Datenschutzerklärung

Diese Informationen sind zu Ihrer Orientierung übersetzt. Rechtlich verbindliche Dokumente werden auf Englisch erstellt.

Diese deutsche Fassung ist eine Übersetzung zu Ihrer Information. Bei Abweichungen zwischen den Fassungen ist die englische Fassung maßgeblich.

Wer wir sind

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Form My Company personenbezogene Daten erhebt, nutzt und schützt, wenn Sie unsere Website, Ihr Kundenkonto und unsere Leistungen nutzen.

Verantwortlicher ist die IBA Limited, tätig unter dem Handelsnamen Form My Company (eingetragen in Schottland, Company Number SC660379), 9a Tinto Place, Edinburgh EH6 5GD, Schottland. E-Mail: info@formmycompany.co.uk. Telefon: +44 131 322 1309.

Wir halten uns an die UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) und den Data Protection Act 2018.

Welche Daten wir erheben

Wir erheben nur, was wir für unsere Leistungen und zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten brauchen. Dazu können gehören:

• Kontaktdaten – Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Postanschrift
• Firmendaten – geplanter Firmenname, Tätigkeit, Anteilsstruktur und eingetragener Sitz
• Angaben zu Directors, Gesellschaftern, Mitgliedern und Personen mit maßgeblichem Einfluss – vollständiger Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitzland, Beruf, Wohn- und Zustellanschrift
• Identitäts- und Geldwäsche-Informationen (AML) – Kopien von Reisepässen, Personalausweisen, Adressnachweisen, Personal Codes von Companies House und die Ergebnisse von Identitätsprüfungen
• Bestell- und Zahlungsdaten – was Sie gekauft haben, Rechnungen und Zahlungsstatus. Karten- und Bankdaten verarbeitet unser Zahlungsdienstleister Mollie; Ihre vollständigen Kartendaten sehen und speichern wir nicht
• Nachrichten – E-Mails, Telefonnotizen und Nachrichten über Ihr Kundenkonto
• Technische Daten – IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufene Seiten und, wenn Sie zustimmen, Analysedaten

Wenn Sie uns Daten anderer Personen mitteilen, etwa von Mit-Directors oder Gesellschaftern, müssen Sie sicherstellen, dass diese davon wissen und diese Datenschutzerklärung gesehen haben.

Wofür wir Ihre Daten nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage

• Zur Erbringung unserer Leistungen – Firmengründung, Meldungen an Companies House und HMRC, Bereitstellung von Adressen und Bearbeitung von Post. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
• Zur Identitätsprüfung und Verhinderung von Finanzkriminalität – Geldwäscheprüfungen, Sanktionslistenabgleich und Aufbewahrung nach den Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds (Information on the Payer) Regulations 2017. Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung.
• Zur Meldung gesetzlich öffentlicher Angaben – manche Angaben zu Directors, Gesellschaftern und PSCs erscheinen im öffentlichen Register von Companies House. Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung und Vertragserfüllung.
• Zum Betrieb Ihres Kundenkontos – Anmeldelinks, Bestellstatus, Dokumente und Nachrichten. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
• Zur Zahlungsabwicklung und Buchführung. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und rechtliche Verpflichtung.
• Für Service-Erinnerungen – etwa an Fristen für das Confirmation Statement oder Adressverlängerungen. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse, unseren Kunden bei der Einhaltung ihrer Pflichten zu helfen.
• Zur Verbesserung unserer Website – Analysen nur mit Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage: Einwilligung.
• Für Marketing-E-Mails – nur, wenn Sie sich dafür anmelden. Sie können sich jederzeit abmelden. Rechtsgrundlage: Einwilligung.

An wen wir Ihre Daten weitergeben

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wo es nötig ist:

• Companies House und HMRC – zur Einreichung von Anträgen, Erklärungen und Anmeldungen
• Anbieter für Identitäts- und Geldwäscheprüfungen – zur Prüfung von Ausweisdokumenten und zum Abgleich mit Sanktionslisten
• Mollie B.V. – unser Zahlungsdienstleister, der Zahlungen als eigenständiger Verantwortlicher nach seiner eigenen Datenschutzerklärung verarbeitet
• Dienstleister – Hosting, E-Mail-Versand, Cloud-Speicher und IT-Support, auf Grundlage von Verträgen, die sie zum Schutz Ihrer Daten verpflichten
• Fachpartner – etwa Buchhalter, Notare oder Kurierdienste, nur wenn Sie eine Leistung bestellen, die sie erfordert
• Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden – wo das Gesetz es verlangt, einschließlich Meldungen nach dem Geldwäscherecht

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht.

Übermittlungen ins Ausland

Manche unserer Dienstleister verarbeiten Daten möglicherweise außerhalb des UK. In diesem Fall stellen wir sicher, dass die Übermittlung geschützt ist, zum Beispiel durch eine britische Angemessenheitsregelung (UK Adequacy Regulation) oder das UK International Data Transfer Agreement bzw. Addendum.

Wie lange wir Ihre Daten speichern

• Geldwäsche- und Identitätsunterlagen – 5 Jahre ab Ende unserer Geschäftsbeziehung bzw. ab dem Datum einer einmaligen Transaktion, wie von den Money Laundering Regulations 2017 vorgeschrieben. Länger, wenn Gesetz oder Aufsichtsbehörde es verlangen.
• Buchhaltungs- und Rechnungsunterlagen – 6 Jahre ab Ende des betreffenden Geschäftsjahres.
• Unterlagen zu Gründungen und Meldungen – solange wir für Ihre Firma tätig sind, danach 6 Jahre.
• Nachrichten im Kundenkonto – solange Ihr Konto besteht, danach 6 Jahre.
• Marketing-Einstellungen – bis Sie sich abmelden oder Ihre Einwilligung widerrufen.
• Website-Analysen – bis zu 14 Monate.

Nach Ablauf dieser Fristen löschen oder anonymisieren wir die Daten sicher.

Wie wir Ihre Daten schützen

Ausweisdokumente und Firmenunterlagen werden in verschlüsselten Systemen mit eingeschränktem Zugriff gespeichert. Ihr Kundenkonto nutzt sichere, zeitlich begrenzte Anmeldelinks, die an Ihre E-Mail-Adresse gesendet werden. Bitte senden Sie Ausweisdokumente nicht per normaler E-Mail, sondern laden Sie sie in Ihrem Kundenkonto hoch.

Cookies

Wir verwenden notwendige Cookies, damit Website und Kundenkonto funktionieren – etwa, um Sie angemeldet zu halten, Ihren Warenkorb zu speichern und Formulare vor Missbrauch zu schützen. Dafür ist keine Einwilligung erforderlich. Eines davon speichert die von Ihnen gewählte Sprache (oder die Sprache, in der die Website bei Ihrem ersten Besuch angezeigt wurde), damit sich die Website beim nächsten Mal in dieser Sprache öffnet.

Analyse-Cookies setzen wir nur, wenn Sie über unser Cookie-Banner zustimmen. Sie helfen uns zu verstehen, wie die Website genutzt wird. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link zu den Cookie-Einstellungen unten auf jeder Seite ändern.

Ihre Rechte

Nach britischem Datenschutzrecht haben Sie das Recht:

• eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen
• die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen
• die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern wir keinen rechtlichen Grund zur Aufbewahrung haben
• die Einschränkung bestimmter Verarbeitungen zu verlangen oder ihnen zu widersprechen
• Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wo wir uns auf eine Einwilligung stützen

Manche Rechte sind eingeschränkt. So können wir Geldwäscheunterlagen nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist löschen, und wir können keine Angaben aus dem öffentlichen Register von Companies House entfernen – das kann nur Companies House selbst, und nur in begrenzten Fällen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an info@formmycompany.co.uk. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Beschwerden

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten nicht zufrieden sind, wenden Sie sich bitte zuerst an uns. Sie haben außerdem das Recht, sich beim Information Commissioner's Office (ICO) zu beschweren: ico.org.uk oder +44 303 123 1113.

Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Das Datum oben zeigt den Stand der letzten Änderung.