Informacje przetłumaczono dla Twojej wygody. Dokumenty o mocy prawnej sporządzane są w języku angielskim.
Niniejsze tłumaczenie zostało przygotowane wyłącznie dla wygody użytkowników. W razie jakichkolwiek rozbieżności rozstrzygające znaczenie ma wersja angielska.
Kim jesteśmy
Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Form My Company zbiera, wykorzystuje i chroni dane osobowe, gdy korzystasz z naszej strony internetowej, konta klienta i usług.
Administratorem danych jest IBA Limited, działająca pod nazwą handlową Form My Company (spółka zarejestrowana w Szkocji, numer SC660379), 9a Tinto Place, Edinburgh EH6 5GD, Szkocja. E-mail: info@formmycompany.co.uk. Telefon: +44 131 322 1309.
Stosujemy brytyjskie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (UK GDPR) oraz ustawę Data Protection Act 2018.
Jakie dane zbieramy
Zbieramy wyłącznie dane potrzebne do świadczenia usług i wypełniania obowiązków prawnych. Mogą to być:
- Dane kontaktowe – imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i adres pocztowy
- Dane spółki – proponowana nazwa spółki, rodzaj działalności, struktura udziałów i adres siedziby
- Dane dyrektorów, udziałowców, wspólników i osób o znaczącej kontroli – imię i nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, kraj zamieszkania, zawód, adres zamieszkania i adres do doręczeń
- Dane identyfikacyjne i dane do weryfikacji w ramach przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) – kopie paszportów, dowodów osobistych, potwierdzenia adresu, kody osobiste Companies House (personal codes) i wyniki weryfikacji tożsamości
- Dane dotyczące zamówień i płatności – co kupiłeś, faktury i status płatności. Dane kart i rachunków bankowych przetwarza nasz operator płatności Mollie; nie widzimy ani nie przechowujemy pełnych danych Twojej karty
- Wiadomości – e-maile, notatki z rozmów telefonicznych i wiadomości wysłane przez konto klienta
- Dane techniczne – adres IP, typ przeglądarki, odwiedzone strony oraz – jeśli wyrazisz zgodę – dane analityczne
Jeśli przekazujesz nam dane innych osób, np. współdyrektorów lub udziałowców, musisz zadbać o to, by wiedziały one o przekazaniu danych i zapoznały się z niniejszą polityką.
W jakim celu wykorzystujemy dane i na jakiej podstawie prawnej
- Świadczenie usług – zakładanie spółek, składanie dokumentów w Companies House i HMRC, zapewnianie adresów i obsługa korespondencji. Podstawa prawna: wykonanie umowy.
- Weryfikacja tożsamości i zapobieganie przestępstwom finansowym – weryfikacja AML, sprawdzanie list sankcyjnych i prowadzenie dokumentacji zgodnie z Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds (Information on the Payer) Regulations 2017. Podstawa prawna: obowiązek prawny.
- Zgłaszanie informacji, które z mocy prawa są jawne – niektóre dane dyrektorów, udziałowców i PSC są widoczne w publicznym rejestrze Companies House. Podstawa prawna: obowiązek prawny i wykonanie umowy.
- Prowadzenie konta klienta – linki do logowania, status zamówień, dokumenty i wiadomości. Podstawa prawna: wykonanie umowy.
- Przyjmowanie płatności i prowadzenie dokumentacji księgowej. Podstawa prawna: wykonanie umowy i obowiązek prawny.
- Wysyłanie przypomnień o usługach – np. o terminie confirmation statement lub odnowieniu adresu. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes polegający na pomaganiu klientom w spełnianiu wymogów prawnych.
- Ulepszanie strony internetowej – z użyciem narzędzi analitycznych wyłącznie za Twoją zgodą. Podstawa prawna: zgoda.
- Wysyłanie e-maili marketingowych – wyłącznie jeśli wyrazisz na to zgodę. Możesz zrezygnować w każdej chwili. Podstawa prawna: zgoda.
Komu udostępniamy dane
Udostępniamy dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to konieczne:
- Companies House i HMRC – w celu składania wniosków, zgłoszeń i rejestracji
- Dostawcom usług weryfikacji tożsamości i AML – w celu sprawdzenia dokumentów tożsamości i list sankcyjnych
- Mollie B.V. – naszemu operatorowi płatności, który przetwarza płatności jako niezależny administrator zgodnie z własną polityką prywatności
- Usługodawcom – hosting, wysyłka e-maili, przechowywanie danych w chmurze i wsparcie IT, na podstawie umów zobowiązujących ich do ochrony Twoich danych
- Partnerom zawodowym – takim jak księgowi, notariusze czy firmy kurierskie, wyłącznie gdy zamówisz usługę, która tego wymaga
- Organom nadzoru i ścigania – gdy wymaga tego prawo, w tym w ramach zgłoszeń na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy
Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych.
Przekazywanie danych za granicę
Niektórzy nasi usługodawcy mogą przetwarzać dane poza Wielką Brytanią. W takim przypadku dbamy o odpowiednie zabezpieczenie transferu, np. na podstawie brytyjskiej decyzji o adekwatności (UK adequacy regulation) albo umowy UK International Data Transfer Agreement lub Addendum.
Jak długo przechowujemy dane
- Dokumentacja AML i dane identyfikacyjne – 5 lat od zakończenia współpracy lub od daty jednorazowej transakcji, zgodnie z Money Laundering Regulations 2017. Możemy przechowywać je dłużej, jeśli wymaga tego prawo lub organ nadzoru.
- Dokumentacja księgowa i faktury – 6 lat od końca roku obrotowego, którego dotyczą.
- Dokumentacja rejestracji spółek i zgłoszeń – przez cały okres obsługi Twojej spółki, a następnie 6 lat.
- Wiadomości w koncie klienta – przez cały okres istnienia konta, a następnie 6 lat.
- Preferencje marketingowe – do czasu rezygnacji z subskrypcji lub wycofania zgody.
- Dane analityczne strony – do 14 miesięcy.
Po upływie tych okresów bezpiecznie usuwamy lub anonimizujemy dane.
Jak chronimy dane
Dokumenty tożsamości i dokumentacja spółek są przechowywane w szyfrowanych systemach z ograniczonym dostępem. Konto klienta korzysta z bezpiecznych, czasowo ważnych linków do logowania wysyłanych na Twój adres e-mail. Nie wysyłaj dokumentów tożsamości zwykłym e-mailem – prześlij je przez konto klienta.
Pliki cookie
Używamy niezbędnych plików cookie, aby strona i konto klienta działały prawidłowo – np. aby utrzymać zalogowanie, zapamiętać koszyk i chronić formularze przed nadużyciami. Nie wymagają one Twojej zgody. Jeden z nich zapamiętuje wybrany przez Ciebie język (lub język, w którym strona wyświetliła się podczas pierwszej wizyty), aby następnym razem otworzyła się w tym języku.
Analityczne pliki cookie stosujemy wyłącznie wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę w banerze cookie. Pomagają nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze strony. Swój wybór możesz zmienić w każdej chwili za pomocą linku do ustawień plików cookie na dole każdej strony.
Twoje prawa
Zgodnie z brytyjskimi przepisami o ochronie danych masz prawo:
- Zażądać kopii swoich danych osobowych
- Zażądać sprostowania nieprawidłowych danych
- Zażądać usunięcia danych, jeśli nie mamy podstawy prawnej do ich przechowywania
- Zażądać ograniczenia przetwarzania lub wnieść sprzeciw wobec niektórych sposobów wykorzystania danych
- Otrzymać swoje dane w formacie umożliwiającym ich przeniesienie
- Wycofać zgodę w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie
Niektóre prawa są ograniczone. Nie możemy na przykład usunąć dokumentacji AML przed upływem ustawowego okresu przechowywania ani usunąć informacji z publicznego rejestru Companies House – może to zrobić tylko Companies House, i to w ograniczonych przypadkach.
Aby skorzystać z tych praw, napisz na adres info@formmycompany.co.uk. Odpowiemy w ciągu miesiąca.
Skargi
Jeśli nie jesteś zadowolony ze sposobu, w jaki przetwarzamy Twoje dane, skontaktuj się najpierw z nami. Masz również prawo złożyć skargę do brytyjskiego organu ochrony danych – Information Commissioner's Office (ICO) – na stronie ico.org.uk lub pod numerem +44 303 123 1113.
Zmiany niniejszej polityki
Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą politykę. Data na górze strony wskazuje, kiedy wprowadzono ostatnie zmiany.