Verifica dell'identità presso Companies House: guida pratica

La verifica dell'identità è uno dei cambiamenti più importanti del diritto societario britannico degli ultimi anni. L'obiettivo è impedire l'uso di identità false per costituire o gestire società. Questa guida spiega chi deve verificarsi, come farlo e quali sono le scadenze.

Chi deve verificare l'identità?

• I director delle società britanniche (e ruoli equivalenti, come i membri di una LLP).
• Le persone con controllo significativo (PSC), cioè le persone fisiche che possiedono o controllano la società.
• Chi deposita documenti per conto di una società. Companies House sta introducendo la verifica anche per loro, a meno che non depositino tramite un ACSP.

Companies House ha indicato che al momento non ci sono obblighi di verifica per i PSC che sono società o altri enti giuridici (relevant legal entities).

Come verificare l'identità

Le strade sono due:

1. Direttamente con Companies House, tramite il servizio "Verify your identity for Companies House" con GOV.UK One Login. Di solito serve un documento con foto, come il passaporto o la patente, e potrebbe esserti chiesto di scattare un selfie o registrare un breve video.
2. Tramite un Authorised Corporate Service Provider (ACSP). È un'impresa, come un agente di costituzione o uno studio contabile, registrata presso Companies House e sottoposta a vigilanza antiriciclaggio. L'ACSP controlla la tua identità e la conferma a Companies House. È spesso la soluzione più semplice se vivi all'estero, ad esempio in Italia, o se il tuo documento non funziona con il servizio online. Form My Company è un ACSP e può completare la verifica per te, a distanza.

Il tuo personal code

Dopo la verifica ricevi un personal code di Companies House. La verifica si fa una sola volta: usi lo stesso codice per ogni ruolo che ricopri, in ogni società. Conservalo con cura e condividilo solo con chi ne ha bisogno, come la società o il tuo agente.

Scadenze per nuove società e nuove nomine

• Nuove società: ogni director e PSC deve essere verificato al momento della costituzione.
• Nuovi director: devono essere verificati prima della nomina.
• Nuovi PSC: possono fornire il codice quando vengono iscritti nel registro, oppure entro 14 giorni da una lettera (direction letter) che Companies House invia poco dopo.

Scadenze per director e PSC già in carica

C'è un periodo transitorio di 12 mesi, iniziato il 18 novembre 2025.

• I director già in carica forniscono il personal code nel primo confirmation statement della società successivo a quella data.
• I PSC che sono anche director devono fornire il codice anche per il ruolo di PSC, entro 14 giorni dal giorno successivo alla data del confirmation statement. Fornirlo come director non basta.
• I PSC che non sono director hanno una finestra di 14 giorni che parte dal primo giorno del loro mese di nascita.

Puoi controllare le tue scadenze sul registro di Companies House. Se ti serve più tempo, puoi chiedere online una proroga di 14 giorni prima che la scadenza passi.

Controlla che i dati coincidano

Nome e data di nascita sul registro di Companies House devono coincidere con quelli dei tuoi documenti d'identità. Se non coincidono, correggili prima di collegare la tua identità verificata. Attenzione, ad esempio, ai secondi nomi o ai doppi cognomi presenti sul passaporto italiano.

Cosa succede se non verifichi l'identità?

La mancata verifica può costituire un reato e comportare una sanzione pecuniaria. Companies House ha inoltre indicato che in futuro potrebbe comparire un'annotazione accanto al tuo nome nel registro pubblico. Il mancato rispetto delle scadenze può anche bloccare alcuni depositi, come il confirmation statement.

Cosa fare adesso

1. Fai un elenco di tutti i director e PSC della società.
2. Controlla quando scade il prossimo confirmation statement.
3. Decidi se ognuno si verificherà con GOV.UK One Login o tramite un ACSP.
4. Raccogli documenti d'identità validi.
5. Completa la verifica e conserva in modo sicuro ogni personal code.
6. Deposita il confirmation statement, o comunica i codici dei PSC, nei tempi previsti.

Errori comuni

• Pensare che la verifica come director valga anche per il ruolo di PSC.
• Aspettare gli ultimi giorni prima del confirmation statement.
• Avere nel registro un nome diverso da quello del passaporto.
• Rendere pubblico il proprio personal code.

Come può aiutarti Form My Company

Form My Company è un Authorised Corporate Service Provider (ACSP) registrato presso Companies House: possiamo verificare noi l'identità di director e PSC, nuovi o già in carica, a distanza e come parte del tuo ordine, e darti il personal code. Tutti i nostri pacchetti di costituzione includono la verifica. Per le società già esistenti, il nostro servizio Confirmation Statement include la verifica degli amministratori che non l'hanno ancora completata, e il servizio Compliance e due diligence copre i controlli più ampi.

Domande frequenti