In breve: la sede legale (registered office) è l'indirizzo ufficiale della società per la corrispondenza legale e deve essere un indirizzo idoneo nella stessa nazione britannica della società. Il service address è l'indirizzo per la corrispondenza, pubblicato, di un director o di un PSC e può trovarsi in qualsiasi paese del mondo, anche in Italia.
Quando costituisci una LTD nel Regno Unito, Companies House ti chiede diversi indirizzi. Due vengono spesso confusi: la sede legale (registered office address) e il service address. Entrambi compaiono nel registro pubblico, ma hanno funzioni diverse e seguono regole diverse.
La sede legale (registered office)
La sede legale è l'indirizzo ufficiale della società. Qui Companies House, HMRC, i tribunali e altri enti inviano le comunicazioni formali. Compare nel registro pubblico e va indicata anche sul sito web, sulle fatture e sulla carta intestata.
Dal 4 marzo 2024 la sede legale deve essere un "indirizzo idoneo" (appropriate address). Ciò significa che:
- i documenti inviati lì devono arrivare all'attenzione di qualcuno che agisce per conto della società;
- la consegna dei documenti deve poter essere registrata da qualcuno che firma per riceverli;
- non può essere una casella postale.
Deve inoltre trovarsi nella stessa nazione britannica in cui la società è registrata. Una società registrata in Scozia ha bisogno di una sede legale in Scozia. Una società registrata in Inghilterra e Galles ne ha bisogno in Inghilterra o in Galles. Una società dell'Irlanda del Nord ne ha bisogno in Irlanda del Nord.
Se Companies House ritiene che una sede legale non sia idonea, può sostituirla con un indirizzo predefinito. La società ha poi 28 giorni per indicare un indirizzo valido, altrimenti rischia la cancellazione dal registro.
Il service address
Il service address appartiene a una persona, non alla società. Ogni director e ogni persona con controllo significativo (PSC) ne indica uno. È l'indirizzo a cui vengono inviate le comunicazioni rivolte a quella persona nel suo ruolo all'interno della società, ed è visibile nel registro pubblico.
Le regole sono più leggere:
- può trovarsi in qualsiasi paese del mondo;
- deve essere un luogo in cui i documenti possano essere consegnati e ricevuti;
- non deve trovarsi nella stessa nazione britannica della società.
Ogni persona indica anche il proprio indirizzo di residenza abituale. Questo resta riservato se è diverso dal service address.
Confronto diretto
- A chi appartiene: sede legale – alla società; service address – a ogni director o PSC.
- Dove può trovarsi: sede legale – nella stessa nazione britannica della società; service address – ovunque.
- È pubblico? Entrambi compaiono nel registro pubblico.
- Casella postale ammessa? No, in nessuno dei due casi.
- Chi lo modifica: la società deposita la modifica per entrambi, usando il company authentication code.
Posso usare un solo indirizzo per entrambi?
Sì. Molte piccole società usano lo stesso indirizzo come sede legale e come service address di ogni director. Spesso è la soluzione più semplice, soprattutto se ti affidi a un servizio di domiciliazione professionale.
Quello che conviene evitare è usare casa tua per entrambi senza pensarci. Diventerebbero entrambi pubblici e il tuo indirizzo di casa resterebbe nello storico dei depositi della società. Se vivi in Italia, poi, la casa non può comunque fare da sede legale: quella deve essere nel Regno Unito.
Come scegliere gli indirizzi
Chiediti:
- Voglio che il mio indirizzo di casa compaia in un registro pubblico? Se no, usa un indirizzo diverso per entrambi.
- Ci sarà sempre qualcuno in grado di ricevere e firmare la posta presso la sede legale?
- I miei co-director vivono all'estero? Possono usare un service address fuori dal Regno Unito, ma la sede legale deve comunque trovarsi nella nazione britannica della società.
- Mi serve un indirizzo commerciale per i clienti? È una decisione separata. Potrebbe esserti utile un ufficio virtuale a Londra o un ufficio virtuale a Edimburgo.
Come può aiutarti Form My Company
Offriamo una sede legale a Londra o Edimburgo a £250 all'anno e un service address per i director a £250 all'anno. Entrambi sono inclusi per il primo anno nel nostro pacchetto Privacy. Prima di depositare qualsiasi documento, possiamo anche spiegarti quale indirizzo è adatto a ciascuna persona della tua società.
Domande frequenti
La sede legale può essere casa mia?
Sì, se è un indirizzo idoneo nella nazione britannica giusta. Sarà però pubblica, per questo molti titolari preferiscono un indirizzo professionale. Chi vive in Italia ha comunque bisogno di una sede legale nel Regno Unito.
Il service address di un director può essere in Italia?
Sì. Il service address può trovarsi in qualsiasi paese. È la sede legale che deve essere nella stessa nazione britannica della società.
Posso usare una casella postale come sede legale?
No. Dal 4 marzo 2024 una casella postale non può essere usata come sede legale.
Devo indicare la sede legale sulle fatture?
Sì. Le società devono indicare sede legale, denominazione e numero di registrazione sulla corrispondenza commerciale, sulle fatture e sul sito web.