Kurz gesagt: Best-Practice-Richtlinien sind kurze, schriftliche Regeln dafür, wie Ihre Gesellschaft arbeitet – vom Umgang mit Kundendaten bis zur Freigabe von Ausgaben. Beginnen Sie mit den Regeln, die das Gesetz erwartet, etwa Arbeitsschutz und Datenschutz, und ergänzen Sie praktische Leitfäden für die wichtigsten Aufgaben. Halten Sie sie kurz, teilen Sie sie und überprüfen Sie sie jedes Jahr.
Warum schriftliche Richtlinien helfen
In einer jungen Gesellschaft stecken die meisten Regeln im Kopf des Gründers. Das funktioniert, bis Sie Personal, einen Partner oder einen Auftragnehmer dazuholen. Schriftliche Richtlinien sorgen dafür, dass alle wichtige Aufgaben gleich erledigen, helfen bei der schnelleren Einarbeitung und zeigen Kunden, Banken und Investoren, dass das Unternehmen gut geführt wird.
Richtlinien müssen nicht lang sein. Eine einseitige Checkliste, die tatsächlich befolgt wird, ist besser als ein dickes Handbuch, das niemand liest.
Beginnen Sie mit dem, was das Gesetz erwartet
Manche Richtlinien und Abläufe sind je nach Geschäft vorgeschrieben oder werden dringend erwartet:
- Arbeitsschutz (Health and Safety): Jeder Arbeitgeber muss Gesundheits- und Sicherheitsrisiken managen. Ab fünf Mitarbeitern muss Ihre Arbeitsschutzrichtlinie schriftlich vorliegen.
- Arbeitgeberhaftpflicht: Wenn Sie Mitarbeiter haben, brauchen Sie in der Regel eine Employers' Liability Insurance mit mindestens 5 Mio. £ Deckung.
- Datenschutz: Wenn Sie personenbezogene Daten von Kunden oder Mitarbeitern verarbeiten, müssen Sie UK GDPR einhalten. Eine Datenschutzerklärung und grundlegende Regeln zum Umgang mit Daten sind unverzichtbar.
- Arbeitsrecht: Arbeitnehmer müssen ab dem ersten Arbeitstag eine schriftliche Aufstellung ihrer wesentlichen Arbeitsbedingungen erhalten. Auch ein schriftliches Disziplinar- und Beschwerdeverfahren wird erwartet.
- Geldwäscheprävention: Manche Branchen, etwa Buchhaltung, Immobilienmakler und Gründungsdienstleister, brauchen formelle AML-Verfahren.
Wenn Sie unsicher sind, welche Regeln für Ihre Branche gelten, fragen Sie einen Anwalt oder Personalberater.
Hat Ihre Limited Mitarbeiter oder eine Betriebsstätte in Deutschland, Österreich oder der Schweiz, gelten für diese zusätzlich die dortigen Arbeitsschutz-, Arbeits- und Datenschutzvorschriften.
Wählen Sie die wichtigsten Bereiche
Nach den gesetzlichen Grundlagen schreiben Sie Richtlinien für die Bereiche, in denen Fehler teuer sind. Typische Beispiele:
- Kundenservice: Antwortzeiten, Tonalität, Umgang mit Beschwerden
- Angebote und Rechnungen: wer Preise vereinbaren darf, Zahlungsbedingungen, Mahnwesen
- Ausgaben und Freigaben: wer was kaufen darf, und bis zu welchem Betrag
- IT und Sicherheit: Passwörter, Zwei-Faktor-Anmeldung, Umgang mit verdächtigen E-Mails
- Unterlagen: wo Dateien gespeichert und wie lange sie aufbewahrt werden
- Social Media: wer für die Gesellschaft posten darf und was tabu ist
- Interessenkonflikte: was Mitarbeiter und Directors offenlegen müssen
So schreiben Sie eine gute Richtlinie
- Wählen Sie eine Aufgabe oder ein Thema. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal abzudecken.
- Fragen Sie die Menschen, die die Arbeit machen. Sie wissen, wo es hakt.
- Schreiben Sie verständlich. Kurze Sätze, nummerierte Schritte und klare Zuständigkeiten.
- Nennen Sie die Verantwortlichen. Jede Richtlinie sollte eine Rolle benennen, nicht nur „das Team“.
- Geben Sie Beispiele. Zeigen Sie, wie es gut aussieht – eine Muster-E-Mail, ein ausgefülltes Formular.
- Halten Sie es kurz. Ziel sind ein oder zwei Seiten.
- Versehen Sie sie mit Datum und Versionsnummer.
Machen Sie sie zum Teil Ihrer Arbeitsweise
- Speichern Sie Richtlinien an einem gemeinsamen Ort, den alle finden.
- Gehen Sie sie mit jedem neuen Mitarbeiter durch.
- Verlinken Sie sie in den Tools, die Ihr Team nutzt, etwa in der Buchhaltungssoftware oder auf dem gemeinsamen Laufwerk.
- Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Wenn Directors die Regeln ignorieren, tun es die Mitarbeiter auch.
Überprüfen Sie sie regelmäßig
Legen Sie jedes Jahr einen Termin fest, um Ihre Richtlinien zu überprüfen, und aktualisieren Sie sie früher, wenn sich das Gesetz ändert, Sie eine neue Leistung anbieten oder etwas schiefgeht. Fragen Sie Mitarbeiter, was veraltet oder unklar ist.
Governance auf Board-Ebene
Best Practice gilt auch für Directors. Directors haben gesetzliche Pflichten nach dem Companies Act 2006, darunter die Förderung des Erfolgs der Gesellschaft und die Vermeidung von Interessenkonflikten. Gute Gewohnheiten sind:
- regelmäßige Board-Sitzungen, auch in einer kleinen Gesellschaft
- wichtige Entscheidungen in Protokollen oder schriftlichen Beschlüssen festhalten
- die gesetzlichen Register, etwa das Gesellschafterregister, aktuell halten
- die Fristen für Jahresabschluss, Confirmation Statement und Steuern im Blick behalten
Häufige Fehler
- Eine Vorlage eines anderen Unternehmens kopieren, ohne sie anzupassen.
- Regeln schreiben, die niemand gelesen hat.
- Richtlinien nie aktualisieren, nachdem die Gesellschaft gewachsen ist.
- Board-Entscheidungen nicht dokumentieren.
So hilft Ihnen Form My Company
Wir helfen Ihnen, die Unterlagen Ihrer Gesellschaft in Ordnung zu halten. Unser Service Beschlüsse und Protokolle (100 £) dokumentiert wichtige Entscheidungen ordnungsgemäß. Unser Service Compliance und Due Diligence (150 £) prüft die Unterlagen Ihrer Gesellschaft, und wir reichen Ihr Confirmation Statement jedes Jahr pünktlich ein.
Häufige Fragen
Braucht eine kleine Gesellschaft eine schriftliche Arbeitsschutzrichtlinie?
Ab fünf Mitarbeitern muss Ihre Arbeitsschutzrichtlinie schriftlich vorliegen. Kleinere Arbeitgeber müssen Risiken trotzdem managen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Policy und einer Richtlinie?
Eine Policy legt eine Regel oder Verpflichtung fest, etwa wie Sie Daten schützen. Eine Richtlinie erklärt, wie man sie im Alltag umsetzt, oft als Schritte oder Checkliste.
Wie oft sollte ich die Richtlinien meiner Gesellschaft überprüfen?
Mindestens einmal im Jahr, und früher, wenn sich das Gesetz oder das Geschäft ändert oder ein Problem zeigt, dass eine Richtlinie nicht funktioniert.
Brauchen Directors einer kleinen Gesellschaft Board-Protokolle?
Wichtige Entscheidungen in Protokollen oder schriftlichen Beschlüssen festzuhalten ist gute Praxis und hilft zu zeigen, dass die Directors ihre Pflichten erfüllt haben. Manche Entscheidungen müssen gesetzlich dokumentiert werden.