En bref : les règles de bonnes pratiques sont de courtes consignes écrites sur le fonctionnement de votre société – du traitement des données clients à l'approbation des dépenses. Commencez par les politiques que la loi attend, comme la santé et la sécurité ou la protection des données, puis ajoutez des guides pratiques pour les tâches les plus importantes. Gardez-les courtes, diffusez-les et révisez-les chaque année.
Pourquoi des règles écrites aident
Dans une jeune société, la plupart des règles sont dans la tête du fondateur. Cela fonctionne jusqu'à l'arrivée d'un salarié, d'un associé ou d'un prestataire. Des règles écrites garantissent que chacun réalise les tâches importantes de la même façon, accélèrent la formation des nouveaux venus et montrent aux clients, aux banques et aux investisseurs que l'entreprise est bien gérée.
Elles n'ont pas besoin d'être longues. Une checklist d'une page réellement suivie vaut mieux qu'un épais manuel que personne ne lit.
Commencez par ce que la loi attend
Selon votre activité, certaines politiques et pratiques sont obligatoires ou fortement attendues :
- Santé et sécurité : tout employeur doit gérer les risques pour la santé et la sécurité. Si vous avez cinq salariés ou plus, votre politique de santé et de sécurité doit être écrite.
- Assurance employers' liability : si vous avez des salariés, vous devez généralement souscrire une assurance employers' liability d'au moins 5 millions de livres.
- Protection des données : si vous traitez des données personnelles de clients ou de salariés, vous devez respecter l'UK GDPR. Une politique de confidentialité et des règles de base sur le traitement des données sont indispensables.
- Emploi : les salariés doivent recevoir dès leur premier jour un document écrit précisant les principales conditions de leur emploi. Une procédure écrite de discipline et de réclamation est également attendue.
- Lutte anti-blanchiment : certains secteurs, comme l'expertise comptable, l'immobilier et la création de sociétés, doivent disposer de procédures AML formalisées.
Si vous ne savez pas quelles règles s'appliquent à votre secteur, interrogez un avocat (solicitor) ou un conseiller RH. Et si vous employez du personnel en France, c'est le droit du travail français qui s'applique à ces salariés, avec ses propres obligations (document unique d'évaluation des risques, règlement intérieur au-delà d'un certain effectif, etc.).
Choisissez les domaines qui comptent le plus
Une fois les bases légales en place, rédigez des règles pour les parties de votre activité où les erreurs coûtent cher. Exemples courants :
- Service client : délais de réponse, ton, traitement des réclamations
- Devis et facturation : qui peut fixer les prix, conditions de paiement, relance des retards
- Dépenses et approbations : qui peut acheter quoi, et jusqu'à quel montant
- Informatique et sécurité : mots de passe, connexion en deux étapes, conduite à tenir face à un e-mail suspect
- Archivage : où les fichiers sont enregistrés et combien de temps ils sont conservés
- Réseaux sociaux : qui peut publier au nom de la société et ce qui est interdit
- Conflits d'intérêts : ce que salariés et directeurs doivent déclarer
Comment rédiger une bonne règle
- Choisissez une tâche ou un sujet. N'essayez pas de tout couvrir d'un coup.
- Interrogez les personnes qui font le travail. Elles savent où les choses dérapent.
- Écrivez simplement. Phrases courtes, étapes numérotées et responsables clairement identifiés.
- Indiquez qui est responsable. Chaque règle doit nommer une fonction, pas seulement « l'équipe ».
- Donnez des exemples. Montrez à quoi ressemble un travail bien fait – un modèle d'e-mail, un formulaire rempli.
- Restez bref. Visez une ou deux pages.
- Datez-la et donnez-lui un numéro de version.
Intégrez-les à votre fonctionnement
- Rangez les règles dans un espace partagé que tout le monde peut trouver.
- Passez-les en revue avec chaque nouvel arrivant.
- Créez des liens vers elles depuis les outils utilisés, comme votre logiciel de comptabilité ou votre espace de stockage partagé.
- Montrez l'exemple. Si les directeurs ignorent les règles, les salariés le feront aussi.
Révisez-les régulièrement
Fixez chaque année une date pour réviser vos règles, et mettez-les à jour plus tôt si la loi change, si vous lancez un nouveau service ou si un problème survient. Demandez aux salariés ce qui est obsolète ou peu clair.
La gouvernance au niveau du conseil
Les bonnes pratiques concernent aussi les directeurs. Ils ont des obligations légales en vertu du Companies Act 2006, notamment œuvrer à la réussite de la société et éviter les conflits d'intérêts. Quelques bonnes habitudes :
- tenir régulièrement des réunions du conseil, même dans une petite société
- consigner les décisions importantes dans des procès-verbaux ou des résolutions écrites
- tenir à jour les registres obligatoires
- suivre les échéances de dépôt des comptes, du confirmation statement et des déclarations fiscales
Erreurs fréquentes
- Copier le modèle d'une autre entreprise sans l'adapter.
- Rédiger des règles que personne n'a lues.
- Ne jamais mettre à jour les politiques à mesure que la société grandit.
- Oublier de garder une trace des décisions du conseil.
Comment Form My Company peut vous aider
Nous vous aidons à tenir en ordre les documents de votre société. Notre service de résolutions et procès-verbaux (100 £) consigne correctement les décisions importantes. Notre service de conformité et due diligence (150 £) passe en revue les documents de votre société, et nous pouvons déposer votre Confirmation Statement à temps, chaque année.
Questions fréquentes
Une petite société a-t-elle besoin d'une politique de santé et de sécurité écrite ?
Si vous avez cinq salariés ou plus, votre politique de santé et de sécurité doit être écrite. Les plus petits employeurs doivent tout de même gérer les risques.
Quelle différence entre une politique et une règle de bonnes pratiques ?
Une politique énonce une règle ou un engagement, par exemple la façon dont vous protégez les données. Une règle de bonnes pratiques explique comment l'appliquer au quotidien, souvent sous forme d'étapes ou de checklist.
À quelle fréquence réviser les règles de la société ?
Au moins une fois par an, et plus tôt si la loi change, si l'entreprise évolue ou si un problème montre qu'une règle ne fonctionne pas.
Les directeurs d'une petite société ont-ils besoin de procès-verbaux ?
Consigner les décisions importantes dans des procès-verbaux ou des résolutions écrites est une bonne pratique qui montre que les directeurs ont rempli leurs obligations. Certaines décisions doivent légalement être consignées.