Информация на русском языке приводится для удобства. Юридически значимые документы составляются на английском языке.
Это перевод, предоставленный для удобства. В случае расхождений между переводом и английской версией преимущественную силу имеет английская версия.
Кто мы
Настоящая политика конфиденциальности объясняет, как Form My Company собирает, использует и защищает персональные данные, когда вы пользуетесь нашим сайтом, личным кабинетом и услугами.
Оператором (контролёром) данных является IBA Limited, действующая под торговым названием Form My Company (зарегистрирована в Шотландии, номер компании SC660379), 9a Tinto Place, Edinburgh EH6 5GD, Шотландия. Email: info@formmycompany.co.uk. Телефон: +44 131 322 1309.
Мы соблюдаем Общий регламент по защите данных Великобритании (UK GDPR) и Закон о защите данных 2018 года (Data Protection Act 2018).
Какие данные мы собираем
Мы собираем только то, что необходимо для оказания услуг и выполнения обязанностей по закону. Это может включать:
- Контактные данные — имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес
- Данные компании — предполагаемое название, вид деятельности, структура акционерного капитала и юридический адрес
- Данные директоров, акционеров, участников и лиц со значительным контролем — полное имя, дата рождения, гражданство, страна проживания, род занятий, адрес проживания и адрес для корреспонденции
- Данные для проверки личности и противодействия отмыванию денег (AML) — копии паспортов, удостоверений личности, подтверждения адреса, персональные коды Companies House и результаты проверок личности
- Данные о заказах и оплате — что вы купили, счета и статус оплаты. Данные карт и банковских счетов обрабатывает наш платёжный провайдер Mollie; мы не видим и не храним полные данные вашей карты
- Сообщения — письма, записи телефонных разговоров и сообщения через личный кабинет
- Технические данные — IP-адрес, тип браузера, посещённые страницы и, с вашего согласия, данные веб-аналитики
Если вы передаёте нам данные других людей, например со-директоров или акционеров, вы должны убедиться, что они знают об этом и ознакомились с этой политикой.
Как мы используем данные и правовые основания
- Для оказания услуг — регистрация компаний, подача документов в Companies House и HMRC, предоставление адресов и обработка почты. Правовое основание: исполнение договора.
- Для проверки личности и предотвращения финансовых преступлений — AML-проверки, проверка по санкционным спискам и хранение записей согласно Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds (Information on the Payer) Regulations 2017. Правовое основание: обязанность по закону.
- Для подачи сведений, которые по закону должны быть публичными — некоторые данные директоров, акционеров и PSC публикуются в открытом реестре Companies House. Правовое основание: обязанность по закону и исполнение договора.
- Для работы личного кабинета — ссылки для входа, статус заказов, документы и сообщения. Правовое основание: исполнение договора.
- Для приёма платежей и ведения бухгалтерского учёта. Правовое основание: исполнение договора и обязанность по закону.
- Для напоминаний об услугах — например, о сроках confirmation statement или продлении адреса. Правовое основание: законный интерес в том, чтобы помочь клиентам соблюдать требования.
- Для улучшения сайта — веб-аналитика только с вашего согласия. Правовое основание: согласие.
- Для маркетинговых рассылок — только если вы на них подписались. Отписаться можно в любой момент. Правовое основание: согласие.
Кому мы передаём данные
Мы передаём персональные данные только при необходимости:
- Companies House и HMRC — для подачи заявлений, отчётов и регистраций
- Провайдерам проверки личности и AML — для проверки документов и сверки с санкционными списками
- Mollie B.V. — нашему платёжному провайдеру, который обрабатывает платежи как самостоятельный контролёр согласно собственной политике конфиденциальности
- Поставщикам услуг — хостинг, отправка email, облачное хранение и ИТ-поддержка, по договорам, обязывающим их защищать ваши данные
- Профессиональным партнёрам — бухгалтерам, нотариусам или курьерам, только если вы заказали услугу, где они нужны
- Регуляторам и правоохранительным органам — если этого требует закон, включая сообщения по законодательству о противодействии отмыванию денег
Мы не продаём ваши персональные данные.
Передача данных за рубеж
Некоторые наши поставщики могут обрабатывать данные за пределами Великобритании. В таких случаях мы обеспечиваем защиту передачи, например на основании решения UK о достаточности защиты (adequacy regulation) или Международного соглашения о передаче данных (UK International Data Transfer Agreement) либо Дополнения (Addendum).
Как долго мы храним данные
- AML-записи и данные проверки личности — 5 лет с окончания деловых отношений с вами или с даты разовой сделки, как требуют Money Laundering Regulations 2017. Мы можем хранить их дольше, если этого требует закон или регулятор.
- Бухгалтерские записи и счета — 6 лет с окончания финансового года, к которому они относятся.
- Документы по регистрации и подаче отчётов — пока мы обслуживаем вашу компанию, затем 6 лет.
- Сообщения в личном кабинете — пока кабинет открыт, затем 6 лет.
- Маркетинговые настройки — пока вы не отпишетесь или не отзовёте согласие.
- Данные веб-аналитики — до 14 месяцев.
По истечении этих сроков мы надёжно удаляем или обезличиваем данные.
Как мы защищаем данные
Документы, удостоверяющие личность, и записи о компаниях хранятся в зашифрованных системах с ограниченным доступом. Для входа в личный кабинет используются защищённые ссылки с ограниченным сроком действия, которые отправляются на ваш email. Пожалуйста, не отправляйте документы обычной электронной почтой — загружайте их через личный кабинет.
Файлы cookie
Мы используем необходимые cookie, без которых не работают сайт и личный кабинет, — например, чтобы сохранять вход, помнить корзину и защищать формы от злоупотреблений. Для них согласие не требуется. Один из них запоминает выбранный вами язык (или язык, на котором сайт открылся при первом посещении), чтобы в следующий раз сайт открывался на нём.
Аналитические cookie мы используем, только если вы согласились в баннере cookie. Они помогают понять, как используется сайт. Изменить выбор можно в любой момент по ссылке на настройки cookie внизу каждой страницы.
Ваши права
По законодательству Великобритании о защите данных вы вправе:
- Запросить копию своих персональных данных
- Потребовать исправить неточные данные
- Потребовать удалить данные, если у нас нет законных оснований их хранить
- Потребовать ограничить определённые виды обработки или возразить против них
- Получить данные в переносимом формате
- В любой момент отозвать согласие, если обработка основана на согласии
Некоторые права ограничены. Например, мы не можем удалить AML-записи до окончания установленного законом срока хранения и не можем удалить сведения из открытого реестра Companies House — это может сделать только Companies House и лишь в ограниченных случаях.
Чтобы воспользоваться любым из этих прав, напишите на info@formmycompany.co.uk. Мы ответим в течение одного месяца.
Жалобы
Если вас не устраивает, как мы обращаемся с вашими данными, пожалуйста, сначала свяжитесь с нами. Вы также вправе подать жалобу в Управление комиссара по информации (Information Commissioner's Office, ICO) на сайте ico.org.uk или по телефону +44 303 123 1113.
Изменения политики
Мы можем время от времени обновлять эту политику. Дата вверху страницы показывает, когда она изменялась в последний раз.