Trumpai: geros praktikos gairės – trumpos rašytinės taisyklės, kaip veikia jūsų įmonė: nuo klientų duomenų tvarkymo iki išlaidų tvirtinimo. Pradėkite nuo tvarkų, kurių tikisi įstatymas, pavyzdžiui, darbų saugos ir duomenų apsaugos, tada pridėkite praktinius vadovus svarbiausioms užduotims. Rašykite trumpai, dalykitės jomis ir kasmet jas peržiūrėkite.
Kodėl padeda rašytinės gairės
Naujoje įmonėje dauguma taisyklių gyvena steigėjo galvoje. Tai veikia tol, kol pasisamdote darbuotoją, partnerį ar rangovą. Rašytinės gairės užtikrina, kad visi svarbias užduotis atliktų vienodai, padeda greičiau apmokyti žmones ir rodo klientams, bankams bei investuotojams, kad verslas valdomas gerai.
Gairės neturi būti ilgos. Vieno puslapio kontrolinis sąrašas, kurio žmonės iš tiesų laikosi, geriau nei storas vadovas, kurio niekas neskaito.
Pradėkite nuo to, ko tikisi įstatymas
Kai kurios tvarkos ir praktikos privalomos ar labai tikėtinos, priklausomai nuo jūsų verslo:
- Darbų sauga ir sveikata: kiekvienas darbdavys turi valdyti darbų saugos ir sveikatos riziką. Jei turite penkis ar daugiau darbuotojų, jūsų darbų saugos ir sveikatos tvarka turi būti rašytinė.
- Darbdavio civilinės atsakomybės draudimas: jei turite darbuotojų, paprastai privalote turėti darbdavio civilinės atsakomybės draudimą, kurio suma ne mažesnė nei 5 milijonai £.
- Duomenų apsauga: jei tvarkote klientų ar darbuotojų asmens duomenis, turite laikytis UK GDPR. Privatumo pranešimas ir pagrindinės duomenų tvarkymo taisyklės būtini.
- Darbo santykiai: darbuotojai nuo pirmos darbo dienos turi gauti rašytinį pagrindinių darbo sąlygų aprašą. Taip pat tikimasi rašytinės drausminės ir skundų nagrinėjimo tvarkos.
- Pinigų plovimo prevencija: kai kuriuose sektoriuose, pavyzdžiui, apskaitos, nekilnojamojo turto agentūrų ir įmonių steigimo, privalomos formalios AML procedūros.
Jei nesate tikri, kokios taisyklės taikomos jūsų sektoriui, paklauskite teisininko ar personalo konsultanto. Jei UK įmonė turi darbuotojų Lietuvoje, jiems taikomas ir Lietuvos darbo kodeksas bei Lietuvos darbų saugos reikalavimai.
Pasirinkite svarbiausias sritis
Sutvarkę teisinius pagrindus, parašykite gaires toms verslo dalims, kuriose klaidos brangiai kainuoja. Dažni pavyzdžiai:
- Klientų aptarnavimas: atsakymo laikas, tonas, kaip nagrinėti skundus
- Pasiūlymai ir sąskaitos: kas gali sutarti dėl kainų, mokėjimo terminai, vėluojančių mokėjimų priminimai
- Išlaidos ir tvirtinimas: kas ką gali pirkti ir iki kokios sumos
- IT ir saugumas: slaptažodžiai, dviejų žingsnių prisijungimas, ką daryti su įtartinu el. laišku
- Įrašai: kur saugomi failai ir kiek laiko jie laikomi
- Socialiniai tinklai: kas gali skelbti įmonės vardu ir kas draudžiama
- Interesų konfliktai: ką turi deklaruoti darbuotojai ir direktoriai
Kaip parašyti gerą gairę
- Pasirinkite vieną užduotį ar temą. Nemėginkite aprėpti visko iš karto.
- Paklauskite darbą atliekančių žmonių. Jie žino, kur kyla problemų.
- Rašykite paprasta kalba. Trumpi sakiniai, sunumeruoti žingsniai ir aiškūs atsakingi asmenys.
- Nurodykite, kas atsakingas. Kiekvienoje gairėje turi būti įvardytas vaidmuo, o ne tiesiog „komanda“.
- Pateikite pavyzdžių. Parodykite, kaip atrodo gerai – pavyzdinį el. laišką, užpildytą formą.
- Rašykite trumpai. Siekite vieno ar dviejų puslapių.
- Nurodykite datą ir versijos numerį.
Padarykite jas darbo dalimi
- Gaires laikykite vienoje bendroje vietoje, kurią visi gali rasti.
- Peržiūrėkite jas su kiekvienu nauju darbuotoju.
- Nuorodas į jas įdėkite į žmonių naudojamus įrankius, pavyzdžiui, apskaitos programą ar bendrą diską.
- Rodykite pavyzdį. Jei direktoriai ignoruoja taisykles, darbuotojai taip pat jas ignoruos.
Reguliariai jas peržiūrėkite
Kasmet nustatykite datą gairėms peržiūrėti ir atnaujinkite jas anksčiau, jei keičiasi įstatymai, pridedate naują paslaugą ar kas nors nepavyksta. Paklauskite darbuotojų, kas pasenę ar neaišku.
Valdymas valdybos lygmeniu
Gera praktika taikoma ir direktoriams. Direktoriai turi teisinių pareigų pagal 2006 m. Companies Act, įskaitant pareigą siekti įmonės sėkmės ir vengti interesų konfliktų. Geri įpročiai:
- reguliariai rengti valdybos posėdžius, net mažoje įmonėje
- svarbiausius sprendimus įrašyti į protokolus ar rašytinius nutarimus
- nuolat atnaujinti privalomus registrus, pavyzdžiui, narių registrą
- sekti finansinių ataskaitų, metinio patvirtinimo pranešimo ir mokesčių terminus
Dažnos klaidos
- Kito verslo šablonas nukopijuojamas jo nepritaikius.
- Rašomos taisyklės, kurių niekas neperskaitė.
- Įmonei išaugus, tvarkos niekada neatnaujinamos.
- Pamirštama saugoti valdybos sprendimų įrašus.
Kaip gali padėti Form My Company
Padedame tvarkingai prižiūrėti jūsų įmonės įrašus. Mūsų nutarimų ir protokolų paslauga (100 £) tinkamai įformina svarbius sprendimus. Mūsų atitikties ir išsamaus patikrinimo paslauga (150 £) peržiūri jūsų įmonės įrašus, o jūsų metinį patvirtinimo pranešimą galime pateikti laiku, kiekvienais metais.
Dažniausi klausimai
Ar mažai įmonei reikia rašytinės darbų saugos ir sveikatos tvarkos?
Jei turite penkis ar daugiau darbuotojų, jūsų darbų saugos ir sveikatos tvarka turi būti rašytinė. Mažesni darbdaviai vis tiek turi valdyti riziką.
Kuo skiriasi tvarka ir gairė?
Tvarka nustato taisyklę ar įsipareigojimą, pavyzdžiui, kaip saugote duomenis. Gairė paaiškina, kaip jos laikytis kasdien, dažnai žingsnių ar kontrolinio sąrašo forma.
Kaip dažnai peržiūrėti įmonės gaires?
Bent kartą per metus, o anksčiau – jei keičiasi įstatymai, verslas ar problema parodo, kad gairė neveikia.
Ar mažos įmonės direktoriams reikia valdybos posėdžių protokolų?
Svarbiausių sprendimų įrašymas į protokolus ar rašytinius nutarimus yra gera praktika ir padeda parodyti, kad direktoriai vykdė savo pareigas. Kai kuriuos sprendimus įrašyti privaloma pagal įstatymą.