinkommen nicht beigetreten. Dort brauchen Dokumente meist eine Apostille des FCDO und zusätzlich eine Legalisation durch die Botschaft oder das Konsulat des Landes im UK. Prüfen Sie die Anforderungen des Empfängerlandes, bevor Sie beginnen.
Schritt für Schritt
- Fragen Sie die empfangende Stelle genau, welches Dokument sie in welcher Form braucht.
- Besorgen Sie die richtige Fassung, zum Beispiel eine beglaubigte Kopie von Companies House.
- Lassen Sie sie bei Bedarf von einem Solicitor oder Notar beglaubigen.
- Beantragen Sie beim FCDO Legalisation Office eine Papier- oder e-Apostille.
- Organisieren Sie gegebenenfalls Botschaftslegalisation und Übersetzung.
Tipps gegen Verzögerungen
- Lassen Sie sich die Anforderungen schriftlich von der empfangenden Stelle bestätigen.
- Klären Sie, ob ein Original, eine beglaubigte Kopie oder ein aktueller Auszug verlangt wird. Manche Stellen akzeptieren nur Dokumente, die in den letzten Monaten ausgestellt wurden.
- Achten Sie darauf, dass Namen in allen Dokumenten gleich geschrieben sind (auch Umlaute).
- Planen Sie eine Übersetzung ein. In Deutschland verlangen Behörden und Register oft eine Übersetzung durch einen öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer.
So hilft Ihnen Form My Company
Unser Service Dokumente mit Apostille kostet 190 £. Wir besorgen die richtigen Dokumente, organisieren die notarielle Beglaubigung, beantragen die Apostille und senden Ihnen das Ergebnis zu. Wir versenden Unterlagen per Kurier innerhalb des UK (30 £) oder international, etwa nach Deutschland, Österreich oder in die Schweiz (70 £).
Häufige Fragen
Wer stellt im UK Apostillen aus?
Das FCDO Legalisation Office stellt Apostillen für britische Dokumente aus.
Wird eine britische Apostille in Deutschland anerkannt?
Ja. Deutschland, Österreich und die Schweiz sind Vertragsstaaten des Haager Apostille-Übereinkommens. Eine weitere Legalisation durch die Botschaft ist in der Regel nicht nötig, eine Übersetzung aber oft schon.
Beweist eine Apostille, dass der Inhalt stimmt?
Nein. Sie bestätigt nur, dass Unterschrift, Siegel oder Stempel echt sind.
Was ist eine e-Apostille?
Eine elektronische Apostille zu einem PDF, das ein britischer Notar oder Solicitor elektronisch signiert hat. Prüfen Sie, ob die empfangende Stelle sie akzeptiert.
Akzeptieren alle Länder Apostillen?
Nein. Länder außerhalb des Übereinkommens verlangen meist eine zusätzliche Legalisation durch ihre Botschaft oder ihr Konsulat.