Rejestracja w ICO i opłata za ochronę danych

Informacje przetłumaczono dla Twojej wygody. Dokumenty o mocy prawnej sporządzane są w języku angielskim.

Co obejmuje

• Opłata za ochronę danych 52 £ (tier 1)
• Wspólne przejście przez pytania ICO dotyczące zwolnień
• Potwierdzenie Twojego progu opłaty
• Przygotowanie i złożenie rejestracji
• Numer rejestracyjny i certyfikat przesłane do Ciebie
• Prawidłowe ustawienie danych kontaktowych w sprawach ochrony danych
• Przypomnienie przed corocznym odnowieniem
• Proste wyjaśnienie, co rejestracja obejmuje, a czego nie

Kto musi wnosić opłatę za ochronę danych

Zgodnie z Data Protection (Charges and Information) Regulations organizacje i jednoosobowi przedsiębiorcy, którzy decydują o tym, jak wykorzystywane są dane osobowe – czyli tzw. administratorzy (controllers) – muszą co roku wnosić opłatę na rzecz ICO, chyba że są zwolnieni. Dane osobowe to m.in. imiona, nazwiska i adresy e-mail klientów, dokumentacja pracownicza czy nagrania osób z monitoringu (CCTV).

Wiele małych firm musi płacić, np. jeśli przechowuje dane klientów na komputerze lub telefonie, korzysta z monitoringu albo przetwarza dane osobowe w celach wykraczających poza najprostszą administrację. Nowa spółka LTD, która będzie przechowywać jakiekolwiek dane kontaktowe klientów lub dostawców, powinna to sprawdzić od razu.

Pytania dotyczące zwolnień

Niektóre organizacje nie muszą płacić. ICO udostępnia samoocenę z krótką listą pytań o to, do czego wykorzystujesz dane osobowe. Zwolnienie może przysługiwać np. wtedy, gdy dane osobowe są wykorzystywane wyłącznie do:

• administracji własnych pracowników
• reklamy, marketingu i public relations własnej firmy
• prowadzenia własnych rozliczeń i dokumentacji

Zwolnione są też niektóre organizacje non-profit. Odpowiedzi zależą od Twojej działalności, dlatego przechodzimy przez pytania razem z Tobą, zanim cokolwiek zostanie zapłacone. Jeśli jesteś zwolniony, powiemy Ci o tym i ta usługa nie będzie Ci potrzebna.

Progi opłat

• Tier 1 (mikro): obrót do 632 000 £ lub nie więcej niż 10 pracowników – 52 £ rocznie
• Tier 2 (małe i średnie): obrót do 36 mln £ lub do 250 pracowników – 78 £ rocznie
• Tier 3 (duże): wszystkie pozostałe – 3 763 £ rocznie

Organizacje charytatywne i małe pracownicze programy emerytalne płacą według progu tier 1. ICO przyjmuje tier 3, dopóki nie wskażesz inaczej, dlatego ważne jest podanie prawidłowych danych.

Nasza cena 149 £ obejmuje opłatę 52 £ (tier 1). Jeśli należysz do progu tier 2, przed złożeniem doliczamy różnicę 26 £. Przy progu tier 3 potwierdzamy z Tobą koszt, zanim cokolwiek zapłacimy.

Jak to działa

1. Zamów usługę online i opowiedz nam o swojej firmie.
2. Przechodzimy przez pytania dotyczące zwolnień i potwierdzamy Twój próg opłaty.
3. Przygotowujemy rejestrację z danymi spółki i osobą kontaktową w sprawach ochrony danych.
4. Składamy rejestrację i wnosimy opłatę.
5. Przesyłamy Ci numer rejestracyjny i certyfikat.

Co musisz nam przekazać

• nazwę spółki, numer i adres siedziby
• obrót i liczbę pracowników, aby potwierdzić próg opłaty
• osobę kontaktową i adres e-mail w sprawach ochrony danych
• krótki opis danych osobowych, które przetwarzasz

Coroczne odnowienie

Opłata jest roczna. Rejestrację trzeba odnawiać co roku, aby pozostać w publicznym rejestrze ICO. Przypomnimy Ci o tym przed terminem.

Kary za brak opłaty

ICO może nałożyć stałą karę na administratora, który powinien był wnieść opłatę, a tego nie zrobił: 400 £ przy progu tier 1, 600 £ przy tier 2 i 4 000 £ przy tier 3. W przypadku okoliczności obciążających kara może wzrosnąć maksymalnie do 4 350 £.

Czego rejestracja nie załatwia

Samo wniesienie opłaty nie oznacza, że Twoja firma spełnia wymogi UK GDPR (brytyjskiego odpowiednika RODO). Nadal potrzebujesz m.in. informacji o prywatności (privacy notice) i rozsądnych zabezpieczeń danych. Nie udzielamy porad prawnych z zakresu ochrony danych; przy złożonym przetwarzaniu porozmawiaj ze specjalistą. ICO ma też zostać przemianowany na Information Commission; wysokość opłat się nie zmienia.

Rejestracja w ICO to często jeden z pierwszych kroków po założeniu spółki, obok firmowej poczty e-mail i strony internetowej typu one-page. Zobacz Pakiet Kompleksowy, aby poznać inne rejestracje, którymi możemy się zająć przy zakładaniu spółki.

Najczęstsze pytania

Powiązane usługi