Czym jest dostawca adresu handlowego dla firmy?

Wiele firm nie potrzebuje pełnego biura, ale nadal potrzebuje adresu, który może pokazać klientom. Tę lukę wypełnia dostawca adresu handlowego. Ten poradnik wyjaśnia, czym się zajmuje, czym różni się od innych usług adresowych i na co zwrócić uwagę.

Czym jest adres handlowy?

Adres handlowy (trading address) to adres, który pokazujesz publicznie: na stronie internetowej, fakturach, papierze firmowym, w profilu Google Business Profile i w mediach społecznościowych. To miejsce, z którym klienci i dostawcy kojarzą Twoją firmę.

W przypadku spółki LTD adres handlowy jest opcjonalny. Prawnie wymagany jest adres siedziby.

Co robi dostawca adresu handlowego?

Dostawca pozwala Ci używać swojego adresu firmowego jako adresu handlowego. Usługa zwykle obejmuje:

• Zgodę na używanie adresu na stronie internetowej i w dokumentach firmowych.
• Odbiór poczty kierowanej do Twojej firmy.
• Skanowanie, przekazywanie lub przechowywanie listów do odbioru.
• Czasem obsługę telefoniczną lub sale spotkań.

Często sprzedaje się to jako wirtualne biuro (virtual office).

Adres handlowy a adres siedziby i adres do doręczeń

• Adres siedziby (registered office) – oficjalny adres prawny spółki w publicznym rejestrze. Companies House i HMRC wysyłają tu oficjalną korespondencję. Musi to być odpowiedni adres w tej samej części UK co spółka i nie może to być skrytka pocztowa.
• Adres do doręczeń dyrektora (service address) – publiczny adres każdego dyrektora, na który można wysyłać mu oficjalne dokumenty.
• Adres handlowy – adres, który wybierasz do pokazywania klientom. Nie pełni formalnej roli prawnej, ale musi być uczciwy. Nie sugeruj, że masz lokal, którego nie masz.

Jeden dostawca może zapewnić wszystkie trzy, ale są to osobne usługi.

Kto korzysta z dostawcy adresu handlowego?

• Firmy działające z domu, które nie chcą, by klienci znali ich adres domowy.
• Firmy internetowe, które potrzebują adresu na stronę i do regulaminu.
• Założyciele z zagranicy z brytyjską spółką, którzy chcą obecności w UK – np. przedsiębiorcy z Polski obsługujący brytyjskich klientów.
• Rozwijające się firmy, które chcą adresu w konkretnym mieście.
• Freelancerzy i konsultanci, którzy często się przemieszczają.

Korzyści

• Prywatność. Twój adres domowy nie pojawia się na stronie ani w materiałach marketingowych.
• Profesjonalny wizerunek. Adres w dużym mieście może budzić zaufanie klientów.
• Elastyczność. Możesz się przeprowadzić bez zmiany adresu firmy.
• Obsługa poczty. Listy są obsługiwane nawet wtedy, gdy podróżujesz.

Co sprawdzić przed podpisaniem umowy

1. Do czego możesz używać adresu. Niektórzy dostawcy pozwalają na użycie handlowe, ale nie jako adresu siedziby, albo pobierają za to dodatkową opłatę.
2. Jak obsługiwana jest poczta. Czy jest skanowana, przekazywana czy przechowywana? Jak szybko? Ile kosztuje przekazywanie?
3. Paczki. Niektórzy dostawcy nie przyjmują paczek lub ograniczają ich rozmiar.
4. Kontrole AML. Rzetelny brytyjski dostawca musi sprawdzić Twoją tożsamość i firmę. To dobry znak.
5. Umowa i okres wypowiedzenia. Sprawdź, co dzieje się z pocztą, gdy zrezygnujesz.
6. Zasady wpisów w Google. Niektóre mapy i katalogi internetowe mają zasady dotyczące adresów wirtualnych. Sprawdź je, zanim oprzesz na nich lokalne wyszukiwanie.

Częste błędy

• Założenie bez sprawdzenia, że adres handlowy może służyć też jako adres siedziby.
• Podanie adresu domowego na stronie i późniejsze problemy z usunięciem go z wyników wyszukiwania.
• Niezaktualizowanie adresu na fakturach, w banku i w HMRC po zmianie dostawcy.

Jak może pomóc Form My Company

Oferujemy adres firmowy w Londynie lub Edynburgu w ramach usług wirtualne biuro w Londynie i wirtualne biuro w Edynburgu, każda za 350 £ rocznie z VAT. Potrzebujesz też adresu siedziby? Zobacz usługę adresu siedziby. Nasz Pakiet Privacy obejmuje adres siedziby, adres do doręczeń dla dyrektora i wirtualny adres handlowy na pierwszy rok.

Najczęstsze pytania