Registrazione ICO e quota per la protezione dei dati

Queste informazioni sono tradotte per comodità. I documenti con valore legale sono redatti in inglese.

Cosa è incluso

• La quota tier 1 di 52 £ per la protezione dei dati
• Esame con te delle domande di esenzione dell'ICO
• Conferma della tua fascia di quota
• Preparazione e invio della registrazione
• Numero e certificato di registrazione inviati a teIl certificato ufficiale di Companies House che attesta l'esistenza della tua società, con denominazione, numero e data di costituzione.
• Recapiti per la protezione dei dati impostati correttamente
• Promemoria prima del rinnovo annuale
• Spiegazione chiara di cosa copre e cosa non copre la registrazione

Chi deve pagare la quota per la protezione dei dati

In base ai Data Protection (Charges and Information) Regulations, le organizzazioni e i lavoratori autonomi (sole trader) che decidono come vengono usati i dati personali, i cosiddetti «controller» (titolari del trattamento), devono versare ogni anno una quota all'ICO, salvo esenzione. Sono dati personali, per esempio, nomi ed email dei clienti, dati del personale e riprese di persone con telecamere a circuito chiuso.

Molte piccole imprese devono pagarla, per esempio se conservano i dati dei clienti su computer o smartphone, usano la videosorveglianza o trattano dati personali per qualcosa che va oltre l'amministrazione più elementare. Una nuova limited company che conserverà anche solo i recapiti di clienti o fornitori dovrebbe verificarlo subito.

Le domande di esenzione

Alcune organizzazioni non devono pagare. L'ICO mette a disposizione un'autovalutazione con un breve questionario sull'uso che fai dei dati personali. Le esenzioni possono applicarsi, per esempio, quando i dati personali sono usati solo per:

• l'amministrazione del tuo personale
• pubblicità, marketing e pubbliche relazioni della tua attività
• la tua contabilità e i tuoi registri

Anche alcune organizzazioni non profit sono esenti. Le risposte dipendono dalle tue attività, quindi esaminiamo le domande con te prima di qualsiasi pagamento. Se sei esente, te lo diciamo e questo servizio non ti serve.

Le fasce della quota

• Tier 1 (micro): fatturato fino a 632.000 £ o non più di 10 dipendenti: 52 £ l'anno
• Tier 2 (piccole e medie): fatturato fino a 36 milioni di £ o fino a 250 dipendenti: 78 £ l'anno
• Tier 3 (grandi): tutti gli altri: 3.763 £ l'anno

Gli enti benefici (charity) e i piccoli fondi pensione aziendali pagano la tier 1. Se non indichi diversamente, l'ICO presume la tier 3, quindi è importante fornire i dati corretti.

Il nostro prezzo di 149 £ comprende la quota tier 1 di 52 £. Se rientri nella tier 2, ti addebitiamo la differenza di 26 £ prima dell'invio. Se rientri nella tier 3, confermiamo con te il costo prima di pagare qualsiasi cosa.

Come funziona

1. Ordina online e parlaci della tua attività.
2. Esaminiamo le domande di esenzione e confermiamo la tua fascia.
3. Prepariamo la registrazione con i dati della società e un referente per la protezione dei dati.
4. La inviamo e paghiamo la quota.
5. Ti mandiamo il numero e il certificato di registrazione.

Cosa devi fornirci

• denominazione, numero e sede legale della società
• fatturato e numero di dipendenti, per confermare la fascia
• un referente e un indirizzo email per le questioni di protezione dei dati
• una breve descrizione dei dati personali che tratti

Rinnovo ogni anno

La quota è annuale. La registrazione va rinnovata ogni anno per restare nel registro pubblico dell'ICO. Ti avvisiamo prima della scadenza.

Sanzioni per il mancato pagamento

L'ICO può applicare una sanzione fissa al titolare del trattamento che avrebbe dovuto pagare e non l'ha fatto: 400 £ per la tier 1, 600 £ per la tier 2 e 4.000 £ per la tier 3. In presenza di circostanze aggravanti può aumentarla fino a un massimo di 4.350 £.

Cosa non fa la registrazione

Pagare la quota non rende di per sé la tua attività conforme al UK GDPR. Ti servono comunque, per esempio, un'informativa sulla privacy e misure di sicurezza dei dati adeguate. Non forniamo consulenza legale sulla protezione dei dati: per trattamenti complessi rivolgiti a uno specialista. È inoltre previsto che l'ICO cambi nome in Information Commission; gli importi della quota restano invariati.

La registrazione ICO è spesso uno dei primi passi dopo la costituzione di una società, insieme a un'email aziendale e a un sito web di una pagina. Consulta il pacchetto completo per le altre registrazioni di cui possiamo occuparci quando costituisci la tua società.

Domande frequenti

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