W skrócie: Od 18 listopada 2025 r. każdy nowy dyrektor i osoba sprawująca znaczącą kontrolę (PSC) musi zweryfikować tożsamość w Companies House. Robi się to raz – przez GOV.UK One Login albo autoryzowanego usługodawcę (ACSP) – i otrzymuje kod osobisty (personal code). Obecni dyrektorzy podają go w najbliższym rocznym oświadczeniu spółki (confirmation statement) w okresie przejściowym, który kończy się około 18 listopada 2026 r.
Weryfikacja tożsamości to jedna z największych zmian w brytyjskim prawie spółek od lat. Jej celem jest uniemożliwienie zakładania i prowadzenia spółek na fałszywe dane. Wyjaśniamy, kto musi przejść weryfikację, jak to zrobić i jakie obowiązują terminy.
Kto musi przejść weryfikację?
- Dyrektorzy spółek w UK (oraz osoby w równoważnych rolach, np. członkowie LLP).
- Osoby sprawujące znaczącą kontrolę (PSC) – osoby fizyczne, które są właścicielami spółki lub ją kontrolują.
- Osoby składające dokumenty w imieniu spółki. Companies House wprowadza weryfikację także dla nich, chyba że składają dokumenty przez ACSP.
Companies House informuje, że obecnie nie ma wymogu weryfikacji dla PSC, którzy są spółkami lub innymi podmiotami prawnymi (tzw. relevant legal entities).
Jak przejść weryfikację
Są dwie drogi:
- Bezpośrednio w Companies House – przez usługę „Verify your identity for Companies House” z użyciem GOV.UK One Login. Zwykle potrzebny jest dokument ze zdjęciem, np. paszport lub prawo jazdy ze zdjęciem; możesz zostać poproszony o selfie lub krótkie nagranie wideo.
- Przez autoryzowanego usługodawcę (Authorised Corporate Service Provider, ACSP). To firma – np. agent rejestrujący spółki lub biuro księgowe – zarejestrowana w Companies House i nadzorowana w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy. ACSP sprawdza Twoją tożsamość i potwierdza ją w Companies House. To często łatwiejsze rozwiązanie, jeśli mieszkasz za granicą lub Twój dokument nie działa w usłudze online. Form My Company jest takim ACSP.
Twój kod osobisty
Po weryfikacji otrzymujesz kod osobisty Companies House (personal code). Weryfikację przechodzisz tylko raz. Tego samego kodu używasz do każdej funkcji w każdej spółce. Przechowuj go bezpiecznie i przekazuj tylko osobom, które go potrzebują, np. spółce lub swojemu agentowi.
Terminy dla nowych spółek i nowych powołań
- Nowe spółki: każdy dyrektor i PSC musi być zweryfikowany w chwili zakładania spółki.
- Nowi dyrektorzy: muszą być zweryfikowani przed powołaniem.
- Nowi PSC: mogą podać kod przy wpisie do rejestru albo w ciągu 14 dni od pisma z wezwaniem, które Companies House wysyła wkrótce potem.
Terminy dla obecnych dyrektorów i PSC
Obowiązuje 12-miesięczny okres przejściowy, który rozpoczął się 18 listopada 2025 r.
- Obecni dyrektorzy podają kod osobisty w pierwszym confirmation statement spółki złożonym po tej dacie.
- PSC, którzy są jednocześnie dyrektorami, muszą dodatkowo podać kod dla funkcji PSC – w ciągu 14 dni, licząc od dnia następującego po dacie confirmation statement. Podanie kodu jako dyrektor nie wystarcza.
- PSC, którzy nie są dyrektorami, mają 14-dniowe okno zaczynające się pierwszego dnia miesiąca ich urodzin.
Swoje terminy sprawdzisz w rejestrze Companies House. Jeśli potrzebujesz więcej czasu, możesz przed upływem terminu złożyć online wniosek o 14-dniowe przedłużenie.
Sprawdź zgodność danych
Imię, nazwisko i data urodzenia w rejestrze Companies House muszą być zgodne z dokumentem tożsamości. Zwróć uwagę na polskie znaki i drugie imię. Jeśli dane się różnią, popraw je, zanim powiążesz zweryfikowaną tożsamość z funkcją w spółce.
Co grozi za brak weryfikacji?
Brak weryfikacji może stanowić wykroczenie i skutkować karą finansową. Companies House zapowiada też, że w przyszłości przy nazwisku w publicznym rejestrze może pojawić się adnotacja. Niedotrzymanie terminu może również zablokować składanie dokumentów, np. confirmation statement.
Co zrobić już teraz
- Spisz wszystkich dyrektorów i PSC w swojej spółce.
- Sprawdź, kiedy przypada termin najbliższego confirmation statement.
- Zdecyduj, czy każda osoba przejdzie weryfikację przez GOV.UK One Login, czy przez ACSP.
- Przygotuj ważne dokumenty tożsamości.
- Przejdź weryfikację i bezpiecznie zapisz każdy kod osobisty.
- Złóż confirmation statement lub podaj kody PSC w terminie.
Najczęstsze błędy
- Przekonanie, że weryfikacja jako dyrektor obejmuje też funkcję PSC.
- Czekanie do ostatnich dni przed terminem confirmation statement.
- Imię i nazwisko w rejestrze niezgodne z paszportem.
- Publiczne udostępnianie kodu osobistego.
Jak może pomóc Form My Company
Form My Company jest autoryzowanym dostawcą usług dla spółek (ACSP) zarejestrowanym w Companies House. Sami weryfikujemy tożsamość nowych i obecnych dyrektorów oraz PSC – zdalnie, w ramach zamówienia – i przekazujemy kod osobisty. Każdy nasz pakiet założenia spółki obejmuje tę weryfikację. Dla istniejących spółek nasza usługa Confirmation Statement obejmuje weryfikację dyrektorów, którzy jeszcze jej nie przeszli, a usługa Compliance i due diligence – szersze kontrole.
Najczęstsze pytania
Czy muszę przejść weryfikację, jeśli już jestem dyrektorem?
Tak. Obecni dyrektorzy muszą podać kod osobisty w najbliższym confirmation statement spółki w okresie przejściowym.
Ile trwa weryfikacja tożsamości?
Weryfikacja online przez GOV.UK One Login może zająć niewiele czasu, jeśli Twój dokument działa w tej usłudze. Czas weryfikacji przez ACSP zależy od usługodawcy.
Czy weryfikację trzeba przejść osobno dla każdej spółki?
Nie. Weryfikujesz się raz i używasz tego samego kodu osobistego we wszystkich funkcjach.
Czy mogę przejść weryfikację, mieszkając w Polsce?
Tak. Jako ACSP Companies House przeprowadzimy weryfikację za Ciebie zdalnie i przekażemy Ci kod osobisty. Możesz też samodzielnie skorzystać z GOV.UK One Login.
Co jeśli jestem jednocześnie dyrektorem i PSC?
Musisz podać kod osobisty dla każdej funkcji. Podanie go w confirmation statement jako dyrektor nie obejmuje funkcji PSC.