In breve: l'apostille è un certificato rilasciato dal Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) britannico che conferma l'autenticità di firma, sigillo o timbro su un documento pubblico del Regno Unito. Permette di usare il documento nei paesi che aderiscono alla Convenzione dell'Aia sull'apostille, tra cui l'Italia. Non conferma che il contenuto del documento sia corretto.
Se devi usare un documento della tua società inglese all'estero, ad esempio per aprire un conto in banca, registrare una sede secondaria, presentarlo in Camera di Commercio o firmare un contratto, l'ente che lo riceve potrebbe chiederti che sia "apostillato" o "legalizzato".
Cos'è l'apostille
L'apostille è un certificato applicato su un documento britannico, o collegato a esso in forma elettronica. Conferma che firma, sigillo o timbro sul documento appartengono a un pubblico ufficiale, a un solicitor o a un notaio del Regno Unito. I paesi che hanno firmato la Convenzione dell'Aia sull'apostille, come l'Italia, accettano l'apostille senza ulteriori verifiche da parte della propria ambasciata.
Nel Regno Unito le apostille sono rilasciate dal FCDO Legalisation Office.
Cosa non fa l'apostille
L'apostille non conferma che il contenuto del documento sia vero o esatto. Conferma solo firma, sigillo o timbro. È l'ente che riceve il documento a decidere se accettarlo.
Quando potrebbe servirti
Esempi frequenti per le società:
- il certificate of incorporation (certificato di costituzione);
- un Certificate of Good Standing;
- un Certificate of Incumbency, con l'elenco di director e soci;
- lo statuto (articles of association) e le delibere del consiglio;
- procure;
- documenti per banche estere o per aprire una sede secondaria all'estero.
Anche i privati hanno bisogno dell'apostille per certificati di nascita, matrimonio e titoli di studio.
Quali documenti si possono apostillare
Il FCDO può apostillare solo un documento che riporti una firma, un sigillo o un timbro verificabili, ad esempio di un pubblico ufficiale britannico, di un tribunale, oppure di un solicitor o notaio del Regno Unito. Molti documenti societari, come le copie certificate rilasciate da Companies House, possono essere apostillati. Altri vanno prima certificati da un solicitor o da un notaio britannico. Vedi il nostro servizio Documenti notarili.
Apostille cartacea o elettronica
Il FCDO offre due strade principali:
- Apostille cartacea: invii il documento originale o certificato e lo ricevi indietro con l'apostille applicata. Richiede più tempo e ci sono costi di spedizione.
- e-Apostille: un documento PDF firmato elettronicamente da un notaio o solicitor britannico viene caricato e restituito in formato digitale. Di solito è molto più rapida.
Secondo il FCDO, il servizio cartaceo standard richiede circa 15 giorni lavorativi dal ricevimento dei documenti, più la consegna, mentre l'e-Apostille circa 2 giorni lavorativi. I tempi possono cambiare: verifica la situazione attuale prima di fissare una scadenza.
Prima di scegliere, controlla che il paese e l'ente che ricevono il documento accettino l'e-Apostille. Non tutti lo fanno. Se il documento è destinato a un ufficio pubblico italiano, chiedi conferma in anticipo.
Paesi che non aderiscono alla Convenzione
Alcuni paesi non fanno parte della Convenzione. Per questi, i documenti di solito richiedono un'apostille del FCDO e poi un'ulteriore legalizzazione da parte dell'ambasciata o del consolato di quel paese nel Regno Unito. Verifica i requisiti del paese di destinazione prima di iniziare.
Passo dopo passo
- Chiedi all'ente che riceve il documento quale documento serve esattamente e in quale forma.
- Procurati la versione giusta, ad esempio una copia certificata di Companies House.
- Se necessario, falla certificare da un solicitor o da un notaio.
- Richiedi al FCDO Legalisation Office l'apostille cartacea o elettronica.
- Organizza l'eventuale legalizzazione consolare e la traduzione.
Consigli per evitare ritardi
- Fatti indicare per iscritto i requisiti dall'ente che riceve il documento.
- Verifica se serve l'originale, una copia certificata o una copia recente. Alcuni paesi accettano solo documenti emessi negli ultimi mesi.
- Controlla che i nomi siano scritti allo stesso modo su tutti i documenti.
- Metti in conto la traduzione: in Italia molti enti chiedono una traduzione giurata (asseverata) in italiano.
Come può aiutarti Form My Company
Il nostro servizio Documenti con apostille costa £190. Ci procuriamo i documenti giusti, organizziamo l'eventuale certificazione notarile, richiediamo l'apostille e ti inviamo il risultato. Possiamo spedire i documenti con corriere nel Regno Unito (£30) o all'estero, Italia compresa (£70).
Domande frequenti
Chi rilascia l'apostille nel Regno Unito?
Il FCDO Legalisation Office rilascia l'apostille sui documenti britannici.
L'apostille dimostra che il contenuto del documento è vero?
No. Conferma soltanto che firma, sigillo o timbro sono autentici.
Che cos'è l'e-Apostille?
È un'apostille elettronica applicata a un documento PDF firmato digitalmente da un notaio o solicitor britannico. Verifica che il paese o l'ente di destinazione la accetti.
Un documento inglese con apostille è valido in Italia?
L'Italia aderisce alla Convenzione dell'Aia, quindi non serve la legalizzazione consolare. Molti enti italiani chiedono però anche una traduzione giurata in italiano: verificalo prima.