Adresse de correspondance ou siège social : la différence

Lorsque vous créez une limited company au Royaume-Uni, Companies House vous demande plusieurs adresses. Deux d'entre elles sont souvent confondues : l'adresse du siège social (registered office address) et l'adresse de correspondance (service address). Les deux figurent sur le registre public, mais elles n'ont pas le même rôle et ne suivent pas les mêmes règles.

L'adresse du siège social

Le siège social est l'adresse officielle de la société. Companies House, le HMRC, les tribunaux et les autres organismes y envoient leurs courriers officiels. Elle figure sur le registre public et doit aussi apparaître sur votre site internet, vos factures et vos courriers.

Depuis le 4 mars 2024, le siège social doit être une « appropriate address ». Cela signifie que :

• les documents qui y sont envoyés doivent parvenir à une personne agissant pour la société ;
• la remise des documents peut être attestée par une personne qui signe à leur réception ;
• il ne peut pas s'agir d'une boîte postale.

Il doit aussi se trouver dans la même nation du Royaume-Uni que celle où la société est immatriculée. Une société immatriculée en Écosse doit avoir son siège en Écosse. Une société immatriculée en Angleterre et pays de Galles doit l'avoir en Angleterre ou au pays de Galles. Une société d'Irlande du Nord doit l'avoir en Irlande du Nord.

Si Companies House constate qu'un siège social n'est pas conforme, il peut le remplacer par une adresse par défaut. La société dispose alors de 28 jours pour fournir une adresse valable, faute de quoi elle peut être radiée.

L'adresse de correspondance

L'adresse de correspondance appartient à une personne, pas à la société. Chaque directeur et chaque personne exerçant un contrôle significatif (PSC) en fournit une. C'est là que sont envoyés les courriers adressés à cette personne en raison de sa fonction dans la société, et elle figure sur le registre public.

Les règles sont plus souples :

• elle peut se trouver n'importe où dans le monde ;
• ce doit être un lieu où les documents peuvent être remis et leur réception attestée ;
• elle n'a pas besoin d'être dans la même nation du Royaume-Uni que la société.

Chaque personne indique aussi son adresse de résidence habituelle. Celle-ci reste confidentielle si elle diffère de l'adresse de correspondance.

Comparaison point par point

• À qui elle appartient : siège social – à la société ; adresse de correspondance – à chaque directeur ou PSC.
• Où elle peut se trouver : siège social – dans la même nation du Royaume-Uni que la société ; adresse de correspondance – n'importe où.
• Publique ? Les deux figurent sur le registre public.
• Boîte postale autorisée ? Ni l'une ni l'autre ne devrait être une boîte postale.
• Qui la modifie : la société dépose le changement pour les deux, avec son company authentication code (code d'authentification).

Puis-je utiliser une seule adresse pour les deux ?

Oui. Beaucoup de petites sociétés utilisent la même adresse pour le siège social et pour l'adresse de correspondance de chaque directeur. C'est souvent la solution la plus simple, surtout avec un service de domiciliation professionnel.

Ce qu'il faut éviter, c'est d'utiliser son domicile pour les deux sans y réfléchir. Les deux seraient alors publiques, et votre adresse personnelle resterait dans l'historique des dépôts de la société.

Vous vivez en France : que choisir ?

• Le siège social doit obligatoirement se trouver au Royaume-Uni. Une adresse en France n'est pas possible, d'où le recours à un service de domiciliation à Londres ou à Édimbourg.
• L'adresse de correspondance peut être votre adresse en France. Mais elle sera publique et consultable par tous sur le registre de Companies House. Si vous préférez protéger votre vie privée, utilisez une adresse professionnelle au Royaume-Uni.
• Le courrier officiel (Companies House, HMRC) arrive au siège social. Prévoyez sa numérisation ou sa réexpédition vers la France pour ne manquer aucune échéance.

Choisir vos adresses

Posez-vous ces questions :

1. Est-ce que je veux que mon adresse personnelle figure sur un registre public ? Sinon, utilisez une autre adresse pour les deux.
2. Quelqu'un pourra-t-il toujours recevoir et signer le courrier au siège social ?
3. Mes co-directeurs vivent-ils à l'étranger ? Ils peuvent utiliser une adresse de correspondance à l'étranger, mais le siège social doit rester dans la nation britannique de la société.
4. Ai-je besoin d'une adresse commerciale pour mes clients ? C'est une décision distincte. Vous pouvez opter pour un bureau virtuel à Londres ou un bureau virtuel à Édimbourg.

Comment Form My Company peut vous aider

Nous fournissons une adresse de siège social à Londres ou à Édimbourg pour 250 £ par an, et une adresse de correspondance pour directeur pour 250 £ par an. Les deux sont incluses la première année dans notre Pack Confidentialité. Nous pouvons aussi vous indiquer quelle adresse convient à chaque personne de votre société avant tout dépôt.

Questions fréquentes