W skrócie: Apostille to poświadczenie wydawane przez brytyjskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych (FCDO), które potwierdza autentyczność podpisu, pieczęci lub stempla na brytyjskim dokumencie urzędowym. Dzięki niemu dokument jest uznawany w państwach będących stronami Konwencji haskiej, w tym w Polsce. Apostille nie potwierdza, że treść dokumentu jest prawdziwa.
Jeśli chcesz użyć dokumentu brytyjskiej spółki za granicą – na przykład żeby otworzyć konto w polskim banku, zarejestrować oddział lub podpisać umowę – zagraniczna instytucja może poprosić o dokument z apostille lub zalegalizowany.
Czym jest apostille
Apostille to poświadczenie dołączane do brytyjskiego dokumentu fizycznie lub elektronicznie. Potwierdza, że podpis, pieczęć lub stempel na dokumencie należy do brytyjskiego urzędnika, radcy prawnego (solicitor) lub notariusza. Państwa, które podpisały Konwencję haską znoszącą wymóg legalizacji, akceptują apostille zamiast dodatkowej weryfikacji przez własną ambasadę. Polska i Wielka Brytania są stronami tej konwencji.
W UK apostille wydaje FCDO Legalisation Office.
Czego apostille nie potwierdza
Apostille nie potwierdza, że treść dokumentu jest prawdziwa lub dokładna. Potwierdza jedynie podpis, pieczęć lub stempel. O tym, czy sam dokument zostanie przyjęty, decyduje instytucja, która go otrzymuje.
Kiedy może być potrzebne
Typowe dokumenty spółek:
- certyfikat założenia spółki (certificate of incorporation);
- Certificate of Good Standing, czyli zaświadczenie o dobrej kondycji spółki;
- Certificate of Incumbency z listą dyrektorów i udziałowców;
- umowa spółki (articles of association) i uchwały zarządu;
- pełnomocnictwa;
- dokumenty dla zagranicznych banków lub do otwarcia oddziału za granicą.
Osoby prywatne potrzebują apostille także na aktach urodzenia, małżeństwa i dyplomach.
Które dokumenty mogą otrzymać apostille
FCDO może opatrzyć apostille tylko dokument z podpisem, pieczęcią lub stemplem, które jest w stanie zweryfikować – np. brytyjskiego urzędnika, sądu albo brytyjskiego solicitora lub notariusza. Wiele dokumentów spółek, np. uwierzytelnione odpisy z Companies House, może otrzymać apostille. Inne muszą najpierw zostać poświadczone przez brytyjskiego solicitora lub notariusza. Zobacz naszą usługę Dokumenty notarialne.
Apostille papierowe czy elektroniczne
FCDO oferuje dwie główne ścieżki:
- Apostille papierowe: wysyłasz oryginał lub poświadczony dokument i otrzymujesz go z powrotem z dołączonym apostille. Trwa to dłużej i wiąże się z kosztami kuriera.
- e-Apostille: dokument PDF podpisany elektronicznie przez brytyjskiego notariusza lub solicitora jest przesyłany i zwracany w formie cyfrowej. Zwykle to znacznie szybsze.
Według FCDO standardowa usługa papierowa trwa około 15 dni roboczych od otrzymania dokumentów (plus czas dostawy), a e-Apostille – około 2 dni roboczych. Terminy mogą się zmieniać, więc sprawdź aktualną sytuację, zanim ustalisz termin.
Przed wyborem upewnij się, że kraj i instytucja, która otrzyma dokument, akceptują e-Apostille. Nie wszystkie to robią – warto zapytać o to wprost, także polski bank czy urząd.
Kraje spoza Konwencji haskiej
Niektóre państwa nie są stronami konwencji. W ich przypadku dokumenty zwykle potrzebują apostille z FCDO, a następnie dodatkowej legalizacji w ambasadzie lub konsulacie danego kraju w UK. Przed rozpoczęciem sprawdź wymagania kraju docelowego.
Krok po kroku
- Zapytaj instytucję docelową, jakiego dokumentu dokładnie potrzebuje i w jakiej formie.
- Uzyskaj właściwą wersję, np. uwierzytelniony odpis z Companies House.
- W razie potrzeby poświadcz go u solicitora lub notariusza.
- Złóż wniosek do FCDO Legalisation Office o apostille papierowe lub elektroniczne.
- Zorganizuj ewentualną legalizację w ambasadzie i tłumaczenie.
Jak uniknąć opóźnień
- Poproś instytucję docelową o wymagania na piśmie.
- Sprawdź, czy potrzebny jest oryginał, odpis poświadczony czy dokument niedawno wydany. Niektóre kraje przyjmują tylko dokumenty wydane w ostatnich kilku miesiącach.
- Sprawdź, czy imiona i nazwiska są zapisane identycznie we wszystkich dokumentach.
- Zaplanuj tłumaczenie, jeśli kraj docelowy go wymaga. W Polsce urzędy i sądy zwykle oczekują tłumaczenia przysięgłego – potwierdź to z instytucją, która otrzyma dokument.
Jak może pomóc Form My Company
Nasza usługa Dokumenty z apostille kosztuje 190 £. Pozyskujemy właściwe dokumenty, organizujemy poświadczenie notarialne, składamy wniosek o apostille i wysyłamy Ci gotowe dokumenty. Wysyłka kurierem na terenie UK kosztuje 30 £, a za granicę, np. do Polski, 70 £.
Najczęstsze pytania
Kto wydaje apostille w Wielkiej Brytanii?
Apostille na dokumentach brytyjskich wydaje FCDO Legalisation Office.
Czy apostille potwierdza, że treść dokumentu jest prawdziwa?
Nie. Potwierdza jedynie autentyczność podpisu, pieczęci lub stempla.
Co to jest e-Apostille?
To elektroniczne apostille dołączone do dokumentu PDF podpisanego elektronicznie przez brytyjskiego notariusza lub solicitora. Sprawdź, czy kraj docelowy je akceptuje.
Czy brytyjski dokument z apostille będzie uznany w Polsce?
Polska jest stroną Konwencji haskiej, więc apostille zastępuje legalizację. Instytucja może jednak wymagać tłumaczenia przysięgłego i dokumentu wydanego niedawno – sprawdź to wcześniej.
Czy wszystkie kraje akceptują apostille?
Nie. Kraje spoza Konwencji haskiej zwykle wymagają dodatkowej legalizacji w swojej ambasadzie lub konsulacie.