Qu'est-ce qu'un prestataire d'adresse commerciale ?

Beaucoup d'entreprises n'ont pas besoin d'un vrai bureau, mais il leur faut quand même une adresse à montrer aux clients. C'est ce que propose un prestataire d'adresse commerciale. Ce guide explique son rôle, ce qui le distingue des autres services d'adresse et les points à vérifier.

Qu'est-ce qu'une adresse commerciale ?

Votre adresse commerciale (trading address) est celle que vous affichez publiquement : sur votre site, vos factures, votre papier à en-tête, votre fiche Google Business Profile et vos réseaux sociaux. C'est là que clients et fournisseurs situent votre entreprise.

Pour une limited company, l'adresse commerciale est facultative. C'est l'adresse du siège social qui est légalement obligatoire.

Que fait un prestataire d'adresse commerciale ?

Il vous autorise à utiliser son adresse professionnelle comme adresse commerciale. Ses services comprennent en général :

• l'autorisation d'utiliser l'adresse sur votre site et vos documents ;
• la réception du courrier adressé à votre entreprise ;
• la numérisation, la réexpédition ou la conservation des lettres jusqu'à leur retrait ;
• parfois un accueil téléphonique ou des salles de réunion.

Ce service est souvent vendu sous le nom de bureau virtuel (virtual office). En France, on parlerait de domiciliation commerciale, avec quelques différences de cadre juridique.

Adresse commerciale, siège social et adresse de correspondance

• Siège social (registered office) : l'adresse juridique officielle de la société au registre public. Companies House et le HMRC y envoient leurs courriers officiels. Ce doit être une adresse appropriée dans la même nation du Royaume-Uni que la société, et ce ne peut pas être une boîte postale.
• Adresse de correspondance du directeur (service address) : l'adresse publique de chaque directeur, où les documents officiels peuvent lui être envoyés.
• Adresse commerciale : l'adresse que vous choisissez de montrer aux clients. Elle n'a pas de rôle juridique formel, mais doit rester honnête : ne laissez pas croire que vous disposez de locaux que vous n'avez pas.

Un même prestataire peut fournir les trois, mais ce sont des services distincts.

Qui fait appel à un prestataire d'adresse commerciale ?

• Les entreprises installées au domicile qui ne veulent pas que leurs clients connaissent leur adresse personnelle.
• Les entreprises en ligne qui ont besoin d'une adresse pour leur site et leurs conditions générales.
• Les fondateurs établis à l'étranger, en France par exemple, qui ont une société britannique et veulent une présence au Royaume-Uni.
• Les entreprises en croissance qui veulent une adresse dans une ville précise.
• Les freelances et consultants qui se déplacent beaucoup.

Les avantages

• Confidentialité. Votre adresse personnelle n'apparaît ni sur votre site ni dans votre marketing.
• Image professionnelle. Une adresse en centre-ville rassure les clients.
• Souplesse. Vous pouvez déménager sans changer d'adresse professionnelle.
• Gestion du courrier. Vos lettres sont traitées même quand vous voyagez.

À vérifier avant de souscrire

1. L'usage autorisé de l'adresse. Certains prestataires autorisent l'usage commercial mais pas le siège social, ou le facturent en plus.
2. Le traitement du courrier. Est-il numérisé, réexpédié ou conservé ? En combien de temps ? Combien coûte la réexpédition ?
3. Les colis. Certains prestataires n'acceptent pas les colis, ou en limitent la taille.
4. Les contrôles anti-blanchiment. Un prestataire britannique sérieux doit vérifier votre identité et votre activité. C'est bon signe.
5. Le contrat et le préavis. Vérifiez ce que devient votre courrier si vous partez.
6. Les règles de Google. Certaines cartes et annuaires en ligne encadrent l'usage des adresses virtuelles. Vérifiez avant de compter sur l'une d'elles pour le référencement local.

Erreurs fréquentes

• Supposer qu'une adresse commerciale peut aussi servir de siège social sans vérifier.
• Afficher son adresse personnelle sur son site et avoir ensuite du mal à la faire disparaître des résultats de recherche.
• Oublier de mettre à jour l'adresse sur les factures, auprès de la banque et du HMRC en changeant de prestataire.

Comment Form My Company peut vous aider

Nous proposons une adresse professionnelle à Londres ou à Édimbourg avec nos services de bureau virtuel à Londres et de bureau virtuel à Édimbourg, à 350 £ par an chacun, TVA comprise. Besoin aussi d'un siège social ? Voir notre service d'adresse de siège social. Notre Pack Privacy comprend un siège social, une adresse de correspondance pour directeur et une adresse commerciale virtuelle pour la première année.

Questions fréquentes