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Chi siamo
Questa informativa spiega come Form My Company raccoglie, utilizza e protegge i dati personali quando usi il nostro sito, l'area clienti e i nostri servizi.
Il titolare del trattamento è IBA Limited, che opera come Form My Company (società registrata in Scozia, company number SC660379), 9a Tinto Place, Edinburgh EH6 5GD, Scozia. Email: info@formmycompany.co.uk. Telefono: +44 131 322 1309.
Rispettiamo il Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito (UK GDPR) e il Data Protection Act 2018.
I dati che raccogliamo
Raccogliamo solo i dati necessari per fornire i nostri servizi e adempiere ai nostri obblighi di legge. Possono includere:
- Dati di contatto — nome, indirizzo email, numero di telefono e indirizzo postale
- Dati della società — denominazione proposta, attività, struttura del capitale e sede legale
- Dati di amministratori, soci, membri e titolari effettivi — nome completo, data di nascita, nazionalità, Paese di residenza, professione, indirizzo di residenza e indirizzo di servizio
- Dati di identificazione e antiriciclaggio (AML) — copie di passaporti, carte d'identità, prove di residenza, codici personali di Companies House ed esiti delle verifiche d'identità
- Dati di ordini e pagamenti — cosa hai acquistato, fatture e stato dei pagamenti. I dati di carte e conti bancari sono gestiti dal nostro fornitore di pagamenti, Mollie; non vediamo né conserviamo i dati completi della tua carta
- Messaggi — email, appunti di telefonate e messaggi inviati tramite l'area clienti
- Dati tecnici — indirizzo IP, tipo di browser, pagine visitate e, se acconsenti, dati statistici
Se ci fornisci informazioni su altre persone, come altri amministratori o soci, devi assicurarti che sappiano che le stai condividendo e che abbiano letto questa informativa.
Come usiamo i tuoi dati e su quale base giuridica
- Per fornire i nostri servizi — costituire società, effettuare depositi presso Companies House e HMRC, fornire indirizzi e gestire la posta. Base giuridica: esecuzione di un contratto.
- Per verificare l'identità e prevenire i reati finanziari — controlli antiriciclaggio, verifica delle liste di sanzioni e conservazione dei documenti ai sensi delle Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds (Information on the Payer) Regulations 2017. Base giuridica: obbligo di legge.
- Per depositare le informazioni che la legge richiede di rendere pubbliche — alcuni dati di amministratori, soci e PSC compaiono nel registro pubblico di Companies House. Base giuridica: obbligo di legge ed esecuzione di un contratto.
- Per gestire la tua area clienti — link di accesso, stato degli ordini, documenti e messaggi. Base giuridica: esecuzione di un contratto.
- Per incassare i pagamenti e tenere la contabilità. Base giuridica: esecuzione di un contratto e obbligo di legge.
- Per inviarti promemoria di servizio — per esempio sulle scadenze del confirmation statement o sui rinnovi degli indirizzi. Base giuridica: legittimo interesse ad aiutare i clienti a restare in regola.
- Per migliorare il nostro sito — con strumenti statistici solo se acconsenti. Base giuridica: consenso.
- Per inviarti email promozionali — solo se ti iscrivi. Puoi disiscriverti in qualsiasi momento. Base giuridica: consenso.
Con chi condividiamo i tuoi dati
Condividiamo i dati personali solo quando necessario:
- Companies House e HMRC — per depositare domande, dichiarazioni e registrazioni
- Fornitori di servizi di verifica dell'identità e antiriciclaggio — per controllare i documenti d'identità e verificare le liste di sanzioni
- Mollie B.V. — il nostro fornitore di pagamenti, che tratta i pagamenti come titolare autonomo secondo la propria informativa sulla privacy
- Fornitori di servizi — hosting, invio di email, archiviazione cloud e assistenza informatica, con contratti che li obbligano a proteggere i tuoi dati
- Partner professionali — come contabili, notai o corrieri, solo quando ordini un servizio che li richiede
- Autorità di vigilanza e forze dell'ordine — quando la legge ce lo impone, comprese le segnalazioni previste dalla normativa antiriciclaggio
Non vendiamo i tuoi dati personali.
Trasferimenti internazionali
Alcuni nostri fornitori possono trattare dati al di fuori del Regno Unito. In questi casi ci assicuriamo che il trasferimento sia tutelato, per esempio da un regolamento di adeguatezza del Regno Unito o dall'International Data Transfer Agreement o Addendum del Regno Unito.
Per quanto tempo conserviamo i dati
- Documenti antiriciclaggio e d'identità — 5 anni dalla fine del rapporto con te, o dalla data di un'operazione occasionale, come richiesto dalle Money Laundering Regulations 2017. Possiamo conservarli più a lungo se lo richiedono la legge o un'autorità di vigilanza.
- Documenti contabili e fatture — 6 anni dalla fine dell'esercizio a cui si riferiscono.
- Documenti di costituzione e deposito — per tutto il tempo in cui assistiamo la tua società, e poi per 6 anni.
- Messaggi dell'area clienti — finché il tuo account resta aperto, e poi per 6 anni.
- Preferenze di marketing — fino alla disiscrizione o alla revoca del consenso.
- Dati statistici del sito — fino a 14 mesi.
Al termine di questi periodi cancelliamo o anonimizziamo i dati in modo sicuro.
Come proteggiamo i tuoi dati
Documenti d'identità e libri sociali sono conservati in sistemi crittografati con accesso limitato. La tua area clienti usa link di accesso sicuri e a tempo, inviati al tuo indirizzo email. Non inviare documenti d'identità tramite normale email: caricali nella tua area clienti.
Cookie
Usiamo cookie tecnici necessari al funzionamento del sito e dell'area clienti — per esempio per mantenerti connesso, ricordare il carrello e proteggere i moduli da usi impropri. Questi non richiedono il tuo consenso. Uno di questi ricorda la lingua che hai scelto (o quella mostrata alla tua prima visita), così il sito si apre in quella lingua la volta successiva.
Usiamo cookie statistici solo se acconsenti tramite il banner dei cookie. Ci aiutano a capire come viene usato il sito. Puoi modificare la tua scelta in qualsiasi momento dal link alle impostazioni dei cookie in fondo a ogni pagina.
I tuoi diritti
In base alla normativa britannica sulla protezione dei dati hai il diritto di:
- Chiedere una copia dei tuoi dati personali
- Chiedere la rettifica di dati inesatti
- Chiedere la cancellazione dei tuoi dati, quando non abbiamo motivi legali per conservarli
- Chiedere la limitazione di alcuni trattamenti od opporti ad essi
- Chiedere i tuoi dati in un formato portabile
- Revocare il consenso in qualsiasi momento, quando il trattamento si basa sul consenso
Alcuni diritti sono limitati. Per esempio, non possiamo cancellare i documenti antiriciclaggio prima della fine del periodo di conservazione previsto dalla legge, né rimuovere informazioni dal registro pubblico di Companies House — può farlo solo Companies House, in casi limitati.
Per esercitare questi diritti, scrivi a info@formmycompany.co.uk. Risponderemo entro un mese.
Reclami
Se non sei soddisfatto di come trattiamo i tuoi dati, contattaci prima di tutto. Hai anche il diritto di presentare un reclamo all'Information Commissioner's Office (ICO) su ico.org.uk o al numero +44 303 123 1113.
Modifiche a questa informativa
Possiamo aggiornare questa informativa di tanto in tanto. La data in alto indica l'ultima modifica.