Cos'è un fornitore di indirizzo commerciale?

Molte imprese non hanno bisogno di un vero ufficio, ma hanno comunque bisogno di un indirizzo da mostrare ai clienti. Un fornitore di indirizzo commerciale colma questa lacuna. Questa guida spiega cosa fa, in cosa si differenzia da altri servizi di indirizzo e cosa verificare.

Cos'è un indirizzo commerciale?

L'indirizzo commerciale (trading address) è quello che mostri al pubblico: su sito, fatture, carta intestata, profilo Google Business e social media. È il luogo in cui clienti e fornitori collocano la tua attività.

Per una limited company l'indirizzo commerciale è facoltativo. L'indirizzo obbligatorio per legge è quello della sede legale.

Cosa fa un fornitore di indirizzo commerciale?

Un fornitore ti permette di usare il suo indirizzo aziendale come tuo indirizzo commerciale. I servizi includono di solito:

• L'autorizzazione a usare l'indirizzo su sito e cancelleria.
• La ricezione della posta indirizzata alla tua attività.
• La scansione, l'inoltro o la custodia delle lettere per il ritiro.
• A volte un servizio di segreteria telefonica o sale riunioni.

Spesso viene venduto come ufficio virtuale (virtual office), simile a un servizio di domiciliazione.

Indirizzo commerciale, sede legale e indirizzo di servizio

• Sede legale (registered office) - l'indirizzo giuridico ufficiale della società nel registro pubblico. Companies House e HMRC inviano qui la corrispondenza ufficiale. Deve essere un indirizzo idoneo nella stessa nazione del Regno Unito della società, e non può essere una casella postale.
• Indirizzo di servizio del director - l'indirizzo pubblico di ogni director, a cui possono essergli inviati documenti ufficiali.
• Indirizzo commerciale - l'indirizzo che scegli di mostrare ai clienti. Non ha un ruolo giuridico formale, ma deve essere veritiero. Non devi far credere di avere locali che non hai.

Un solo fornitore può offrirli tutti e tre, ma sono servizi distinti.

Chi usa un fornitore di indirizzo commerciale?

• Attività gestite da casa che non vogliono far conoscere ai clienti il proprio indirizzo di casa.
• Attività online che hanno bisogno di un indirizzo per sito e condizioni di vendita.
• Fondatori che vivono all'estero, ad esempio in Italia, con una società britannica e che vogliono una presenza nel Regno Unito.
• Imprese in crescita che vogliono un indirizzo in una città specifica.
• Freelance e consulenti che si spostano spesso.

Vantaggi

• Privacy. Il tuo indirizzo di casa resta fuori da sito e marketing.
• Immagine professionale. Un indirizzo aziendale in città può rassicurare i clienti.
• Flessibilità. Puoi traslocare senza cambiare indirizzo aziendale.
• Gestione della posta. Le lettere vengono gestite anche quando sei in viaggio.

Cosa verificare prima di sottoscrivere

1. Per cosa puoi usare l'indirizzo. Alcuni fornitori consentono l'uso commerciale ma non come sede legale, o lo fanno pagare a parte.
2. Come viene gestita la posta. Viene scansionata, inoltrata o custodita? In quanto tempo? Quanto costa l'inoltro?
3. Pacchi. Alcuni fornitori non accettano pacchi o ne limitano le dimensioni.
4. Controlli antiriciclaggio. Un fornitore britannico serio deve verificare la tua identità e la tua attività. È un buon segno.
5. Contratto e preavviso. Verifica cosa succede alla tua posta se disdici.
6. Regole delle schede Google. Alcune mappe e directory online hanno regole sugli indirizzi virtuali. Verificale prima di contarci per la ricerca locale.

Errori frequenti

• Dare per scontato che un indirizzo commerciale possa valere anche come sede legale senza verificarlo.
• Pubblicare l'indirizzo di casa su un sito e scoprire poi che è difficile toglierlo dai risultati di ricerca.
• Dimenticare di aggiornare l'indirizzo su fatture, banca e HMRC quando cambi fornitore.

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Domande frequenti