Certificate of Incumbency dla spółki z Wielkiej Brytanii

Informacje przetłumaczono dla Twojej wygody. Dokumenty o mocy prawnej sporządzane są w języku angielskim.

Co obejmuje

• Analiza danych spółki w Companies House i ksiąg ustawowychDokumentacja prawna, którą musi prowadzić każda spółka: rejestr członków (udziałowców), dyrektorów, osób sprawujących znaczącą kontrolę i inne. Zakładamy ją za Ciebie.
• Certyfikat z nazwą, numerem, datą rejestracji i adresem siedziby spółkiOficjalny adres spółki w publicznym rejestrze, na który Companies House i HMRC wysyłają korespondencję. Nasz adres chroni Twój adres domowy; oficjalną pocztę skanujemy i wysyłamy e-mailem.
• Aktualni dyrektorzy i sekretarz spółki wraz z datami powołania
• Udziałowcy i posiadane przez nich udziały
• Osoby sprawujące znaczącą kontrolę (PSC), na życzenie
• Podpis złożony przez nas jako sekretarza spółki lub dostawcę usług korporacyjnych
• Kopia PDF e-mailem i podpisany oryginał pocztą
• Możliwość dodania poświadczenia notarialnego i apostille
• Wsparcie e-mailowe i telefoniczne

Czym jest Certificate of Incumbency

Certificate of Incumbency to formalne zestawienie osób pełniących kluczowe funkcje w spółce na określony dzień. Zwykle zawiera:

• nazwę, numer, datę rejestracji i adres siedziby spółki;
• aktualnych dyrektorów i sekretarza spółki;
• udziałowców oraz liczbę i rodzaj posiadanych przez nich udziałów;
• czasem także osoby sprawujące znaczącą kontrolę.

Ten dokument jest powszechny w wielu krajach, zwłaszcza w jurysdykcjach offshore i w systemach prawa kontynentalnego, dlatego zagraniczne banki i prawnicy często proszą o niego brytyjskie spółki. W Polsce jego rolę pełni zwykle odpis z KRS – stąd polskie instytucje mogą oczekiwać podobnego dokumentu dla spółki z UK.

Kto go wydaje w Wielkiej Brytanii

Companies House nie wydaje certyfikatów incumbency. W UK certyfikat przygotowuje się na podstawie ksiąg samej spółki, a podpisuje go sekretarz spółki, dyrektor lub dostawca usług korporacyjnych, taki jak Form My Company.

Jeśli instytucji docelowej wystarczy urzędowe potwierdzenie, że spółka istnieje i ma aktualne zgłoszenia, może wystarczyć Certificate of Good Standing z Companies House. Wiele banków prosi o oba dokumenty.

Jak to działa

1. Podaj dane spółki i napisz, gdzie certyfikat będzie używany.
2. Sprawdzamy dane spółki w Companies House i jej księgi ustawowe.
3. Jeśli coś się nie zgadza – na przykład przeniesienie udziałów, którego nigdy nie wpisano – informujemy Cię przed podpisaniem.
4. Przygotowujemy i podpisujemy certyfikat, a do sprawdzenia wysyłamy Ci PDF.
5. Wysyłamy podpisany oryginał pocztą albo przekazujemy go do poświadczenia notarialnego i apostille.

Co musisz nam przekazać

• Nazwę i numer spółki
• Aktualną księgę udziałowców (register of members) albo potwierdzenie, że dane w Companies House są prawidłowe
• Kraj i instytucję, która otrzyma certyfikat, oraz wymagane przez nią sformułowania

Jeśli nie jesteśmy jeszcze sekretarzem Twojej spółki, przeprowadzamy też weryfikację tożsamości dyrektorów.

Wykorzystanie za granicą

Ponieważ certyfikat podpisuje spółka lub jej dostawca usług, większość zagranicznych instytucji wymaga jego poświadczenia notarialnego, a następnie apostille. Notariusz porównuje certyfikat z dokumentacją spółki, a FCDO potwierdza podpis notariusza. Możemy zorganizować oba etapy. Polskie instytucje mogą dodatkowo wymagać tłumaczenia przysięgłego.

Częste błędy

• Księgi spółki niezgodne z danymi w Companies House. Najpierw je popraw, inaczej certyfikat będzie błędny.
• Zamawianie certificate of incumbency, gdy bank prosił o certificate of good standing. Sprawdź treść prośby.
• Zapominanie, że certyfikat pokazuje stan na jeden dzień. Jeśli zmienią się dyrektorzy lub udziałowcy, potrzebny będzie nowy.

Najczęstsze pytania

Powiązane usługi