In breve: le linee guida di buone pratiche sono regole scritte e brevi su come funziona la tua società – dalla gestione dei dati dei clienti all'approvazione delle spese. Parti dalle policy che la legge si aspetta, come salute e sicurezza e protezione dei dati, poi aggiungi guide pratiche per le attività più importanti. Mantienile brevi, condividile e rivedile ogni anno.
Perché le linee guida scritte aiutano
In una società nuova, la maggior parte delle regole sta nella testa del fondatore. Funziona finché non arrivano dipendenti, un socio o un collaboratore esterno. Le linee guida scritte fanno sì che tutti svolgano le attività importanti allo stesso modo, ti aiutano a formare le persone più in fretta e mostrano a clienti, banche e investitori che l'attività è gestita bene.
Le linee guida non devono essere lunghe. Una checklist di una pagina che le persone seguono davvero è meglio di un manuale corposo che nessuno legge.
Parti da ciò che richiede la legge
Alcune policy e pratiche sono obbligatorie, o fortemente attese, a seconda della tua attività:
- Salute e sicurezza: ogni datore di lavoro deve gestire i rischi per la salute e la sicurezza. Se hai cinque o più dipendenti, la policy su salute e sicurezza deve essere scritta.
- Assicurazione employers' liability: se hai dipendenti, di solito devi avere un'assicurazione di responsabilità del datore di lavoro con una copertura di almeno £5 milioni.
- Protezione dei dati: se tratti dati personali di clienti o personale, devi rispettare lo UK GDPR. Un'informativa sulla privacy e regole di base sulla gestione dei dati sono essenziali.
- Lavoro: i dipendenti devono ricevere dal primo giorno una dichiarazione scritta delle principali condizioni di lavoro. È attesa anche una procedura disciplinare e per i reclami scritta.
- Antiriciclaggio: alcuni settori, come contabilità, agenzie immobiliari e costituzione di società, devono avere procedure antiriciclaggio (AML) formali.
Se non sei sicuro di quali regole valgano per il tuo settore, chiedi a un avvocato o a un consulente del lavoro.
Se hai collaboratori o dipendenti che lavorano in Italia, per loro si applicano anche le norme italiane in materia di lavoro, sicurezza e privacy: fatti consigliare da un consulente del lavoro italiano.
Scegli le aree più importanti
Dopo le basi legali, scrivi linee guida per le parti dell'attività in cui gli errori costano cari. Esempi comuni:
- Servizio clienti: tempi di risposta, tono, gestione dei reclami
- Preventivi e fatturazione: chi può concordare i prezzi, termini di pagamento, solleciti per i ritardi
- Spese e approvazioni: chi può acquistare cosa, e fino a quale importo
- Informatica e sicurezza: password, accesso in due passaggi, cosa fare con un'email sospetta
- Archivi: dove si salvano i file e per quanto tempo si conservano
- Social media: chi può pubblicare per la società e cosa non è consentito
- Conflitti di interesse: cosa devono dichiarare personale e director
Come scrivere una buona linea guida
- Scegli un'attività o un argomento. Non cercare di coprire tutto in una volta.
- Chiedi a chi fa il lavoro. Sa dove le cose vanno storte.
- Scrivi in modo semplice. Frasi brevi, passaggi numerati e responsabili chiari.
- Indica chi è responsabile. Ogni linea guida dovrebbe nominare un ruolo, non solo «il team».
- Includi esempi. Mostra com'è un lavoro fatto bene – un'email modello, un modulo compilato.
- Mantienila breve. Punta a una o due pagine.
- Datala e assegnale un numero di versione.
Rendile parte del modo di lavorare
- Conserva le linee guida in un unico posto condiviso che tutti trovano.
- Esaminale con ogni nuovo arrivato.
- Collegale dagli strumenti che le persone usano, come il software di contabilità o l'unità condivisa.
- Dai l'esempio. Se i director ignorano le regole, lo farà anche il personale.
Rivedile regolarmente
Fissa ogni anno una data per rivedere le linee guida, e aggiornale prima se cambia la legge, aggiungi un nuovo servizio o qualcosa va storto. Chiedi al personale cosa è superato o poco chiaro.
Governance a livello di consiglio
Le buone pratiche valgono anche per i director. I director hanno doveri legali in base al Companies Act 2006, tra cui promuovere il successo della società ed evitare conflitti di interesse. Buone abitudini sono:
- tenere riunioni regolari del consiglio, anche in una piccola società
- registrare le decisioni principali in verbali o delibere scritte
- tenere aggiornati i registri obbligatori
- monitorare le scadenze di deposito per bilancio, confirmation statement e imposte
Errori comuni
- Copiare un modello da un'altra impresa senza adattarlo.
- Scrivere regole che nessuno ha letto.
- Non aggiornare mai le policy dopo la crescita della società.
- Dimenticare di conservare la documentazione delle decisioni del consiglio.
Come può aiutarti Form My Company
Ti aiutiamo a tenere in ordine i documenti della tua società. Il nostro servizio di delibere e verbali (£100) registra correttamente le decisioni importanti. Il nostro servizio di compliance e due diligence (£150) esamina i documenti della tua società, e possiamo depositare in tempo il tuo Confirmation Statement, ogni anno.
Domande frequenti
Una piccola società ha bisogno di una policy scritta su salute e sicurezza?
Se hai cinque o più dipendenti, la policy su salute e sicurezza deve essere scritta. I datori di lavoro più piccoli devono comunque gestire i rischi.
Che differenza c'è tra una policy e una linea guida?
Una policy stabilisce una regola o un impegno, ad esempio come proteggi i dati. Una linea guida spiega come rispettarla ogni giorno, spesso con passaggi o una checklist.
Ogni quanto devo rivedere le linee guida della società?
Almeno una volta l'anno, e prima se cambia la legge, cambia l'attività o un problema mostra che una linea guida non funziona.
I director di una piccola società devono redigere verbali del consiglio?
Registrare le decisioni principali in verbali o delibere scritte è una buona pratica e aiuta a dimostrare che i director hanno rispettato i loro doveri. Alcune decisioni vanno registrate per legge.