Ši informacija pateikiama lietuvių kalba. Teisiškai privalomi dokumentai rengiami anglų kalba.
Šis vertimas pateikiamas jūsų patogumui. Jei lietuviškas ir angliškas tekstai skiriasi, vadovaujamasi angliška versija.
Kas mes esame
Ši privatumo politika paaiškina, kaip Form My Company renka, naudoja ir apsaugo asmens duomenis, kai naudojatės mūsų svetaine, kliento paskyra ir paslaugomis.
Duomenų valdytojas – IBA Limited, veikianti prekybiniu pavadinimu Form My Company (registruota Škotijoje, įmonės kodas SC660379), 9a Tinto Place, Edinburgh EH6 5GD, Škotija. El. paštas: info@formmycompany.co.uk. Telefonas: 0131 322 1309.
Vadovaujamės JK Bendruoju duomenų apsaugos reglamentu (UK GDPR) ir 2018 m. Duomenų apsaugos įstatymu (Data Protection Act 2018).
Kokius duomenis renkame
Renkame tik tai, ko reikia mūsų paslaugoms teikti ir teisinėms pareigoms vykdyti. Tai gali būti:
- Kontaktiniai duomenys – vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono numeris ir pašto adresas
- Įmonės duomenys – siūlomas įmonės pavadinimas, veiklos pobūdis, akcijų struktūra ir registruota buveinė
- Direktorių, akcininkų, narių ir reikšmingą kontrolę turinčių asmenų duomenys – vardas ir pavardė, gimimo data, pilietybė, gyvenamoji šalis, profesija, gyvenamosios vietos ir korespondencijos adresai
- Tapatybės ir pinigų plovimo prevencijos (AML) informacija – pasų, asmens tapatybės kortelių, adreso įrodymų kopijos, Companies House asmeniniai kodai ir tapatybės patikrų rezultatai
- Užsakymų ir mokėjimų informacija – ką įsigijote, sąskaitos faktūros ir mokėjimo būsena. Kortelių ir banko duomenis tvarko mūsų mokėjimų paslaugų teikėjas Mollie; mes nematome ir nesaugome visų jūsų kortelės duomenų
- Žinutės – el. laiškai, pokalbių telefonu užrašai ir per kliento paskyrą siųstos žinutės
- Techniniai duomenys – IP adresas, naršyklės tipas, aplankyti puslapiai ir, jei sutinkate, analitikos duomenys
Jei pateikiate mums informaciją apie kitus asmenis, pavyzdžiui, kitus direktorius ar akcininkus, turite užtikrinti, kad jie žinotų, jog ja dalijatės, ir būtų susipažinę su šia politika.
Kaip naudojame jūsų duomenis ir teisinis pagrindas
- Paslaugoms teikti – įmonių steigimas, dokumentų teikimas Companies House ir HMRC, adresų suteikimas ir korespondencijos tvarkymas. Teisinis pagrindas: sutarties vykdymas.
- Tapatybei patvirtinti Companies House – kaip įgaliotasis įmonių paslaugų teikėjas (Authorised Corporate Service Provider, ACSP), patvirtiname direktorių ir reikšmingą kontrolę turinčių asmenų tapatybę ir pranešame rezultatą Companies House. Teisinis pagrindas: teisinė prievolė ir sutarties vykdymas.
- Tapatybei nustatyti ir finansiniams nusikaltimams užkirsti kelią – AML patikros, tikrinimas pagal sankcijų sąrašus ir įrašų saugojimas pagal 2017 m. Pinigų plovimo, teroristų finansavimo ir lėšų pervedimo (informacija apie mokėtoją) reglamentą (Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds (Information on the Payer) Regulations 2017). Teisinis pagrindas: teisinė prievolė.
- Įstatymo reikalaujamai viešai informacijai pateikti – kai kurie direktorių, akcininkų ir PSC duomenys skelbiami viešame Companies House registre. Teisinis pagrindas: teisinė prievolė ir sutarties vykdymas.
- Jūsų kliento paskyrai administruoti – prisijungimo nuorodos, užsakymų būsena, dokumentai ir žinutės. Teisinis pagrindas: sutarties vykdymas.
- Mokėjimams priimti ir apskaitos įrašams tvarkyti. Teisinis pagrindas: sutarties vykdymas ir teisinė prievolė.
- Priminimams apie paslaugas siųsti – pavyzdžiui, apie patvirtinimo pranešimo terminus ar adreso paslaugų pratęsimą. Teisinis pagrindas: teisėtas interesas padėti klientams laikytis reikalavimų.
- Svetainei tobulinti – analitika naudojama tik gavus jūsų sutikimą. Teisinis pagrindas: sutikimas.
- Rinkodaros laiškams siųsti – tik jei užsiprenumeruojate. Atsisakyti galite bet kada. Teisinis pagrindas: sutikimas.
Kam perduodame jūsų duomenis
Asmens duomenis perduodame tik tada, kai būtina:
- Companies House ir HMRC – paraiškoms, deklaracijoms ir registracijoms pateikti
- Tapatybės patvirtinimo ir AML paslaugų teikėjams – asmens dokumentams patikrinti ir tikrinti pagal sankcijų sąrašus
- Mollie B.V. – mūsų mokėjimų paslaugų teikėjui, kuris apdoroja mokėjimus kaip savarankiškas duomenų valdytojas pagal savo privatumo politiką
- Paslaugų teikėjams – prieglobos, el. laiškų siuntimo, debesijos saugyklos ir IT pagalbos, pagal sutartis, įpareigojančias juos apsaugoti jūsų duomenis
- Profesiniams partneriams – pavyzdžiui, buhalteriams, notarams ar kurjeriams, tik kai užsakote paslaugą, kuriai jų reikia
- Priežiūros ir teisėsaugos institucijoms – kai to reikalauja įstatymas, įskaitant pranešimus pagal pinigų plovimo prevencijos teisės aktus
Mes neparduodame jūsų asmens duomenų.
Tarptautinis duomenų perdavimas
Kai kurie mūsų paslaugų teikėjai gali tvarkyti duomenis už JK ribų. Tokiu atveju užtikriname, kad perdavimas būtų apsaugotas, pavyzdžiui, JK sprendimu dėl tinkamumo arba JK tarptautinio duomenų perdavimo sutartimi ar priedu (UK International Data Transfer Agreement or Addendum).
Kiek laiko saugome duomenis
- AML ir tapatybės įrašai – 5 metus nuo mūsų dalykinių santykių su jumis pabaigos arba nuo vienkartinio sandorio dienos, kaip reikalauja 2017 m. Pinigų plovimo reglamentas. Galime saugoti ilgiau, jei to reikalauja įstatymas ar priežiūros institucija.
- Apskaitos ir sąskaitų faktūrų įrašai – 6 metus nuo finansinių metų, su kuriais jie susiję, pabaigos.
- Įmonių steigimo ir dokumentų teikimo įrašai – tol, kol atstovaujame jūsų įmonei, ir dar 6 metus.
- Kliento paskyros žinutės – tol, kol jūsų paskyra aktyvi, ir dar 6 metus.
- Rinkodaros nuostatos – kol atsisakote prenumeratos ar atšaukiate sutikimą.
- Svetainės analitika – iki 14 mėnesių.
Pasibaigus šiems terminams, duomenis saugiai ištriname arba anonimizuojame.
Kaip apsaugome jūsų duomenis
Asmens dokumentai ir įmonių įrašai saugomi šifruotose sistemose su ribota prieiga. Jūsų kliento paskyrai naudojamos saugios, ribotą laiką galiojančios prisijungimo nuorodos, siunčiamos jūsų el. pašto adresu. Nesiųskite asmens dokumentų paprastu el. paštu – įkelkite juos per kliento paskyrą.
Slapukai
Naudojame būtinuosius slapukus, kad svetainė ir kliento paskyra veiktų – pavyzdžiui, kad liktumėte prisijungę, būtų įsimintas jūsų krepšelis ir formos būtų apsaugotos nuo piktnaudžiavimo. Jiems jūsų sutikimo nereikia. Vienas iš jų įsimena jūsų pasirinktą kalbą (arba kalbą, kuria svetainė buvo parodyta pirmojo apsilankymo metu), kad kitą kartą svetainė atsidarytų ta kalba.
Analitinius slapukus naudojame tik tada, jei sutinkate per mūsų slapukų juostą. Jie padeda suprasti, kaip naudojamasi svetaine. Savo pasirinkimą bet kada galite pakeisti per slapukų nustatymų nuorodą kiekvieno puslapio apačioje.
Jūsų teisės
Pagal JK duomenų apsaugos teisę turite teisę:
- Gauti savo asmens duomenų kopiją
- Prašyti ištaisyti netikslius duomenis
- Prašyti ištrinti duomenis, kai neturime teisinio pagrindo juos saugoti
- Prašyti apriboti tam tikrą duomenų naudojimą arba jam prieštarauti
- Gauti savo duomenis perkeliamu formatu
- Bet kada atšaukti sutikimą, kai duomenis tvarkome sutikimo pagrindu
Kai kurios teisės ribojamos. Pavyzdžiui, negalime ištrinti AML įrašų nepasibaigus teisės aktų nustatytam saugojimo terminui ir negalime pašalinti informacijos iš viešo Companies House registro – tai, ribotais atvejais, gali padaryti tik Companies House.
Norėdami pasinaudoti bet kuria iš šių teisių, rašykite info@formmycompany.co.uk. Atsakysime per vieną mėnesį.
Skundai
Jei esate nepatenkinti, kaip tvarkome jūsų duomenis, pirmiausia kreipkitės į mus. Taip pat turite teisę pateikti skundą JK Informacijos komisaro tarnybai (Information Commissioner's Office, ICO) adresu ico.org.uk arba telefonu 0303 123 1113.
Šios politikos pakeitimai
Šią politiką galime retkarčiais atnaujinti. Data puslapio viršuje rodo, kada ji paskutinį kartą pakeista.