Adres do doręczeń a adres siedziby spółki LTD – różnice

Przy zakładaniu spółki LTD w Wielkiej Brytanii Companies House prosi o kilka adresów. Dwa z nich są często mylone: adres siedziby (registered office address) i adres do doręczeń (service address). Oba są widoczne w publicznym rejestrze, ale pełnią inne funkcje i podlegają innym zasadom.

Adres siedziby (registered office)

Adres siedziby to oficjalny adres spółki. Companies House, HMRC, sądy i inne instytucje wysyłają tu pisma urzędowe. Adres jest widoczny w publicznym rejestrze i musi też widnieć na stronie internetowej, fakturach i korespondencji firmowej.

Od 4 marca 2024 r. adres siedziby musi być tzw. „appropriate address”. Oznacza to, że:

• dokumenty wysłane na ten adres powinny trafić do osoby działającej w imieniu spółki;
• doręczenie dokumentów może zostać potwierdzone podpisem;
• nie może to być skrytka pocztowa (PO box).

Adres musi się też znajdować w tej samej części UK, w której zarejestrowano spółkę. Spółka zarejestrowana w Szkocji potrzebuje siedziby w Szkocji. Spółka zarejestrowana w Anglii i Walii – w Anglii lub Walii. Spółka z Irlandii Północnej – w Irlandii Północnej.

Jeśli Companies House uzna, że adres siedziby nie spełnia wymogów, może go zmienić na adres domyślny. Spółka ma wtedy 28 dni na podanie prawidłowego adresu – w przeciwnym razie może zostać wykreślona z rejestru.

Adres do doręczeń (service address)

Adres do doręczeń należy do osoby, a nie do spółki. Podaje go każdy dyrektor i każda osoba sprawująca znaczącą kontrolę (PSC). Na ten adres trafia korespondencja kierowana do tej osoby w związku z jej funkcją w spółce. Jest on widoczny w publicznym rejestrze.

Zasady są tu łagodniejsze:

• adres może być w dowolnym kraju;
• musi to być miejsce, w którym można doręczyć dokumenty i potwierdzić ich odbiór;
• nie musi znajdować się w tej samej części UK co spółka.

Każda osoba podaje też adres zamieszkania (usual residential address). Jeśli różni się on od adresu do doręczeń, pozostaje niepubliczny.

Porównanie

• Do kogo należy: adres siedziby – do spółki; adres do doręczeń – do każdego dyrektora lub PSC.
• Gdzie może się znajdować: adres siedziby – w tej samej części UK co spółka; adres do doręczeń – w dowolnym kraju.
• Czy jest publiczny? Oba są w publicznym rejestrze.
• Czy może to być PO box? Żaden z nich nie powinien być skrytką pocztową.
• Kto zgłasza zmianę: w obu przypadkach spółka, przy użyciu kodu uwierzytelniającego spółki (company authentication code).

Czy jeden adres może pełnić obie role?

Tak. Wiele małych spółek używa tego samego adresu jako siedziby i jako adresu do doręczeń każdego dyrektora. To często najprostsze rozwiązanie, zwłaszcza przy korzystaniu z profesjonalnej usługi adresowej.

Unikaj natomiast podawania w obu miejscach adresu domowego bez zastanowienia. Byłby on wtedy publiczny i na stałe pozostałby w historii dokumentów spółki.

Jak wybrać adresy

Zadaj sobie pytania:

1. Czy chcę, żeby mój adres domowy był w publicznym rejestrze? Jeśli nie, użyj innego adresu w obu przypadkach.
2. Czy pod adresem siedziby zawsze ktoś odbierze pocztę i pokwituje jej odbiór?
3. Czy moi współdyrektorzy mieszkają za granicą, np. w Polsce? Mogą podać zagraniczny adres do doręczeń, ale siedziba spółki i tak musi być we właściwej części UK.
4. Czy potrzebuję adresu handlowego dla klientów? To osobna decyzja. Możesz rozważyć wirtualne biuro w Londynie lub wirtualne biuro w Edynburgu.

Jak może pomóc Form My Company

Zapewniamy adres siedziby spółki w Londynie lub Edynburgu za 250 £ rocznie oraz adres do doręczeń dla dyrektora za 250 £ rocznie. Oba są wliczone na pierwszy rok w naszym Pakiecie Privacy. Zanim cokolwiek złożysz, możemy też wyjaśnić, który adres będzie odpowiedni dla każdej osoby w Twojej spółce.

Najczęstsze pytania