In breve: il service address è l'indirizzo per la corrispondenza di un director (o di una persona con controllo significativo) che Companies House mostra nel registro pubblico. Devi comunque comunicare a Companies House il tuo indirizzo di residenza, ma resta riservato se usi un service address diverso.
Ogni director di una società britannica deve fornire a Companies House due indirizzi: l'indirizzo di residenza abituale e un service address (indirizzo per le notifiche). Solo il service address compare nel registro pubblico. Sceglierlo bene è uno dei modi più semplici per proteggere la tua privacy.
Che cos'è il service address di un director?
Il service address è l'indirizzo a cui possono essere inviati lettere ufficiali e atti legali destinati a te in qualità di director. È pubblicato nel registro di Companies House, che chiunque può consultare online gratuitamente.
Non deve essere il luogo in cui vivi. Può essere la sede legale della società, un indirizzo commerciale o un indirizzo fornito da un'agenzia di costituzione.
La stessa regola vale per le persone con controllo significativo (PSC) – di solito i soci che detengono più del 25% delle azioni o dei diritti di voto.
Il tuo indirizzo di residenza resta privato
Companies House ha comunque bisogno del tuo indirizzo di residenza abituale. Viene conservato in una parte protetta del registro. Non è visibile al pubblico, ma può essere condiviso con alcuni enti pubblici, come la polizia o HMRC, e in alcuni casi con le agenzie di informazioni creditizie.
Se indichi l'indirizzo di casa come service address, comparirà nel registro pubblico. Molti nuovi director lo fanno per errore durante la costituzione. Una volta nel registro, resta nello storico dei depositi anche se lo cambi in seguito.
Quale service address è valido?
Un service address può trovarsi ovunque nel mondo. Deve essere un luogo reale dove la posta può essere consegnata e dove qualcuno può firmare per ricevere i documenti. In pratica, un service address dovrebbe:
- essere un indirizzo postale completo, non solo il numero di una casella postale
- essere controllato regolarmente, così non perdi atti giudiziari o lettere ufficiali
- essere tenuto aggiornato presso Companies House
A differenza della sede legale, il service address di un director non deve trovarsi nella stessa nazione del Regno Unito della società. Un director che vive in Italia può usare un service address in Italia oppure un indirizzo nel Regno Unito. Un indirizzo britannico ha però il vantaggio che le lettere ufficiali arrivano più in fretta e non rischiano di perdersi nelle spedizioni internazionali.
Perché usare un service address separato?
Ci sono buoni motivi per non pubblicare il tuo indirizzo di casa:
- Privacy e sicurezza. Il registro è pubblico. Chiunque può vedere dove vive un director che usa l'indirizzo di casa come service address.
- Meno lettere indesiderate. Gli indirizzi pubblicati attirano posta pubblicitaria e a volte truffe.
- Un'immagine professionale. Un indirizzo commerciale può fare una migliore impressione su clienti e fornitori.
- Traslochi. Se cambi casa, devi aggiornare solo l'indirizzo di residenza. Il service address pubblico può restare lo stesso.
Come indicare o cambiare il service address
Indichi un service address quando costituisci la società o quando vieni nominato director. Per cambiarlo in seguito:
- Accedi al servizio online di Companies House con il codice di autenticazione della società.
- Scegli l'opzione per modificare i dati di un director.
- Inserisci il nuovo service address e la data della modifica.
- Invia la modifica. Companies House non applica alcuna tassa.
Le modifiche vanno comunicate a Companies House entro 14 giorni. Ricorda di aggiornare anche la banca e gli altri contatti.
Posso rimuovere il mio vecchio indirizzo di casa dal registro?
Se in passato hai usato l'indirizzo di casa come service address, puoi chiedere a Companies House di rimuoverlo dai documenti più vecchi del registro pubblico. È prevista una tassa per ogni documento e si applicano alcune condizioni, quindi controlla le indicazioni aggiornate di Companies House prima di presentare la domanda.
Errori comuni
- Usare l'indirizzo di casa come service address «solo per ora» e dimenticarsi di cambiarlo.
- Usare la sede legale di una società che non controlli più.
- Scegliere un indirizzo dove nessuno controlla la posta.
- Dimenticare che anche la sede legale può rivelare il tuo indirizzo di casa, se coincidono.
Come può aiutarti Form My Company
Offriamo un service address per il director a Londra o a Edimburgo per £250 l'anno, IVA inclusa. Riceviamo la posta ufficiale per te e ti avvisiamo quando arriva. È incluso anche per il primo anno nel nostro Privacy Package, insieme a una sede legale. Non sai quale indirizzo usare? Chiama o scrivi al nostro team di Edimburgo e ti spiegheremo le opzioni.
Domande frequenti
Il service address del director è la stessa cosa della sede legale?
No. La sede legale è l'indirizzo ufficiale della società. Il service address è l'indirizzo per la corrispondenza personale del director. Puoi usare lo stesso indirizzo per entrambi, se ti è comodo.
Il service address deve essere nel Regno Unito?
No. Il service address di un director può trovarsi ovunque nel mondo, anche in Italia, purché la posta possa esservi consegnata e qualcuno se ne occupi.
Il mio indirizzo di casa sarà pubblico se uso un service address?
No. L'indirizzo di residenza abituale è conservato in una parte protetta del registro. Non è visibile al pubblico, anche se può essere condiviso con alcuni enti pubblici.
Entro quanto devo comunicare una modifica a Companies House?
Le modifiche ai dati di un director vanno comunicate entro 14 giorni. Puoi farlo online con il codice di autenticazione della società.