Certificate of Incumbency für Ihre UK-Gesellschaft

Diese Informationen sind zu Ihrer Orientierung übersetzt. Rechtlich verbindliche Dokumente werden auf Englisch erstellt.

Leistungsumfang

• Prüfung Ihres Eintrags bei Companies House und Ihrer gesetzlichen RegisterDie gesetzlich vorgeschriebenen Verzeichnisse jeder Gesellschaft: Gesellschafter, Directors, Personen mit maßgeblichem Einfluss und mehr. Wir legen sie für Sie an.
• Bescheinigung mit Firmenname, Nummer, Gründungsdatum und eingetragenem SitzDie offizielle Adresse Ihrer Gesellschaft im öffentlichen Register, an die Companies House und HMRC Post schicken. Unsere Adresse schützt Ihre Privatanschrift; amtliche Post scannen wir und senden sie per E-Mail.
• Aktuelle Directors und Company Secretary mit Bestellungsdatum
• Gesellschafter und ihre Beteiligungen
• Wirtschaftlich Berechtigte (PSC) auf Wunsch
• Unterzeichnung durch uns als Company Secretary oder Dienstleister
• PDF per E-Mail und unterzeichnetes Original per Post
• Optional notarielle Beglaubigung und Apostille
• Support per E-Mail und Telefon

Was ein Certificate of Incumbency ist

Ein Certificate of Incumbency ist eine förmliche Bestätigung, wer zu einem bestimmten Stichtag die wichtigen Positionen in einer Gesellschaft innehat. Es enthält in der Regel:

• Firmenname, Nummer, Gründungsdatum und eingetragenen Sitz;
• die aktuellen Directors und den Company Secretary;
• die Gesellschafter mit Anzahl und Gattung ihrer Anteile;
• manchmal die wirtschaftlich Berechtigten (Persons with Significant Control, PSC).

Das Dokument ist in vielen Ländern üblich, besonders in Offshore-Jurisdiktionen und Ländern mit kontinentaleuropäischem Recht. Deshalb verlangen ausländische Banken und Anwälte es häufig von britischen Gesellschaften. In Deutschland dient es oft als Vertretungsnachweis, wenn kein Handelsregisterauszug vorgelegt werden kann.

Wer es im UK ausstellt

Companies House stellt kein Certificate of Incumbency aus. Im UK wird es aus den eigenen Registern der Gesellschaft erstellt und vom Company Secretary, einem Director oder einem Dienstleister wie Form My Company unterzeichnet.

Braucht die Empfängerstelle nur eine amtliche Bestätigung, dass die Gesellschaft besteht und aktuell ist, genügt vielleicht ein Certificate of Good Standing von Companies House. Viele Banken verlangen beides.

So funktioniert es

1. Sie nennen uns die Daten Ihrer Gesellschaft und wo die Bescheinigung verwendet wird.
2. Wir prüfen Ihren Eintrag bei Companies House und Ihre gesetzlichen Register.
3. Passt etwas nicht zusammen – etwa eine nie eingetragene Anteilsübertragung –, sagen wir es Ihnen, bevor wir unterzeichnen.
4. Wir erstellen und unterzeichnen die Bescheinigung und senden Ihnen ein PDF zur Kontrolle.
5. Wir senden Ihnen das unterzeichnete Original per Post oder geben es weiter zur notariellen Beglaubigung und Apostille.

Was Sie uns geben

• Name und Nummer der Gesellschaft
• Ihr aktuelles Gesellschafterregister (Register of Members) oder die Bestätigung, dass der Eintrag bei Companies House stimmt
• Land und Stelle, die die Bescheinigung erhält, und ggf. den verlangten Wortlaut

Sind wir nicht bereits Ihr Company Secretary, führen wir außerdem eine Identitätsprüfung der Directors durch.

Verwendung im Ausland

Da die Bescheinigung von der Gesellschaft oder ihrem Dienstleister unterzeichnet ist, verlangen die meisten ausländischen Stellen eine notarielle Beglaubigung und anschließend eine Apostille. Der Notar prüft die Bescheinigung anhand der Gesellschaftsunterlagen, und das FCDO bestätigt danach die Unterschrift des Notars. Wir organisieren beides.

Häufige Fehler

• Register, die nicht mit Companies House übereinstimmen. Korrigieren Sie sie zuerst, sonst ist die Bescheinigung falsch.
• Ein Certificate of Incumbency bestellen, obwohl die Bank ein Certificate of Good Standing verlangt hat. Prüfen Sie die Anforderung.
• Vergessen, dass die Bescheinigung nur den Stand an einem Stichtag zeigt. Ändern sich Directors oder Gesellschafter, brauchen Sie eine neue.

Häufige Fragen

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