En bref : la service address est l'adresse de correspondance d'un directeur (ou d'une personne exerçant un contrôle significatif) que Companies House publie au registre public. Vous devez tout de même communiquer votre adresse personnelle à Companies House, mais elle reste confidentielle si vous utilisez une autre adresse de correspondance.
Tout directeur d'une société britannique doit fournir deux adresses à Companies House : son adresse de résidence habituelle et une adresse de correspondance (service address). Seule l'adresse de correspondance apparaît au registre public. Bien la choisir est l'un des moyens les plus simples de protéger votre vie privée.
Qu'est-ce que l'adresse de correspondance d'un directeur ?
C'est l'adresse à laquelle peuvent vous être envoyés, en tant que directeur, les courriers officiels et les actes juridiques. Elle est publiée au registre de Companies House, que chacun peut consulter gratuitement en ligne.
Ce n'est pas forcément l'endroit où vous vivez. Il peut s'agir du siège social de votre société, d'une adresse professionnelle ou d'une adresse fournie par un agent de création de sociétés.
La même règle s'applique aux personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) – généralement les actionnaires qui détiennent plus de 25 % des actions ou des droits de vote.
Votre adresse personnelle reste confidentielle
Companies House a tout de même besoin de votre adresse de résidence habituelle. Elle est conservée dans une partie protégée du registre. Elle n'est pas montrée au public, mais peut être communiquée à certains organismes publics, comme la police ou le HMRC, et dans certains cas aux agences de référence de crédit.
Si vous indiquez votre domicile comme adresse de correspondance, il apparaîtra au registre public. Beaucoup de nouveaux directeurs le font par inadvertance lors de la création. Une fois au registre, l'adresse reste dans l'historique des dépôts, même si vous la changez ensuite.
Qu'est-ce qu'une adresse de correspondance valable ?
Une adresse de correspondance peut se trouver n'importe où dans le monde. Il doit s'agir d'un lieu réel où le courrier peut être distribué et où quelqu'un peut accuser réception des documents. En pratique, elle doit :
- être une adresse postale complète, pas seulement un numéro de boîte postale
- être relevée régulièrement, pour ne pas manquer d'actes de procédure ni de courriers officiels
- être tenue à jour auprès de Companies House
Contrairement au siège social, l'adresse de correspondance d'un directeur n'a pas à se trouver dans la même nation britannique que la société. Un directeur qui vit en France peut utiliser une adresse de correspondance en France, ou une adresse au Royaume-Uni.
Pourquoi utiliser une adresse de correspondance distincte ?
Il y a de bonnes raisons de ne pas publier votre adresse personnelle :
- Vie privée et sécurité. Le registre est public : n'importe qui peut voir où vit un directeur qui a donné son domicile.
- Moins de courrier indésirable. Les adresses publiées attirent la publicité et parfois les arnaques.
- Une image professionnelle. Une adresse d'entreprise rassure davantage clients et fournisseurs.
- Les déménagements. Si vous déménagez, seule votre adresse personnelle doit être mise à jour ; votre adresse publique peut rester la même.
Comment indiquer ou modifier votre adresse de correspondance
Vous la fournissez lors de la création de la société ou de votre nomination comme directeur. Pour la modifier ensuite :
- Connectez-vous au service en ligne de Companies House avec le code d'authentification de votre société.
- Choisissez l'option de modification des informations d'un directeur.
- Saisissez la nouvelle adresse de correspondance et la date du changement.
- Validez. Companies House ne facture pas ce changement.
Les changements doivent être déclarés à Companies House dans les 14 jours. Pensez aussi à prévenir votre banque et vos autres contacts.
Puis-je faire retirer mon ancienne adresse personnelle du registre ?
Si votre domicile a été utilisé comme adresse de correspondance par le passé, vous pouvez demander à Companies House de le retirer des documents anciens du registre public. Des frais s'appliquent pour chaque document, sous certaines conditions : consultez les recommandations actuelles de Companies House avant de faire la demande.
Erreurs fréquentes
- Utiliser son domicile comme adresse de correspondance « pour l'instant » et oublier de la changer.
- Utiliser le siège social d'une société que l'on ne contrôle plus.
- Choisir une adresse où personne ne relève le courrier.
- Oublier que le siège social peut aussi révéler votre domicile s'il s'agit de la même adresse.
Comment Form My Company peut vous aider
Nous proposons une adresse de correspondance pour directeur à Londres ou à Édimbourg pour 250 £ par an, TVA comprise. Nous recevons votre courrier officiel et vous prévenons à son arrivée. Elle est aussi incluse pour la première année dans notre Privacy Package, avec une adresse de siège social. Vous hésitez sur l'adresse à utiliser ? Appelez ou écrivez à notre équipe d'Édimbourg et nous vous expliquerons les options.
Questions fréquentes
L'adresse de correspondance du directeur est-elle la même chose que le siège social ?
Non. Le siège social est l'adresse officielle de la société ; l'adresse de correspondance est celle du directeur. Vous pouvez utiliser la même adresse pour les deux si cela vous convient.
L'adresse de correspondance doit-elle être au Royaume-Uni ?
Non. Elle peut se trouver n'importe où dans le monde, y compris en France, à condition que le courrier puisse y être distribué et que quelqu'un le traite.
Mon adresse personnelle sera-t-elle publique si j'utilise une adresse de correspondance ?
Non. Votre adresse de résidence habituelle est conservée dans une partie protégée du registre. Elle n'est pas publiée, mais peut être communiquée à certains organismes publics.
Dans quel délai faut-il signaler un changement à Companies House ?
Dans les 14 jours. Vous pouvez le faire en ligne avec le code d'authentification de la société.